涉密档案的管理工作及文化对档案工作者的研究

涉密档案的管理工作及文化对档案工作者的研究
一、档案库房管理中的保密工作
档案的库房管理是档案保密的重点从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。

应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，设置专业防盗系统以防盗窃。

还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。

档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。

实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

二、涉密档案的管理和保密
涉密档案是党和国家的秘密，因为它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动和经济发展，关系到四化建设的进程。

因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好涉密档案。

１、涉密档案应与非涉密档案分别保管。

要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保涉密档案的安全。

２、涉密计算机要和非涉密计算机保持一定的距离，涉密计算机应做到实名制，并配有加密钥匙，使用涉密计算机人员应定期修改密码以防涉密。

３、应提高涉密档案管理人员的素质。

涉密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。

他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。

４、加强涉密档案的日常管理。

涉密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。

涉密档案使用完毕后应及时清对、检查，一定要做到可追溯，借阅交接过程清晰，如发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

三、做好档案的保管期限与保密期限的区分工作
确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。

而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。

《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。

保密期限在一年及一年
以上的以年计，在一年以内的以月计。

四、档案管理人员的职责
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。

这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。

档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。

不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。

对已经破损的档案，要及时抢救。

不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。

不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。

不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。

档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

五、档案涉密情况的变化
档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。

基本变化是升密、降密、解密。

其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。

其变化原因有三：一是保密范围
的变化；二是密级文件作用的变化 原来的密级文件指导作用与现在工作不相适
应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了；三是保密时限的变化。

六、做好档案利用过程中的保密工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。

具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
1、制度建设。

档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。

根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。

各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2、担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。

一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。

七、文化对档案工作者行为的意义
档案工作者既是文化的贮存、延续、传播者，也是文化选择、吸收、加工者，档案工作者群体既经过了社会文化发展的传递历程，又经受了文化传递历程中的心理净化。

因此，从服务与文化的功能来分析档案工作者与文化的关系，可以这样讲，档案工作者保存、传递了文化，文化又孕育了档案工作者，档案工作这一职业，经历了多年文化积淀与渗透，逐渐形成了当代档案工作者的群体行为的文化模式，这种文化模式既体现出中国档案工作者群体行为的共同心理，又不为别种民族、社会不同的文化所具有，并在长期发展过程中逐步形成相对稳定，为其成员所共同遵循并形成同化的价值体系、行为准则和共同的思想作风的总和。

它是联系和协调档案工作者行为的牢固纽带，是档案馆灵魂所在，它深刻揭示了档案工作者中含有的文化特质，对于发展档案事业大有益处。

做好档案开放前的基础工作。

开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：
1、提高开放档案案卷的内在质量。

利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。

2、建立健全档号。

要适应开放后检索与管理的要求。

3、编制检索工具。

一是基础性检索工具，如《开放档案目录》；二是骨干性检索工具，如《开放档案卡片目录》；三是文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实
现检索途径的多元化。