学子超市管理信息系统的建设

结构化系统开发方法实例——学子超市管理信息系统的建设“在课堂中学了很多建设管理信息系统的理论，但是在实际中怎样才能灵活运用呢？”“学了很多的方法，却总是面对问题无从下手，要是有个完整的实例就好了！”初学信息系统的人总有这样的抱怨。

本案例以学子超市的信息系统建设为背景，运用管理信息系统课程中所学的结构化分析方法，介绍建立一个实例的管理信息系统的过程和一般方法。

案例首先分析了超市管理信息系统的特点，而后按照结构化开发方法的分析、设计和实施的顺序对系统进行了较详细的介绍。

一、系统分析在进行系统设计和实施之前，需要对系统进行分析。

系统分析的任务是调查系统管理的现状，明确系统的目标，进行需求分析、系统化分析以及新系统的详细调查，最终得出新系统的业务与数据流程图，以进行系统设计做准备。

（一）系统开发的目标超市管理信息系统的总体目标是以科学的管理方法为基础，结合商业企业自身的特点，建立一套具有商业企业经营特色的、覆盖超市企业主要业务功能的、人机协调的管理信息系统，实现对商品流转管理、商情管理等实时控制、修改、加工、分析的综合性管理信息系统，及时反应超市企业的经济活动状态和所需的各种商情信息，为各级管理者提供良好的决策支持环境，成为各级管理人员的有力助手，提高学子超市的经济效益。

（二）系统开发的必要性现在的学子超市业务越来越好，顾客的购买量很大，日益频繁的业务产生了大量的数据。

数据量的增大，让查找不方便，数据的掌握也不准确，容易造成决策的滞后或是失误。

主要表现如下：随着订货、进货信息的增加，与供应商相关的信息、与商品相关的信息越来越多。

如果不能将这些有效的信息集中起来，对以后的信息查询会带来不便，从而不能给采购员提供采购过程的决策支持。

同时，对于每天产生的大量销售信息，如果不加以适当的存储和分析，就失去了利用这些销售信息挖掘出客户购买偏好的机会，就不能从看似无用的大量数据背后得出消费者潜在的消费习惯，失去了潜在的商机。

因此，开发这样一套以促进管理体制和管理手段改进，改善决策发放和决策依据的管理信息系统是很有必要的。

这对于在信息服务中创造价值，促进资源共享和信息集成，减员增效，提供管理水平都有很大的帮助。

（三）系统开发的可行性1.技术上的可行性随着IT技术的发展，特别是网络技术和数据库技术的发展，在软件开发方面，可以采用现行主流的开发技术；硬件技术方面则可以充分利用日益增强的存储能力、通讯能力和处理速度来保证系统开发技术的准备。

本系统采用的数据库技术有很好的数据处理能力，网络技术则体现在C/S模式中客户和服务器之间的数据通信能力，良好的硬件配备无需高档的设备。

由此可见，该系统在技术上具有可行性。

2.经济上的可行性对于信息系统的初期投资，都是为了以后获得更大的经济效益。

通过一定的成本、效益分析，我认为开发这个系统在经济上是可行的。

因为虽然系统开发需要初始成本和日后的维护费用，但是，信息系统可以提供比以前更加准确和及时的信息，可以改善领导层的决策方式，促进故那里体制改革和提高工作效率，减少人员费用，这些都是可以在以后的经营过程中体现出来的，并且可以令学子超市比其他竞争对手更加具有竞争优势，对企业长远的发展有不可忽视的作用。

所以，经济上的可行性是肯定的。

3．管理上的可行性学子超市的领导对信息技术给企业管理带来的变革是十分人认同的，他们大都认为，在现代企业管理中，信息技术能够帮助企业在日益激烈的竞争用获得难以想象的竞争优势。

