质量异议通知书范文

质量异议通知书范文
1、目的:为了标准质量异议的流程，建立快速反响机制,提高客户满意度，减少公司损失，特制定本制度。

2、范围;成品发出后的质量问题，和生产过程中由原料引发的质量问题。

3、引用文件：GB∕T15391—xx;GB∕TXX253—xx；公司内部标准；及相关合同要求。

4、职责及工作流程：本制度由质检部制定，并归口管理，生产部和销售部配合实施。

在处置过程中，涉及与客户沟通的人员，要实事求是，不卑不亢的进展交涉，如达成初步协议后，回公司进展申报确认，为公司赢得声誉。

A、客户质量异议处理流程：
①销售部根据客户的反响，及时将投诉内容（如：图片、录像、书信等）传递给生产部和质检部，并写成书面材料跟流程一起传递，原那么上24小时内作出反响。

②生产部安排相关技术人员对异议情况进展确认，初步了解产品状况，尽快到达客户现场进展确认，并分析原因。

③现场处理时，应观察客户生产工艺，并由客户提供相关数据进展分析，能初步判定是我公司原因的尽可能说服对方降级处理，协商降级损失。

④生产部技术人员现场处理后，复印相关的技术资料送交质检部。

⑤质检部根据技术人员的初步意见，调出出厂前检验记录，综合考虑合同签订的技术条件与客户进一步沟通，了解客户对产品的
明细要求，及时与生产销售部门沟通协调，达成一致意见，并上报带钢事业部总经理批准。

⑥质检部根据统一意见与有关方面签署处理结果。

⑦质量异议处理完后，复印送达有关部门进展备案。

B、原料质量异议处理流程：
①如果涉及原料问题，质检部门协同生产供销部门及时出据质量异议函，由销售部传递给原料厂家。

②原料厂家现场处理时，由质检生产供销部门陪同说明缺陷情况，客户认可后根据合同签订的条款进展处理。

③按公司带钢事业部要求填写《品质处理单》，由质检员填写不合格描述，生产部门填写原因分析，质检部综合意见，上报带钢事业部总经理批准。

④由质检部根据统一意见，传递给销售部并与客户签订处置协议，并把相关内容复印至各部部门存档。

C、临时应急措施：
①退货重新加工的，可由生产部门在接到异议处理函后重新加工处理
②如出现退货异常可根据《关于客户退货的有关规定》进展处理。

以上问题带钢经确认后，希望在三个工作日内解决。

本细那么在实施过程中欢迎各部门多提珍贵意见，以便下一步修订完善。

本规定从20XX年10月25日开始实行。

质检部：
生产部：
销售部：
总经理：
发出产品质量异议处理程序规定
一、质量异议、退货的反响和确认
1. 销售业务人员接到客户退货要求信息后，应尽快将该批产品退回的信息通报质检部、分管副总。

