信息沟通管理程序

信息沟通管理程序
文件编号：1 目的
为使内外部的质量、环境、职业健康安全信息及时有效地得到传递和交流，确保体系有效运行。

特制定本程序。

2 适用范围
适用于与本公司质量、环境、职业健康安全信息的收集、传递、处置和管理。

3 术语和定义
本程序中采用GB/T19000-2000标准、GB/T24001-2004标准、GB/T28001-2001标准中的术语和定义。

4 职责
4.1工程部
4.1.1负责拟制本程序并督导其实施；
4.1.2负责文件信息、有关综合性信息的收集、传递与处理。

4.1.3负责分包合同执行过程中信息收集与处理,负责设备物资价格及管理信息的收集与处理。

4.1.4负责安全生产和工程质量方面信息的收集与处理、公司机关安全信息和公司一体化管理体系运行过程中的信息收集与处理
4.2办公室
4.2.1负责人力资源方面的信息收集与处理。

4.3经营部
4.3.1负责国内市场工程信息、顾客需求信息，并做好相关信息的收集、处置、传递和交流工作。

4.3.2负责顾客满意度方面的信息收集与处理。

4.3工程部
4.3.1负责技术标准、施工规范、工艺、工法信息、施工信息、各项目环境信息和公司机关环境方面的信息
收集与处理。

4.4项目部负责本项目部关信息向公司各部门的传递，并负责受理、收集、处置和传递顾客、监理、当地政
府、居民等相关方的信息和投诉。

4.5其他各部门负责业务范围内的信息受理、收集、处置、传递和交流工作。

5 工作程序
5.1总则
信息交流可分为内部信息交流和外部信息交流。

通过面谈、文件资料传递、各种会议、企业内部网、宣传公告栏、电话或文件传阅，以及其它一切可以利用的通讯及宣传工具，进行信息的交流和传递。

对重要信息和需反馈的信息，主管部门或单位应以适宜的形式记录受理、收集、处置传递和交流情况。

5. 2内部信息交流主要内容
A）重大质量、环境和职业安全健康因素控制情况；
B）法律法规及其它要求的遵循情况；
C）质量、环境和职业安全健康的目标、指标、管理方案的完成情况和效果；
D）内外部审核、管理评审信息；
E）监视和测量结果；
F）不符合与纠正情况；
G）应急准备与响应情况；
H）质量、环境和职业安全健康培训情况；
I）公司领导对管理工作的批示、决定、要求等；
J）各部门之间、部门与项目之间、管理工作岗位之间的日常联络、常规报表、信息通报等；
K）各项目施工信息；
L）其他内部信息（如员工建议等）
5.3内部信息交流管理、协商和沟通
5.3.1对于公司的质量环境职业安全健康方针、目标和指标及有关要求，相关部门和单位以及员工代表，可
采用多种形式传达给每个员工，如：文件、手册、画册、电子媒体、声像制品、通讯、招贴画等。

5.3.2工程部
1) 对收集到的各项目有关施工信息和公司机关环境管理情况信息，及时分析、整理，根据需要向有关方面
传递；对存在问题分析原因，予以改进，或提出改进的建议措施，报公司分管领导批准后向有关方面传递。

并根据需要向有关部门传递，及时有效地做好处置。

2) 对工程使用的设备、物资价格、资源信息进行对比分析，并定期向项目部分布；对设备、物资管理方面
的信息进行评价分析，对存在问题提出改进建议，报公司分管领导批准后向有关方面传递。

5.3.3经营部对收集的市场工程信息进行评审，以充分识别并确定主要跟踪项目；对顾客要求进行分析，以
充分识别并提交合同评审，顾客对产品的要求应做出记录，向公司分管领导报告，涉及合同的应纳入合同条款。

5.3.4工程部
1) 对管理评审结果及时通报给公司各相关部门和单位。

2) 负责将内、外审核结果及时通报公司各相关部门和单位；对收集到的安全生产和工程质量信息及时分析、
处理，对发生的事故、事件按照有关规定及时报告和传递，并按《纠正与预防措施控制程序》组织整改3) 对收集到的人力资源方面的信息及时分析、整理，根据需要向有关方面传递；对存在问题分析原因，予
以改进，或提出改进的建议措施，报公司分管领导批准后向有关方面传递。

5.3.5各部门负责将业务范围内的管理规定、法律法规和其它要求传递到各项目部，并收集其落实情况的信
息，传递到相关部门和人员。

5.3.6项目部负责本项目有关质量、环境和职业安全健康信息的受理、收集、处置和传递工作，对重大质量、
环境、职业安全健康信息要及时与关部门进行沟通。

5.3.7与员工的协商与沟通
公司各单位、各部门要确保与员工有相关职业安全健康信息进行相互沟通，至少做到：员工能积极参与风险管理方针和商讨影响作业场所危险源辨识，参与职业安全健康管理事务，了事谁是职业安全健康的员工代表和指定管理者代表。

5.4外部信息交流的主要内容
1) 来自顾客和相关方的投诉和抱怨；
2) 来自于法律法规标准和其他政策性要求的信息；
3) 来自于业主和监理信息；
4) 来自于行业、协会、认证机构的信息；
5) 来自供方和分包方的信息；
6) 来自上级主管部门的信息；
7) 工程招标信息。

5.5外部信息交流管理、协商和沟通
5.5.1相关部门和项目部做好公司质量环境职业安全健康方针、目标和指标及有关要求的传递工作，以满足
相关方要求，并向物资供方和分包方施加影响。

5.5.2各部门负责从各种渠道获取业务范围内的最新法律法规标准及其他要求的变更信息，并将信息及时通
报给公司各相关部门和单位。

5.5.3经营部负责通过各种渠道收集工程招标、投标信息，掌握市场动态，整理信息资料。

5.5.4项目部负责收集所在地有关质量、环境和职业安全健康方面的法律法规、标准及其它政策性要求的信
息，并及时通报给相关部门和单位。

5.5.5在与相关方进行有关质量、环境和职业安全健康方面的信息沟通时，对其提出的建议或意见，由项目
部自行处理，及时将处理结果传递给相关方，并做好记录。

5.5.6出现重大事故、污染或相关方重大投诉时，项目部及时将有关信息传递给公司相关部门组织处理，并
根据规定及时将信息传递给所在地的相关政府部门。

5.5.7与顾客的沟通
1) 经营部在投标期间与业主的沟通：通过质疑、答疑、澄清、补遗、电话、面谈等方式。

2) 施工期间，项目部与业主的沟通：方式为法规及合同规定或本地区的传统方式（各种工作例会；
建设单位、监理单位的各种签认或核准；与建设单位、监理单位的函件来住；在现场的随时交换
意见、洽商各种合同实施中出现的问题等）。

5.5.8对相关方所关注的环境影响问题，项目部应充分与相关方对话和协商。

在对相关方的答复中，应包含
现场组织施工可能造成的环境影响的内容。

项目部必须和所在地方主管部门加强联络，就环境污染应急准备和响应计划和其他问题达成共识。

5.5.9公司各单位、各部门应将员工参与和协商职业安全健康事务的安排形成文件，并通报相关方。

项目部
必须和所在地方主管部门加强联络，就职业安全健康应急准备和响应计划和其他问题达成共识。

6 相关/支持性文件
6.1《不符合、事故、事件调查控制程序》
6.2《法律、法规及其他要求获取与识别管理程序》
6.3《纠正与预防措施控制程序》
7相关记录
１．信息联络处理单(二级)
２．信息登记表(二级)
３．相关方投诉汇总表(二级)
8附表
8.1文件更改记录单。