公司员工人事档案管理制度

一、目的
为规范公司人事档案管理工作，确保档案的完整性、真实性、及时性和保密性，提高档案利用效率，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。

三、职责
1. 公司人力资源部负责公司人事档案的归口管理，具体职责如下：
（1）建立健全人事档案管理制度，负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作；
（2）对档案进行定期检查、鉴定、整理，确保档案的完整性和安全性；
（3）负责档案的查询、利用和咨询服务；
（4）对违反档案管理制度的行为进行查处。

2. 各部门负责人负责本部门员工的档案管理工作，具体职责如下：
（1）按照公司规定，及时、准确地收集、整理、归档员工的人事档案；
（2）负责本部门员工档案的保管，确保档案的完整性和安全性；
（3）对档案进行定期检查、整理，发现问题及时报告人力资源部；
（4）遵守档案管理制度，不得随意泄露、篡改档案信息。

四、档案管理内容
1. 入职档案：包括个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议等。

2. 培训档案：包括培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表等。

3. 绩效考核档案：包括绩效考核表、绩效考核结果、奖惩记录等。

4. 考勤档案：包括考勤记录、请假记录、加班记录等。

5. 其他档案：根据公司实际情况，其他需要归档的资料。

五、档案管理原则
1. 分类标准：按照档案内容、性质、用途等进行分类，便于查阅和管理。

2. 归档及时：员工档案在发生变动时，应及时归档。

3. 排列有序：档案的排列应按照一定的顺序，如按时间、编号等进行排列。

4. 层次清楚：档案的层次应分明，便于查阅。

5. 整理规范：档案的整理应符合规范要求，确保档案的完整性和准确性。

六、档案借阅与查询
1. 借阅档案需填写借阅申请表，经批准后方可借阅。

2. 借阅档案应妥善保管，不得擅自复制、涂改、损坏或丢失。

3. 查询档案应遵循保密原则，不得泄露档案信息。

七、奖惩
1. 对遵守档案管理制度、认真履行职责的部门和个人给予表扬和奖励。

2. 对违反档案管理制度、造成档案损失的部门和个人，视情节轻重给予通报批评、经济处罚或行政处分。

八、附则
本制度自发布之日起实施，由公司人力资源部负责解释。