对引起产品异议的原因、责任不清的，由质检部会同质量、生产、技术部门人员和责任车间分析、确认异议原因。

2. 客户退货原因为公司责任的，质检部应根据退货资料及初步确认结果受理退货（退货确认分为退后或退前现场确认）。

3. 在质检部将该批产品的缺陷情况、数量、损失和客户要求等内容向分管领导汇报同意后，产品方可退货或作进一步处理。

4. 假设异议产品之责任为客户时，那么销售及质量管理部门人员应向客户口头说明判定之依据、原委及处理方式（严禁未经领导批准，出具书面材料）。

如果客户承受，那么请客户取消退货要求，并将客户退货相关资料由质量管理部门储存管理。

如果客户无法承受时，再以减低企业损失、保证客户关系为原那么进一步协商处理。

二、产品退货后货物处理及责任追究
5. 退回的货物需经由质检部和责任车间根据发货信息和用户退货等内容进展现货核实，包括规格、缺陷、加工缺陷数量等是否属实。

实物与反映情况不符的，应通过销售部门向用户反响和协商再处理意见。

属实的，应经过质检部初步计量重量后，通知成品库办理入库手续。

地磅室对退货产品应单独使用《过磅单》记录。

6. 客户退货的不合格品退回成品库后，成品库应核实规格与吨位，并报告生产部门，确定该宗货物的后续处理方案，把相应产品传递到责任车间，并做好出、入库手续。

需要等候处理的，应标识并隔离存放，防止误发。

7. 假设该批退货产品为换货处理时，由生产部和质检部会同协商，并确定质量指标、要求和产品吨位等，下达相应车间，按期完成。

8. 车间确认后，由质量监视部门按照《质量管理制度》相关内容、条款对责任车间进展责任落实。

9. 生产、质量管理部门应对本次退货产品的产生和用户的技术要求进展留存，以确定下次是否承受合同或生产时应关注的技术指标。

.
10. 质检部要建立退货档案，详细写明退货原因和规格数量，以便于数据积累。

XX.期。

三、发出产品异议申请单办理流程
销售业务人员应主动告知客户有关产品退回时，应一并退回相关资料，包括相对应产品的《质量保证书》、《发货通知单》绿联等原始件书面材料。

没有退回相对应书面材料的，不予以办理后续手续。

退货的：异议产品在质检部过磅完毕后，相关销售人员方可填写、办理公司制定的《发货产品异议处理申请单》。

异议处理单后应附带包括用户反响意见书，当车《发货通知单》（绿联原始件），退货产品还应有签字齐全的地磅室《过磅
单》，有用户退货计量单据明细的也应一并附带，手续不完整的，不予办理。

相关销售人员应根据以上资料内容，全面、如实、完整填写，并签字。

产品异议处理协议达成，应签定《质量异议处理协议书》。

未签定的，对口业务人员应在《发货产品异议处理申请单》上签字证明。

退、换货手续由对口业务人员办理，办理期限：不超过过磅后一个星
质检部根据上述材料进展审核，并填写处理意见等。

在经过各领导审批后，由销售把关，对货物规格、价格和运费等内容进展审核和执行相关本部门工作，并签署办理意见、签字。

财务部负责对对应的客户、规格和数量、金额的帐目冲减工作，并签字。

以上流程完结后，销售部门负责《发货产品异议处理申请单》的收回和存档工作，以供对帐和备查、统计。

三、其他本卷须知
手续办理中，各材料，包括：《发货产品异议处理申请单》、《发货通知单》、《过磅单》等应为原始件，复印件无效。

产品退货、随车发货手续未退回的，不予办理。

用户异议的反响：为做到有据可依，客户提出异议的反响应为书面，严禁通知、口头传递。

其中，内容应包括：发货日期、规格、发货吨位、缺陷吨位、加工吨位、异议原由、用户对产品的使用要求、用户对缺陷产品处理的方案（包括损失）等（以上各项内容必填），并加盖公章。

产品异议属实，并且与用户已经达成共识的，应有相应的《异议产品处理协议书》。

口头达成的，对口业务人员应在《发货产品
异议处理申请单》签字确认。

异议属实、协议达成，但《发货产品异议处理申请单》后没附带发出产品当车《发货通知单》（原始件）的，销售、财务部门不予以办理；有《发货通知单》，规格相同，但日期、价格不符的，终止办理。

本规定条款解释权归质检部。

退货手续和产品再处理流程
*****：
贵我公司于20XX年7月21日签订编号****的工矿产品购销合同，合同规定产品质保期为一年。

我公司在使用你公司交付的产品过程中，****机无法正常使用，出现质量问题。

我公司就上述问题向你公司提出异议，望贵公司在收到本异议函7日内给予回复。

****
20XX年12月1日
关于质量问题的函某某公司：
我公司于年月日与贵公司签订的合同编号为买卖合同，货物共计。

生产厂家于2月初到我公司生产车间调查并核实，目前已经确认以上货物存在情况，质量缺陷给我公司带来经济损失详细如下：
一、XXX
二、XXX
以上损失总计：元（人民币大写：）
鉴于以上情况，请贵公司相关领导尽快落实并给予不低于以上损失金额的赔付。

顺祝商祺！
联系人：
手机号：
公司
年月日
QG/WF ZG09（02）01--xx
质量异议管理规定
1、主题内容和适用范围
本标准规定了产品质量异议的管理职责、管理内容与方法、检查与考核。

