合同的档案管理制度

第一章总则
第一条为了规范合同档案的管理，保障合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有合同档案的管理工作。

第三条合同档案管理应遵循以下原则：
1. 完整性原则：确保合同档案的完整性，防止档案遗失、损毁或篡改。

2. 真实性原则：保证合同档案内容的真实、准确，不得伪造、篡改。

3. 安全性原则：确保合同档案的安全，防止档案被非法获取、泄露或破坏。

4. 保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密的合同档案，应严格保密。

5. 利用性原则：提高合同档案的利用率，充分发挥合同档案的作用。

第二章职责与分工
第四条合同管理部门负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第五条各部门负责人对本部门合同档案的管理工作负总责，应确保本部门合同档案的完整、准确、安全。

第六条合同档案管理员负责具体实施合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第三章收集与整理
第七条合同档案的收集应包括以下内容：
1. 合同文本；
2. 合同附件；
3. 合同签订、履行、变更、解除等相关文件；
4. 合同履行过程中的往来函件、会议纪要、协议书等；
5. 合同履行过程中的相关证明材料。

第八条合同档案的整理应遵循以下要求：
1. 按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类；
2. 对收集到的合同档案进行编号、登记；
3. 对合同档案进行编目、著录，确保信息准确、完整；
4. 合同档案的装订应符合规范要求。

第四章归档与保管
第九条合同档案的归档应按照以下程序进行：
1. 合同签订部门将合同档案报送合同管理部门；
2. 合同管理部门对合同档案进行审核、整理；
3. 合同管理部门对审核、整理后的合同档案进行归档。

第十条合同档案的保管应遵循以下要求：
1. 合同档案应存放在通风、干燥、防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；
2. 合同档案的存放位置应便于查阅、利用；
3. 合同档案的保管人员应定期检查档案的保管情况，确保档案安全。

第五章利用与销毁
第十一条合同档案的利用应遵循以下要求：
1. 合同档案的查阅、复制、借阅等应严格按照档案管理规定执行；
2. 合同档案的利用应确保档案的安全、完整、准确；
3. 合同档案的利用不得涉及国家秘密、商业秘密。

第十二条合同档案的销毁应遵循以下程序：
1. 合同管理部门对拟销毁的合同档案进行审核、登记；
2. 合同管理部门将拟销毁的合同档案报送本单位负责人审批；
3. 合同管理部门按照审批意见对合同档案进行销毁。

第六章附则
第十三条本制度由合同管理部门负责解释。

第十四条本制度自发布之日起施行。