技术大学电子文件归档管理办法(WORD3页)

电子文件归档管理办法
为了做好本校电子文件的归档管理，规范电子文档管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《电子公文归档暂行办法》和《上海市电子公文归档管理实施规定》(暂行)等规定，结合学校实际，制定本办法。

第一条电子文件是本校工作中形成的由计算机系统
处理、存储的机读材料和其他载体形式的记录，是反映学校各项工作的真实记录和宝贵资料，任何部门和个人不得据为已有。

电子文件经过鉴定、归档形成电子档案后供长期利用。

第二条按照档案工作集中统一管理的原则，各部门形成的电子文件由学校档案室统一保管。

学校档案室应按《暂行规定》负责电子文件归档前的监督、指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，充分发挥电子文件的作用。

第三条各部门要把电子文件材料的归档纳入本部门
职责范围，由分管档案工作的部门负责人分管，并指定一位同志做好电子文件材料的形成、承办、运转、整理和归档工作。

第四条为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，各部门从电子文件产生时就应妥善管理，以确保其不散失、不损坏、不失真。

第五条本校电子文件的归档范围是：用计算机处理技术形成的反映本校工作的具有保存和利用价值的各种文字
文件、表格文件、图像、图形文件、影像文件、声音文件、
多媒体文件和数据文件。

重点收集经领导修改、签发的正式电子文件和各类定稿电子文件。

第六条电子文件的归档方式分逻辑归档和物理归档。

鉴于学校的实际情况，目前阶段拟以物理归档方式为主，即将需要归档的电子文件，卸载到光盘和软盘上实行脱机保存的方式。

第七条各部门应将本部门在工作中形成的具有保存和利用价值的电子文件材料卸载到光盘或软盘等介质上送交学校档案室保管，部门形成的电子文件归档前应检查、清除计算机病毒，并注明是否已经经过检查和清毒处理。

第八条归档的电子文件应编制检索目录，其基本项目包括：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等内容。

第九条电子文件的保管期限和密级设定按照国家和上海市关于文件材料保管期限的现行有关规定执行。

第十条电子文件的归档、党政类档案，各部门应在每年3月底以前将上年度属归档范围的电子文件向学校档案室移交归档。

教学类档案按学期归档，新学期开学四周内归上学期电子文件材料。

科研、基建项目档案按项目完成时间一个月内与纸质档案同步归档。

归档移交时各部门应做到内容准确、编目规范、手续清楚。

移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。

第十一条学校档案室对接受入库的电子档案，按40%的抽检率，每两年机读抽检一次，发现问题及时采取补救措施。

第十二条对磁性载体上的库存电子档案，学校档案室将按规定进行复制。

第十三条学校档案室对入库归档的电子文件载体应直立存放在防火、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%，距离强磁物10米以上并隔离有害气体。

第十四条归档的电子文件一般只对内借阅利用，借阅利用须经立卷部门主要负责人签字或校长办公室主要负责人签字同意后方可借阅。

借阅时，只提供复制件，并注意遵守保密规定。

第十五条销毁电子档案，应编制销毁清册，会同立卷部门核准，经分管校领导批准后方可销毁。

第十六条本办法由校长办公室负责解释。

第十七条本办法自2006年4月1日起施行，原《上海工程技术大学电子文档管理办法》(2001年12月)同时废止。