本规定适用于公司连铸坯、轻轨产品质量异议的管理。

2、引用标准
《中华人民共和国产品质量法》（全国人大常委会、2000年7月8日）
《中华人民共和国合同法》（全国人大常委会1999年10月1日）
《质量手册》（BF00—xx）
3、管理职责
3.1公司质管处负责公司连铸坯和轻轨出厂产品质量异议的管理。

3.2质检处负责受理顾客的质量投诉、处理质量异议，并向有关职能处室和生产车间反响质量异议的信息。

3.3一个月内连续发生3次（含3次）以上同类型产品质量异议或1次质量异议损失5万元以上的；由公司技术处责成责任单位分析原因，制定纠正措施，并填写纠正措施报告。

4、管理内容与方法
4.1产品质量异议处理程序
4.1.1质管处接到销售处转来的产品质量异议投诉材料应包括以下内容：合同、质保书、产品品种规格、发货时间、产品质量问题、异议数量、质量检验部门出具的检验报告、客户及其祥细地址、联系及联系人等。

4.1.2要求在24小时之内做好各项准备工作，并填写顾客质量投诉台帐，内容包括：订货单位、异议单位、收到日期、收到人、品种规格、发货时间、发货数量、异议数量、主要质量问题等，与异议单位联系沟通，并向相关单位和领导进展信息反响。

4.1.3要求两天内，由质管处向相关单位下达产品质量异议通知书，内容包括：异议单位、产品品种规格、发货时间、产品质量问题、异议数量、接收人、回执时间等。

要求相关单位按照通知书内容严格认真分析整改。

4.1.4对每件产品质量异议的投诉，质管处要做出初步判定，并提出处理建议，由质管处牵头按程序迅速组成赴用户查验有缺陷产品的工作小组，一周之内到达用户或生产现场，近间隔的要尽快到达。

特殊情况时，要提前向用户做好解释工作。

4.1.5对重大质量异议，由质管处处长向公司主管领导及时汇报。

4.1.6对产品质量异议处理工作小组人员安排的详细要求
4.1.6.1一般质量异议，由质管处质量异议处理人员和相关生产车间1—2名专业技术人员参加。

4.1.6.2批量较大，问题较严重的质量异议、新品种质量异议，由公司相关职能部门主管人员，质管处领导和相关生产车间主管技术人员参加。

4.1.6.3给用户和公司造成严重损失或者可能造成重大影响的质量异议，由质管处、领导相关部门主管领导和相关生产车间主管技术的领导或以上领导参加。

4.1.7根据产品质量异议处理工作小组赴用户的查验结果，一旦确认为我公司责任，须本着既公平、合理、合法、不失用户，又尽量减少公司损失的原那么，认真核查实际损失情况，然后与用户协商意见，质量异议处理人员按分管权限进展工作，重大质量异议必须经请示质管处主管经理前方可签定处理协议。

协议条款必须符合财务冲帐手续。

4.1.8需要降价赔偿经济损失的，请示质管处主管经理同意后，质管处与用户签定处理协议书（一式三份），双方签字盖章后，质管处填写质量异议处理通知单，一并转交公司销售处，给合同单位冲减货款。

4.1.9需要退货的，质管处填写退货处理通知单，转交销售处办理退货手续，签定退货协议书后，结合单位冲减货款或补货。

4.1.10需要换货的，质管处填写换货处理通知单及质量异议处理通知单，一并转交销售处办理换货手续。

4.1.XX质量异议的赔偿权限为：赔偿损失在2万元以内的，由质管处长审批；2万元以上的，写出报告，请公司主管经理审批。

4.1.12销售处接到质管处送达的质量异议处理协议后，须在一周内执行完毕。

特殊情况时，需用户办理符合财务冲帐手续完毕后，应尽快处理结案。

4.1.13对于经处理验证产品符合相关标准或与用户达成谅解而没有赔偿的异议，质管处应在异议通知单中写明原因或依据标准。

凡与用户达成协议并按时间要求转交销售处的视为质管处产品质量异议处理完毕。

4.1.13.1一般质量异议半月之内处理结案。

4.1.13.2需报告请示公司主管经理的特殊质量异议，也要尽快处理结案。

4.2产品质量异议分析
4.2.1质量异议处理工作小组现场核实清后，实属本公司产品，要取回质量缺陷的样品，属内在质量缺陷的，要求异议处理人员回公司后，次日送交技术处做缺陷原因分析，要求技术处出具正式报告，且报告应内容齐全，结论清楚，责任明确，为质量异议处理及异议责任确认提供依据。