特别是，能够改进企业管理机制，改善决策方式，减少管理成本，提高工作效率。

领导的支持对于信息系统的开发和实施有很大作用，也能保证系统在开发过程中妥善解决矛盾，在企业上下顺利实施信息系统，实现信息系统最初的目标。

（四）组织结构的调查学子超市的组织结构部门包括：主任办公室、市场开发部（洽谈室）、营运部、综合办公室（人力资源企划质检防损）、财务部配送中心、计算机中心。

在人员业务方面，学子超市的成员由经理、资料管理员、仓库管理员、采购员、发货员组成。

经理主管事物；资料管理员负责单据录入、采购计划、发货计划的编制；仓库管理员负责仓库中货物的进库与出库；采购员根据采购计划进行商品的采购；发货员根据发货计划进行发货。

（五）业务流程分析分析具体的业务流程，主要是为了确保在满足用户的各种需求的基础之上，对业务的各种流程进行详细的分析，以便得到更加具体的数据流程，为进一步系统的分析与设计打下良好的基础。

经理收到汇款单，经过核实之后交给资料管理员，资料管理员根据已录入的资料，产生采购计划、发货计划、交给采购员和发货员。

采购员根据采购计划完成采购，把进货单返回给资料管理员；发货员完成发货，并把发货单、退货单返回给资料管理员。

具体的业务流程如图1所示。

图1 管理业务流程图以上只是业务过程中比较主要的部分，它可以代表超市业务的主要过程，解决好这一部分就可以从最基本的业务角度出发，分析出主要数据流程的情况，妥善解决分析阶段的各种问题。

（六）数据流程分析根据学子超市组织结构和业务流程的调查分析，可以得到要求开发的学子超市管理系统，它可以由5类处理系统组成，依次为：单据录入，报表生成，汇款汇总，库存管理和管理分析。

相应的系统数据流程图2比较清楚地反应了系统中数据的流动和转换。

（七）数据字典的定义为了对数据流程图中的各个元素做出详细说明，由必要建立数据字典。

图2 系统数据流图1. 数据项的定义数据项编号：S1数据项名称：供应商编号简述：供应商表的主键类型及宽度：不定长字符型20个字节相关数据：商品表、进货表、订货表、退货表2. 数据流的定义数据流编号：F1数据流名称：发货单数据来源：发货单文件流向：管理分析处理：查询、维护3. 数据存储的定义数据存储编号：D1数据存储名称：发货单文件输入数据流：发货单数据输出数据流：发货单数据处理：查询、修改4. 处理逻辑的定义数据处理编号：P1数据处理名称：管理分析输入：汇款单数据、退款单数据、发货单数据、库存数据、订单数据、客户数据输出：发货计划数据、采购数据二、系统设计（一）设计思想系统突出“管理模式是根本，软件只是工具”的思想。

在设计过程中，充分考虑了国内现有POS系统的利弊，结合我过的具体管理特点，提出了以“管理信息化，市场需求化、数据可靠化“为一体的先进管理模式。

1. 管理信息化利用自动化手段，以广泛的信息采集和高度的资源共享，提高商场宏观控制和综合分析能力，控制合理的库存量，以获得最佳经济效益和社会效益。

2. 市场需求化在商品的销售过程中，系统不断地进行顾客需求分析，做到畅销品不断货、滞销品不积压、商品销售高速周转，实现物流技术在销售过程中的完美体现；充分地体现市场围绕顾客需求这一中心点的理念；充分地体现学子超市管理信息系统的先进的设计思想。

