智能工作流在办公管理系统中的运用

2021年3月第24卷第6期
中国管理信息化
China Management Informationization
Mar.,2021
Vol.24,No.6
1 智能工作流产生的背景
目前，相关工作流技术的研究在不断增加，且其中的研究重点为工作流的动态性和自适应性。

近年来，在迅速发展的电子商务的带动下，业务过程也出现明显的变化，开始发展到不同企业间的交互以及企业联盟阶段，这也显著增加了业务过程的复杂性。

根据实际经验可知，现有的工作流产品在解决企业运维异常相关问题时，对应的应用价值很有限，因而还很有必要进行改进，与此相关的异常问题还有错误执行、模型脱节和环境因素突变等。

为满足长期的管理要求，一些学者提出了自适应功能的智能工作流技术。

这种技术的优势之一表现为工作流的动态修改上，而对应的修改情形很复杂，如重新设计、异常流程的处理，这样在应用过程中可以高效地发现异常，且可及时地应对处理，从而显著提高工作流系统的适应性，为提高企业管理效率提供支持。

由此可看出，研究工作流系统有重要的意义，可为工作流管理目标的实现起到促进作用。

2 智能工作流产生动态性需求的原因
2.1 有些流程无法预定义
一些特殊条件下，无法对工作流的过程逻辑进行完整清晰的预定义，比如，流程中的任务种类、任务的处理顺序和需要用到的资源等。

产品设计项目就是这种类型，该类型活动的定义只能精确到项目的大致阶段，而无法得知每个阶段的活动具体有哪些、活动之间的路由关系如何。

因为这些关系都是来源于产品的特点与属性，如物料清单（Bill of Material，BOM）结构、电气特性、机械原理等，所以产品设计的项目基本上很少有重复的。

随着产品的进行，新的活动不断发生，活动之间的路由关系才渐渐清晰。

2.2 企业方针政策及流程环境的改变
企业的业务活动及其所处的环境都存在复杂的变化，这样就应该根据这些变化情况而对业务处理模式进行优化，更好地满足结果要求。

这种情况在现代企业发展以利润驱动的情况下，发生的概率极大。

企业技术改进也会经常使得流程环境发生较大的改变。

在技术改进情况下需要进行软件的升级优化，一些情况下还需要重新配置，这样就应该优化工业务处理模式，此类改变情形如软件中引入新的组件、对组件接口进行调整等。

这些情况出现后，有必要动态修改工作流，且可对其进行动态的调节与修正。

尤其是在工作流系统大量与应用程序进行交互的情况下，这样的动态性要求就更高了。

2.3 不可预见事件
当工作流执行期间出现异常情况如超时、外部刺激、用户提出新的需求等，要进行适用性调节，这也是工作流动态性能控制方面的重点。

3 智能工作流动态建模常用方法
由于现实的业务过程是复杂和动态变化的，动态（柔性）工作流建模成为工作流技术领域的一个重要研究方向也就成为必然。

关于工作流动态建模技术主要有以下几个方向。

3.1 多过程建模的工作流动态建模方法
多过程建模的工作流动态建模方法采用多个（物理上独立）子过程来描述过程中的不确定过程，并建立这些子过程之间的逻辑/时序关系，从而描述整个业务过程。

但该方法并没有解决单个不确定子过程的建模问题，而只是解决了现有多个模型之间的衔接与集成。

因此，这种动态建模只是浅层次的，并非真正实现动态性。

3.2 基于柔性角色控制的建模方法
面向角色与团队的混合任务分配方式的动态建模策略，这种方法一般是提出参与者模型，使工作流中过程的定义独立于参与者状态，并在工作流执行过程中，过程实例能够根据参与者模型及其具体情况动态选择实际参与者。

显而易见，这种动态建模方法主要针对动态模型中的活动角色进行动态定义，即人员与资源视图的动态性定义，并不能完全满足工作流模型动态路由要求。

智能工作流在办公管理系统中的运用
李 琛
（中国石油大港油田公司信息中心，天津300280）
［摘 要］工作流技术属于一种过程自动化技术，其主要目的在于业务过程集成，在办公自动化领域有广泛的应用。

从现有
工作流关键技术及相关产品特点入手，文章对一种智能工作流技术进行分析，基于物料清单（Bill of Material，BOM）树结
构进行动态工作流建模技术的讨论，以期为实现产品设计过程的自动化管理提供新思路。

［关键词］工作流；办公；BOM树结构
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2021.06.095
［中图分类号］TP317.1 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2021）06-0201-02
［收稿日期］2021-01-02
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CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION
信息技术与应用
3.3 基于黑盒（或口袋）的动态建模方法
基于黑盒（或口袋）的动态建模方法主要采用黑盒来表示动态过程中的不确定过程片段（子过程），而这些子过程在建模初期不确定，但可以采用一个示意性的子过程模型（Schema）来描述，随着模型的运行对这些不确定的子过程模型进行动态修改。

