预先登记服务浅析

中国会议展览业现状

—预先登记服务浅析

作者：广东会议展览业协会Pureguo

会议展览业，是一个新兴的服务行业，影响面广，关联度高。会展经济逐步发展成为新的增长点，是发展潜力巨大的行业之一。作为一个新兴的"朝阳产业"，会展业近年迅猛发展，其中以北京、上海、广州为中国三个重要的区域展览中心。

作为当今世界范围内发展迅速的新兴产业，会议展览业集商品展示、商贸交易、经济技术合作和科学文化交流为一体，兼具信息咨询、投资融资、商务旅游服务等配套功能，以其强大的关联影响和经济带动作用，已逐渐发展成为促进经济和社会发展的新的产业亮点。

会议展览业能产生强大的互动共赢效应，不仅能带来场租费、搭建费等直接收入，而且还能拉动或间接带动数十个行业的发展，直接创造商业购物、餐饮、住宿、娱乐、交通、通讯、广告、旅游、印刷、房地产等相关收入；不仅能集聚人气，而且能促进各大产业的发展，对一个城市或地区经济发展和社会进步产生重大影响和催化作用。

近年来，我国一些城市都在制定“文化大省”、“会议城市”等发展战略，将会展业作为本地区的发展重点。但是，许多地方的会议、展览只注重前期推广和包装，不兑现承诺；注重眼前，不树立品牌；注重形式，不加强服务，使得有些“洽谈会”、“交易会”、“高峰论坛”经常出现洽而不谈、谈而无果、论而无峰、老话重提的尴尬场面。不充分考虑社会效益，不注重树立品牌，只能到处“耕地”，低层次重复，量多而质不高。

关于这个现状，《发现》杂志社执行社长陈贵曾经谈到，举办会展成功与否的关键是质量和品牌。实施的要素包括：前期策划和选题，即策划力；各种社会资源整合，即整合力；新闻宣传和代表召集，即号召力；团队建设和具体运作，即实施力；风险管理和实施监控，即控制力；会前、会后和会中服务，即服务力。以上每个环节都是高水平的，并有一支专业化队伍作保障，才能成功举办有质量的品牌活动。

会议展览，是有多个部分和环节组成的，环环紧扣，每一个环节都担当着其各自重要的角色，缺一不可。但是，其中的一个环节往往容易被忽视，这就是预先登记以及信息数据处理，这项工作的疏忽及不被重视，直接导致展会质量下降，更严重的后果是影响下一届展会的招商和举办。

会议展览的预先登记，首先是设计网上预登记界面及后台数据库管理程序，让观众提前注册、登陆，并实现资料管理、生成预登记编号等一系列功能，然后在每个展会网站进行展会推广，并提前打印、邮寄预登记参观证（带二维码），以及通过邮件形式，向他们传递展会的最新进展消息，提醒预登记观众准时到场参观，等等。

会议展览的信息数据处理，包括在展会召开之前，根据网上登记的实际情况，作出登记者的相关信息分析，其内容包括登记者的姓名、性别、职位、所在公司、行业、意向、地

区分布、联系方式等信息。通过该报告，给主办方提供详尽资料数据，让主办方根据参会观众的数量，提前做好现场服务的准备。展会举行期间，通过数据信息搜集整理，实时报告展会人流状况，便于组织方控制现场，疏导人流。展后，整理搜集的各项数据，进行分析类比，以图表、文字总结等形式直观地向组织方报告该展会的情况，此报告为组织方总结本届以及举办下届展会提供有力参考。

会议展览的预先登记服务的应用，始创于德国法兰克福展览公司和汉诺威展览展览公司等国际顶级展览公司，90年代初期，由于计算机和互联网的普及，加快了会议展览的预先登记服务的发展。从事会议展览的预先登记服务十多年的Ben Yip，见证了这个服务的变化与发展，他指出，这个服务最早在欧美一些著名展览上应用，后来发展到香港的一些大型展览，例如香港国际玩具礼品及家庭用品展以及香港环球资源电子展等等，再后来，中国的展览也开始引入这个服务，其中最有代表性的当属每年两届在广州举行的广交会。2006年，Ben Yip看到中国大陆市场的巨大潜力，决心自己开创一番事业，便怀着自己在跨国公司多年的工作经验，毅然在中国的展览中心城市广州，成立广州师盛展览有限公司，将预先登记服务真正带到更多的中国会议展览中来。他提到，预先登记服务，无论从流程、设备甚至理念，都在不断创新和发展。流程不断优化，设备不断更新，随着科技的日新月异，由最初的台式电脑，到笔记本电脑，再到现在移动PDA；由原来笨重的大型打印机，到现在的移动打印机，高科技产品和技术不断应用到这个行业中来。近年，低碳环保成为世界的主题，预先登记服务也在各个环节作出响应，例如无纸化作业，以及使用信息储存量更大的二维码取代一维条码，等等。

预先登记服务具有其众多优点，首先，预登记能够有效避免开展当天出现排队登记进场的情况，减少现场登记时间；其次，能够详细地记录已登记的与会者的资料，便于组织方做资料收集与分析；再次便是便于在网络上传播；另外，与会者能提前获得展会和市场的最新信息，提高参观和采购效率。

一些展会对参观者是收费的，但预先登记观众则可享受免费参观的待遇。主办方有时还会为预登记观众提供一些特别的服务，如发放免费会刊、赠送小礼品、优先提供会议、论坛入场、现场抽奖资格等。甚至，有些展会还会为预登记观众提供特别优惠的机票、酒店套餐，未进行预先登记的参观者则不能申请这些优惠套餐。预先登记服务，既为组织方和与会者提供便利，同时也为展会其他服务的延伸提供桥梁。

预先登记服务除了大规模应用在会议展览行业外，也逐渐被其他行业发现它的应用价值，最有代表性的要数奖励旅游业。奖励旅游是近年流行的一种旅游形式，目的是协助企业达到特定的目标，并对达到该目标的参与人士，给予一个尽情享受、难以忘怀的旅游假期作为奖励。奖励旅游参团人数众多，规模通常达到几千甚至上万人，要管理一个如此庞大的旅游团队，无论是交通、餐饮、住宿，各个方面都给组织者带来巨大的运营压力。预先登记服务的引入，有效地解决了这个问题。旅行团出发前，团员们登陆预先登记网站，录入自己的资料，报名后查询自己的行程，了解目的地概况和天气信息，更可以获得领队和导游的联系方式。贯穿整个行程，组织者使用预先制作好的胸牌和行李牌，通过无线设备的传输数据，对团员和行李等进行管理，组织者随时掌握整个旅行团的最新情况。预先登记系统更衍生出一系列为旅行团定制的服务，如乘车管理、宴会坐席与酒店房间分配等等。相信在不久的将来，预先登记服务必定成为奖励旅游标准配置之一。