电子信息技术在档案管理中的有效应用

电子信息技术在档案管理中的有效应用
摘要：在网络信息时代到来的今天，电子信息技术以其自身所具备的诸多优势，在各个领域中得到了广泛应用，其在档案管理中的应用，不但使档案管理的工作
过程得以简化，而且还提高了档案的利用效率，档案的价值获得充分发挥。

在未
来一段时期，应当加大对电子信息技术的研究力度，除了对现有的技术进行不断
改进和完善之外，还应当开发一些新的技术，从而使其能够更好地为档案管理服务，这对于推动档案事业的发展具有重要的现实意义。

关键词：电子信息技术；档案管理；应用
1电子信息技术在档案管理中的有效应用
1.1在档案分类整理中的应用
档案的种类多，信息量大，所以需要对搜集到的档案进行整理，这样才能归
档保存，从而为档案的查阅及管理提供便利。

在对电子档案进行整理的过程中，
可以根据不同的方式对档案进行分类，如档案的内容、档案的收集时间、档案形
成部门等等。

利用电子信息技术可以快速、准确地对档案进行分类并进行检索，
由此可以提高档案整理的工作效率。

例如，借助电子信息管理系统，可按照时间
对档案分类整理，先在系统中设定一个时间，当使用者需要对档案进行查询时，
只需要输入具体的时间范围，便可获得相应的查询结果。

除时间之外，还可以根
据档案的具体内容、形成部门等进行分类整理。

1.2方便查询，提高工作效率
电子信息技术档案管理与其他传统的档案管理方式不同，优势比较明显，在
查询上就比较方便，能够进一步的优化管理，进而提升工作效率，这是一种现代
化的管理手段，也是时代发展的要求，也是人们基本需求增加的体现，通过将电
子信息技术与文书档案管理工作相结合，能够迸发出新的火花，进一步增强其便
捷性，避免人们在翻阅档案的时候浪费时间，人们能够通过上网的方式就能进入
数据信息库，进而找出所需信息，查看相关资料的基本情况，为各项工作的高效
开展提供决策依据，方便的同时也节省了大量的人力物力，提高效率。

1.3原始资料备份，保护隐私
电子信息技术在文书档案管理中的应用还体现在数据备份以及档案安全保护上，这是与传统档案管理方式最大的不同之处，人们能够利用网络电子技术实现
快速管理的同时，也能避免档案丢失、缺少，因为它有备份的功能，同时也能很
好的确保档案完整性。

避免了人工操作过程中损坏和遗失的现象，也减少了在防盗、防火、防潮工作上的投入，减少了纸张的开销、档案装订的麻烦和存储空间
的占用。

1.4在档案编辑与调取中的应用
由于档案的种类比较繁杂，从而使得部分档案收集后，可直接存储到点子信
息管理系统的数据库当中，而有些档案则无法进行直接存储，必须经过编辑修改
之后，才能进行输入。

以往的档案管理，编辑是最为复杂的一个环节，首先要找
到相应的纸质档案，然后再进行修改，经过修改后的档案还需要重新归档，这样
才能继续使用。

而依托电子信息技术构建的管理系统，为档案的编辑提供了极大
的便利，管理人员只需要对系统的数据库进行检索，便能快速找到需要进行编辑
的档案，由此可实现对档案的快速修改。

在档案调取方面，电子信息技术的应用，为档案的使用者提供了非常大的方便。

使用者履行相关手续后可查阅到所需的档
案文件或资料，若是具有权限，则可直接对档案进行打印，或是发送到移动硬盘
当中，这样一来，无需将档案借出，不但确保了原始档案的安全性和完整性，而
且还使档案的使用价值得到充分体现。

2档案管理工作中问题的解决对策分析
2.1强化档案管理的信息化
为了更好地实现档案管理的现代化，需要落实具体化的操作，切实强化信息
管理制度的构建，以科学技术为支撑，利用网络数据平台，结合电子化数据实现
对档案的自动化管理。

以此提升档案管理中文件检测、数据查询的有效性，保证
档案利用的高效性，并以此为基础提升其他有关部门的工作实效。

例如，在档案
管理时，充分利用现代化信息技术实现对档案文字、图片等多形式化的管理，使
其与现代化多媒体技术相融合，拓展信息资源，进行将信息档案管理的结果以多
样化的形式进行展现，如图像、视频等，进而拓展档案管理的现有形式，并提升
管理利用效率，实现档案管理的现代化、多样化。

此外，在应用档案时需要与计
算机相结合，实现管理信息传递的无障碍性，实现信息交流的远距离化，充分发
挥现代化档案管理的信息优势，整合资源，实现信息共享，促进企业的良好发展。

2.2提高电子信息档案管理人员职业素养
提升相关工作者的综合素质，让他们从传统的人工管理提升为现代化计算机
档案管理，使档案现代化管理系统能够正常、有效地运行。

合理设置档案管理工
作岗位并建立合理的奖励机制，调动档案管理人员对工作的创造性和积极性。

要
求档案管理的工作者要有与时代共进的意识，保证知识水平和技术能力的更新能
满足工作需要，在大数据社会背景不被淘汰。

档案部门人员需要学习如何制定实
施应变计划、灾难恢复计划、以及各个电子信息档案相关资产的重新布置等计划。

对电子信息管理来说，未雨绸缪好过亡羊补牢。

树立以风险预防为第一要义的意识，真的遇到风险时，采取有效的措施进行风险缓解和风险转移，弥补风险带来
的损失。

在类似于新兴病毒出现等问题上，档案部门操作人员要反应迅速，研究
解决方案，放弃“以不变应万变”的错误思想，关注有关情况，对电子信息档案的
每个环节能严格把控、细致分析、果断决定是作为电子信息档案的管理人员应有
的能力。

要对防黑客技术持续学习，保护所在单位的利益。

2.3加大对电子信息档案管理体系的建设及资金投入
基础设施建设、计算机及其配套设施的配备以及日常的维护，需要大量的资
金与经费的投入。

从硬件上不断地利用好计算机和网络技术，实现档案全方位、
多层次、多功能的现代化管理，建立健全档案管理平台。

在熟悉整体的档案管理
体系，并完善档案工作的运行机制后，也要针对各部门的联动情况建立相应的联
动电子管理体系，实现全程管理与监控。

时代在不断变化与更新，电子信息档案
的操作也需要不断的更新学习，除了防控防病毒，在信息系统维护上也要提起学
习的激情。

切忌墨守成规，始终执着于原来的病毒库而不根据环境的变化更新知
识结构。

这一点的实现需要有关部门提供学习环境及条件，可以不定时邀请有关
权威进行讲课教授等，并提供实践机会让管理人员有机会应用知识。

结束语
电子信息技术在文书档案管理中的应用具有一定的重要的意义，这是一种新
的技术，它的应用是时代发展的要求，只有合理的应用这项技术，才能使得加强
文书档案管理，提升服务质量，为工作人员提供便捷，为社会的发展期起到促进
作用。

因此，有关的文书档案管理人员也应该对这种管理手段加以了解，对于电
子信息技术能够合理的使用，同时不断的提高自己的技术应用能力与管理水平，
以更好的满足工作的需要，出色的完成自身的工作任务，从而有利于促进我国档
案事业的快速发展。

综上所述，以上内容就是对电子信息技术在档案管理中的有效应用的论述。

参考文献：
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