黑盒动态建模方法虽然达到精简模型结构的目的，但是并没有提出在将“黑盒”展开过程中该如何选取活动、如何组合的规则，并不是活动的任意组合都是合理的。

4 支持产品设计过程的工作流动态建模
4.1 产品设计系统方案思想
首先，系统的实现需要确定系统的类型。

工作流管理系统可以按任务的结构化程度分为完全结构化、半结构化和非结构化3类。

①完全结构化：业务过程的执行逻辑可以完全在事先确定，即可以对执行模型进行事前的严格定义。

②半结构化：业务过程逻辑中的一部分可以事先确定，而另一部分却无法事先确定，需要根据实际执行的情况进行确定；另外，还有一种业务过程也属于这一类，即整体框架可以完全确定，但整体框架下的具体任务逻辑只能在执行过程中确定。

③非结构化：这种经营活动的活动顺序在事前完全不能确定，只能在过程进行中逐渐确定，如新产品类型设计、产品生产销售趋势分析等。

4.2 产品设计系统体系结构
4.2.1 项目管理模块
其支持分阶段过程建模，将整个产品设计过程划分成几个步骤或阶段，建立各种不同的项目管理模板，任何一个新产品的设计过程在项目开始时都需要项目负责人来确定其所要遵循的项目管理模板，以便将其划分成相应的阶段，并在该模板规定的相应阶段启动相应的设计活动，并配合工作流动态建模思想，实现对设计任务的动态调配和控制。

4.2.2 BOM 管理模块
其根据BOM的树状层次特点进行任务的层级分解，并用来导航工作流过程实例模型的启动时机和执行路由。

一个产品设计任务对应一个BOM节点集合，而BOM管理器负责在产品设计过程中BOM树的创建、修改和显示以及相关文档的上传和下载。

4.2.3 工作流模型管理模块
其主要完成工作流模版的创建和实例化、设计活动的执行与监控。

本模块通过参数化工作流动态建模的方法，为整个设计阶段建立工作流过程管理元模型，在模型执行过程中再将其实例化，以便进行不同的设计活动。

这种模型支持对任务的动态分配和修改，可以很好地适应现代企业多变的业务流程。

4.2.4 权限控制模块
设计任务类型的不同以及同一设计任务所处的状态的不同都会影响到用户的权限，因此需要进行权限的控制与区分。

本系统中涉及的主要的权限有BOM操作权限、任务分配权限、执行者角色等。

本模块是系统安全性的重要保障。

4.2.5 规则控制模块
该模块是作为一种后台服务的形式运行，与用户之间没有直接的交互，它主要控制时间约束、业务操作手段、业务定义等相关的规则。

这个模板的运行可以为项目的正常进行提供保障。

4.3 系统关键技术说明
以上各个功能模块均是通过面向项目管理的工作流动态建模技术和BOM管理技术来实现，另外项目中还使用了自动文件传输技术作为底层技术支持。

下文对这3类关键技术进行简要分析。

4.3.1 面向项目管理的工作流动态建模技术
该产品设计管理系统采用了的面向项目管理的工作流动态建模方法。

这种动态建模方法是由参数化工作流模型和工作流模型实例之间导航控制策略组成的，其基本思想是：按照项目管理的核心思想把一个复杂的业务过程分解成几个阶段，在每个阶段中又继续分解成多个子业务过程，每个子过程代表一类相对稳定的过程，并通过一定的机制来控制它们的执行路由和运行顺序，从而实现整个复杂业务过程的灵活运行。

4.3.2 BOM管理技术
在整个产品的开发项目的过程中会产生不同的BOM视图，其中，设计BOM是设计过程中的主要数据视图，它反映了由产品、部件、组件、零件的相互依赖关系组成的产品结构树，是进行设计任务动态分配以及导航工作流过程实例模型执行过程的主要依据。

考虑到BOM的这种树状结构特点，要将这样的层次关系作为各设计活动的执行路由和运行顺序的导航策略，以此来推进设计活动沿着BOM树一层一层地向下进行。

5 结 语
随着信息技术的发展，工作流技术也面临更多的挑战，尤其是在分布式、异构环境下的工流系统，其实现技术难度都非常高。

再加上激烈的商业竞争对产品个性化的需求增加，工作流管理系统要能随时适应市场和企业内部的变化，动态性需求会更加强烈。

现有的工作流动态技术主要针对一些可以预测的动态变化实施相应的方案，然而对于无法预测的动态变化基本没有太多的处理方法。

本文讨论了智能工作流的建模技术，对无法在项目开始前建立详细路由模型的其他业务流程有一定的借鉴作用。

主要参考文献
［1］马金驹.基于Domino的工作流管理系统的发展分析［J］.数字通信世界,2020(9):69,284.
［2］徐晓斌.基于工作流技术框架下机关办公管理系统的设计与分析［J］.办公自动化,2020(16):19-22.
［3］汤劼,施俊.浅谈工作流技术与.NET中的工作流［J］.扬州职业大学学报,2019(1):40-43.
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