基于ERP系统的工程服务采购信息化管理

基于ERP系统的工程服务采购信息化管理作者：许诺李银广

来源：《现代经济信息》 2018年第18期

ERP 系统中的物资MM 模块为相关从业者所熟知，通过规格型号及参数对物资进行编码实

现唯一识别进而从事生产、销售、采购和库存等管理是ERP 系统物资管理的基本功能。基于相

同的逻辑，工程和服务采购项目也可通过合理编码形成唯一标识，从而实现需求计划发起、采

购打包推送、预算实时管控、分税率分批次入账等全流程电子信息化管理。

一、工程和服务项目分类编码流程

以电力生产行业为例，如ERP 系统物料码为10 位，可由左至右将其分为不同级别，代表

不同意义，此处将码位分为四级，如下图所示：

第一级分类编码为1 位：1-3 为物资编码号段，1 对应材料产品，2 对应机电产品，3 对

应备品备件；4 预留空段；5 对应工程服务。第二级分类编码为2 位：01 对应火电工程，02

对应风电工程，03 对应太阳能工程，04 对应煤矿工程，05 对应火电服务，06 对应新能源服

务( 风电和太阳能服务相似程度高，此处未细分)，07 对应煤矿服务。第三级分类编码为 2 位：具体按专业划分，如火电分为机化、锅炉、电气、热工、脱硫、供热等专业，每一专业占用一

位代码，最大容量99，以此类推。剩余5 位为流水码。

编码描述设定统一规则，如“300MW 炉低低温省煤器改造(10%)”：前端统一为发电机组容量；中部为项目具体描述，且必须明确业务类型，如“改造”；结尾明确税率，如为EPC 总包

项目则以“EPC”结尾。由于发电行业工程服务项目每一年度都要开展，且重复度高，同一编码可以持续使用，根据实际情况对描述进行微调，需要时重新生码，可有效减少系统重码率，节

省号段资源和系统资源。

生码的前提和目的是结合年度投资计划开展某项工程或服务项目的采购流程，工程( 服务) 编码生成后即带着唯一识别信息在系统中形成采购需求计划。需求计划提报系统可内嵌在ERP

系统中或独立于ERP 系统外。

二、采购流程及结果回传

在采购管理中，项目按照核定概算的不同划分采购级别并确定相应采购方式，具体采购的

开展可采用线下采购也可采用线上采购，专业化平台提供的线上采购服务是当前发展趋势，此

处以线上采购为例。ERP 系统完成某一项目的工程( 服务) 生码及相应需求计划推送后，该需

求被传送到专业采购平台，并在采购平台上按照法定程序完成相应公开招标或其他采购程序并

确定最终采购结果，中标供应商和中标价格将被回传到ERP 系统中，与原有工程( 服务) 编码

对接形成闭环，采购单位在此基础上建立采购订单。

三、根据实施进度分批次入账

根据买卖双方在采购合同中的约定和实际施工进度，买方可在ERP 系统中实现灵活的批次

入账。即针对某一工程( 服务) 订单，卖方可开具中标金额部分比例的发票，买方在ERP 系统

中进行订单部分收货操作，直至所有批次均完成入账，收货达到100%，订单完成。

针对EPC 总包工程包含多种税率的问题，ERP 系统可通过配置实现根据不同税率创建多个

订单入账，以满足工程进度要求和相关税率规定。

四、ERP 系统预算跟踪

对于生产单位，年度投资计划的下达通常为固定项目、固定数额，采用以上方法进行工程、服务电子化采购可有效分配系统预算，避免费用挤占。原有的无订单直接采取发票报销的入账

方式由于前端业务发起流程缺失，仅仅依靠后续实际开出的发票进行入账，各个采购项目错综

混杂，容易导致费用挤占、账目不清等后果，且采购行为缺乏全流程追溯机制，容易产生管理

风险。在ERP系统中进行工程和服务项目编码、订单批次入账的方式可以有效规避这些风险，

项目从发起到结束，预算情况能够在对应的报表中实时跟踪。

五、ERP 系统相应功能开发

以上体系的建立基于工程、服务、物资全口径的“大采购”理念，将工程、服务的采购

“物资化”，形成了一个较为智能的采购信息化流程，旨在建立完善的电子化采购管理架构，

相关功能的实现需要对ERP 系统中对相应模块进行功能增强开发及配置。ERP系统接口开放度高、功能客户化修改空间大等特点是实现类似增强功能的基础。企业可分析自身需求，拓展思

维方式、挖掘系统潜力，根据实际情况开发相关功能，使电子化信息系统真正与企业实际业务

有机结合、融为一体，实现管理方式转变和管理效率提升。

六、结语

采购管理的发展要求是规范化、电子化、阳光化。电子化是手段，阳光化是现象，规范化

是目的。实际操作中需要合理利用电子化，有效形成阳光化，最终实现规范化。采购电子化实

现起来不难，但实施不当会导致流程繁琐、效率低下，甚至与实际业务脱节。本文旨在提供一

种使用ERP 系统有效管理采购业务的思路，以电子化手段实现采购由预算发起、全流程电子信

息可追溯、账目准确性有保障、预算报表自动跟踪、年度投资计划严格执行等目的。

作者简介：许诺(1984-)，内蒙古呼和浩特人，硕士，工作单位：北方联合电力有限责任公司，职称：经济师，主要从事采购及物资管理研究。