4.2.2对缺陷分析，需深层次探讨研究的，技术处应协同质栓处将试样递送更高级的权威部门，最终要得出明确结论。

4.2.3对每一起质量异议，都要做到100%的分析原因，100%的落实责任。

4.2.4对产生质量异议责任有争议时，由技术处、质管处协商并提出意见，然后报公司主管经理裁决后，将责任落实到责任单位。

4.2.5对于一般质量异议，由质管处责成责任单位分析原因，并制定纠正措施。

4.2.6重大产品质量异议处理完毕后，质管处要在公司调度会上通报。

4.2.7但凡处理结案的，质管处均登记质量异议结案台帐，材料年终存档备案。

5、检查与考核
5.1本标准由质管处监视执行并考核。

5.2本标准对出现质量异议造成经济损失的责任单位进展考核；对连续发生同类型产品质量异议的责任单位，加大考核档次力度；对于未按程序办事的责任单位，予以单位月奖金额1%的扣罚或降低责任单位一个奖金档次的考核力度。

附加说明：
本方法由公司标准化委员会提出。

本方法由质管处起草并负责解释。

QG/WF ZG09（02）02--xx
外进原料质量复验、仲裁管理制度
1、主题内容与适用范围
本标准规定了公司外进原料质量复验、仲裁的管理职责、管理内容与方法、报告与记录、检查与考核。

本规定适用于公司外进原料质量复验、仲裁管理。

2、管理职责
2.1公司质管处负责公司外进原料质量复验、仲裁管理。

2.2质管处中心化验室负责复验并出具化验结果报告单。

2.3质管处负责调底样工作。

3、管理内容与方法
3.1客户提出复验
3.1.1客户须在中心化验室报出化验结果之日起7日（精煤粘结指数工程5天）内向质管处提出书面申请。

3.1.2质管处接到复验申请后，经核实假设符合复验条件，那么由质管处与供应处共同调样（原样）进展复验，假设不符合复验条件，应向供方讲明原因。

3.2内部提出复验
3.2.1提出复验的单位必须通知供应处。

3.2.2供应处接通知后应暂缓结算。

3.2.3复验方法按3.1.2条款执行。

3.3复验结果的处理
复验结果与原结果比较在化验允许范围之内按原结果结算，否那么可到双方认可的有资质的检测单位仲裁。

3.4仲裁
3.4.1对方对结果仍有异议，须在接到复验结果7日内向质管处提出书面申请。

3.4.2仲裁单位：双方认可的有资质的检测单位。

3.4.3仲裁用试样，原取样登记卡登记过的双方签字认可的样品。

3.4.4仲裁费用：由提出仲裁的一方负担。

3.4.5假设当事一方对仲裁结果不认可，还可到双方认可的其它有资质的单位第二次仲裁，直到双方认可。

3.4.6仲裁结果与原结果比较在化验允许误差范围之内，按原结果结帐，否那么按仲裁结果作为最终结算依据，并且由质管处负责用仲裁检验报告从供应处及其结算室等部门换回原检验报告，双方经办人做好交接记录。

3.5质管处建立复验及仲裁结果统计台帐。

4、报告与记录
4.1《外进原料质量复验申请》（见附录1）
4.2《外进原料质量仲裁申请》（见附录2）
4.3《外进原料复验调样记录》（见附录3）
5、检查与考核
本规定由质管处负责检查，并纳入经济责任制考核。

附录
1外进原料质量复验申请
2外进原料质量仲裁申请
3外进原料复验调样记录
附加说明：
本标准由公司标准化委员会提出
本标准由质管处起草并解释
一、质量异议、退货的反响和确认
1. 销售业务人员接到客户退货要求信息后，应尽快将该批产品退回的信息通报质检部、分管副总。