3. 数据可靠化为了确保系统中数据的安全和规范，任何数据的录入都有规范化的检查，都是按照一定的标准进行检查，使数据完全符合应用要求。

同时，每个执行功能的权限均可分配，系统还记载用户的所有操作日志。

这一机制可将操作者权限限制在某人只能对某一部门或某一项功能进行操作。

即使同等级别的权限操作者也不全修改他人和其他部门的数据，这一，既可防止外部非法用户的入侵，又可防止内部合法用户对系统数据的错误操作而造成的数据损坏和数据泄密。

（二）系统功能设计结合系统分析的情况，可以得出学子超市管理信息系统的功能结构图。

整个超市信息系统的功能分为八个大的模块：商品管理、进退货管理、销售管理、库存管理、客户管理、财务管理、决策分析和系统维护。

其中，供应商的管理收录在进退货管理中的综合管理部分，退货管理涉及退供应商的货和客户退回自己的货两种，需要区别对待。

决策分析模块需要将前面最基本的四大模块：商品管理、进退货管理、库存管理和销售管理的数据进行适当的整合，才能有效分析出每日、每月、每年的经营状况，为日后进一步采取核实的经营策略奠定了基础。

具体的功能结构图如图3所示图3 学子超市功能结构图管理信息系统逻辑结构设计的目的就是正确划分子系统（或模块），描述子系统之间的关联接口。

一般划分子系统的原则是：模块应具有独立性，且规模与大小适中；模块内的强内聚性，模块间的松耦合性；模块与实际组织部门之间据有相对适应性。

学子超市作为一种特殊商业企业，它的主要特点是：集中管理、分散经营、实行统一进货、统一价格管理、统一调配、统一结算和分散销售，主要组成机构有总部、超市门店、配送中心等。

具有功能描述如下：1. 商品管理（1）基本商品信息录入、修改、查询。

输入商品的基本信息，包括名称、品牌、规格、零售价格等，并可以些该和查询。

（2）商品类别的设置。

把超市所有商品按货架排列进行管理，商品的推销、商品的上架、商品的盘点可按货架责任到人进行管理。

（3）商品货架管理。

对超市的所有商品按货架排列进行管理，商品的推销、商品的上架、商品的盘点可按货架责任到人进行管理。

（4）商品价格管理。

进价、零售价、优惠价、会员价管理，量贩商品、促销商品设置，价格签打印。

2. 进退货管理（1）退货管理。

根据门店的补货单和销售情况制定采购计划，进行采购计划管理、配送管理和退货管理。

并能对采购部的进货单、订货单、退货单进行录入、修改，并可以进行实时查询分析，能打印各种单据。

（2）供应商信息的管理。

把供应商的基本信息统一管理，以便适时进行查询、打印供应商的信息。

方便与供应商之间的信息交流。

3. 销售管理（1）查询卖场当日或历史商品的销售情况。

（2）每台POS机甚至每个收银员当日的销售情况。

（3）对商品个体和类别的销售额、毛利额的统计分析。

（4）查询商品的报价、折价等特殊处理。

4. 库存管理（1）及时提供库存商品种类、存量、品质、存期、价格、存放点等信息。

（2）库存的报损、报溢和盘点管理。

（3）有效降低库存损耗，提高有效库存，支持前台销售，并得出合理的商品订货周期和数量。

5. 客户及会员管理（1）客户及会员信息的查询和修改。

（2）会员卡信息的设置及查询。

（3）会员消费信息查询与分析。

6. 财务管理（1）统计销售收入、在库资金占用。

（2）处理日、月结财务报表。

（3）处理供应商已付/应付账款，控制资金周转。

7. 决策分析（1）根据卖场的商品个体及类别销售情况，对商品做出畅/滞销品、毛利额对比、库存分布情况等决策分析。

（2）商品走势分析，改进订货决策行为。

（3）给管理者提供有效的数据信息，便于做出最佳的决策方案。

8. 系统维护（1）商品、仓库、客户、厂家的基本信息设置。

（2）系统帐号的增、删、改操作。

（3）各系统使用者的权限管理。

（4）收银机的状态设置。

（5）员工的管理。

（三）系统网络设计一套完善的商业自动化管理系统，并不是由一大堆孤立运行的先进设备拼凑而成的。

为实现系统内软硬件资源共享、信息交流，需要一个结构合理、功能强大、具有较高容错能力和扩展能力、由较高的安全性的完善的网络系统把各种设备有机地结合在一起，才恩弄个最大限度地发挥设备的潜力。