对引起产品异议的原因、责任不清的，由质检部会同质量、生产、技术部门人员和责任车间分析、确认异议原因。

2. 客户退货原因为公司责任的，质检部应根据退货资料及初步确认结果受理退货（退货确认分为退后或退前现场确认）。

3. 在质检部将该批产品的缺陷情况、数量、损失和客户要求等内容向分管领导汇报同意后，产品方可退货或作进一步处理。

4. 假设异议产品之责任为客户时，那么销售及质量管理部门人员应向客户口头说明判定之依据、原委及处理方式（严禁未经领导批准，出具书面材料）。

如果客户承受，那么请客户取消退货要求，并将客户退货相关资料由质量管理部门储存管理。

如果客户无法承受时，再以减低企业损失、保证客户关系为原那么进一步协商处理。

二、产品退货后货物处理及责任追究
5.退回的货物需经由质检部和责任车间根据发货信息和用户
退货等内容进展现货核实，包括规格、缺陷、加工缺陷数量等是否属实。

实物与反映情况不符的，应通过销售部门向用户反响和协商再处理意见。

属实的，应经过质检部初步计量重量后，通知成品库办理入库手续。

地磅室对退货产品应单独使用《过磅单》记录。

6.客户退货的不合格品退回成品库后，成品库应核实规格与吨
位，并报告生产部门，确定该宗货物的后续处理方案，把相应产品传递到责任车间，并做好出、入库手续。

需要等候处理的，应标识并隔离存放，防止误发。

7. 假设该批退货产品为换货处理时，由生产部和质检部会同协商，并确定质量指标、要求和产品吨位等，下达相应车间，按期完成。

8. 车间确认后，由质量监视部门按照《质量管理制度》相关内容、条款对责任车间进展责任落实。

9. 生产、质量管理部门应对本次退货产品的产生和用户的技术要求进展留存，以确定下次是否承受合同或生产时应关注的技术指标。

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10.质检部要建立退货档案，详细写明退货原因和规格数量，以便于数据积累。

XX.退、换货手续由对口业务人员办理，办理期限：不超过过磅后一个星期。

三、发出产品异议申请单办理流程
销售业务人员应主动告知客户有关产品退回时，应一并退回相关资料，包括相对应产品的《质量保证书》、《发货通知单》绿联等原始件书面材料。

没有退回相对应书面材料的，不予以办理后续手续。

退货的：异议产品在质检部过磅完毕后，相关销售人员方可填写、办理公司制定的《发货产品异议处理申请单》。

异议处理单后应附带包括用户反响意见书，当车《发货通知单》（绿联原始件），退货产品还应有签字齐全的地磅室《过磅单》，有用户退货计量单据明细的也应一并附带，手续不完整的，不予办理。

相关销售人员应根据以上资料内容，全面、如实、完整填写，并签字。

产品异议处理协议达成，应签定《质量异议处理协议书》。

未签定的，对口业务人员应在《发货产品异议处理申请单》上签字证明。

质检部根据上述材料进展审核，并填写处理意见等。

在经过各领导审批后，由销售把关，对货物规格、价格和运费等内容进展审核和执行相关本部门工作，并签署办理意见、签字。

财务部负责对对应的客户、规格和数量、金额的帐目冲减工作，并签字。

以上流程完结后，销售部门负责《发货产品异议处理申请单》的收回和存档工作，以供对帐和备查、统计。

三、其他本卷须知
手续办理中，各材料，包括：《发货产品异议处理申请单》、《发货通知单》、《过磅单》等应为原始件，复印件无效。

产品退货、随车发货手续未退回的，不予办理。

用户异议的反响：为做到有据可依，客户提出异议的反响应为书面，严禁通知、口头传递。

其中，内容应包括：发货日期、规格、发货吨位、缺陷吨位、加工吨位、异议原由、用户对产品的使用要求、用户对缺陷产品处理的方案（包括损失）等（以上各项内容必填），并加盖公章。

产品异议属实，并且与用户已经达成共识的，应有相应的《异议产品处理协议书》。

口头达成的，对口业务人员应在《发货产品异议处理申请单》签字确认。

异议属实、协议达成，但《发货产品异议处理申请单》后没附带发出产品当车《发货通知单》（原始件）的，销售、财务部门不予以办理；有《发货通知单》，规格相同，但日期、价格不符的，终止办理。

本规定条款解释权归质检部。