《时间管理讲义》

评
途插进 紧急性
语
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时间清单
紧急及 重要性
1
2 3
4
主要 活动
使用的 占总时间
时间
的百分比
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时间管理自行诊断表
1、 今 天 作 了 哪 些 有 意 义 的 事 ？ 2、 今 天 有 哪 些 事 情 是 适 当 的 时 间 内 做 的 ？ 3、 今 天 有 哪 些 事 情 是 在 不 适 当 的 时 间 内 做 的 ？ 为 什 么 在
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时机观念
时机观念就是要抓住时机的意 思。任何一项工作，在一定的时机 内在做就会产生非常好的效果，错 过时机就会适得其反。管理者只有 抓住时机，才能取得良好的时间效 益。
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时间的特性
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时间管理的重要性
1、时间有限，而工作无限 2、努力工作却并不快乐 3、能主导自己的生命 4、能实现自己的理想 5、能兼顾自己和别人的要求 6、做到忙而不盲
没有效率？ 7、 今 天 工 作 中 最 大 干 扰 是 什 么 ？ 为 什 么 产 生 过 干 扰 ？ 这
干扰是否可以控制或排除？ 8、 今 天 最 严 重 的 三 个 时 间 陷 阱 是 什 么 ？ 以 后 有 无 可 能 遗
址这些陷阱？如何跨越他们？ 9、 今 天 做 了 哪 些 不 必 要 的 事 ？ 10、 今 天 做 了 哪 些 不 需 要 亲 自 动 手 的 事 ？ 11、 今 天 花 费 了 多 少 时 间 做 重 要 的 事 ？ 12、 今 天 花 费 了 多 少 时 间 做 不 重 要 的 事 ？ 13、 今 天 有 哪 些 事 情 本 来 应 花 费 更 多 的 时 间 去 做 ？ 14、 今 天 有 哪 些 事 情 本 来 可 以 花 费 较 少 的 时 间 去 做 而 不
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各时段工作状态表
注 意 力
8 10 12 13
15 16
时间 18
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8：00—10：00 ： 10：00—12：00 ： 13：00—15：00 ： 15；00—16：00 ： 16：00—18：00 ：。
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时间管理三步曲
1、记录自己的时间，追踪流向， 诊断并分析时间运用的状况
完成工作 5、鼓舞部属，促使部属保持积极与热诚的态
度 6、授权意味着不仅要分配不好干的事，也要
分配容易做的事 7、不能把自己难以胜任的工作转交给别人
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为自己创造时间
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突发状况的处理
• 主管应该懂得说不 • 拒绝时的艺术处理 • 必须要处理的事情，安排
5、心无旁骛地在一段时间内解决一件事 情
6、有效运用每天的黄金时间
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自我检查
1、我是否难以说清一天里干了些什么？ 2、我是否碰到了一个无法再拖延的问题？ 3、我是否做了实际上不需要做的事？ 4、我是否常常越权处理？ 5、我是否往往对某些任务要花费更多的时间？ 6、我是否难以按时赴约？ 7、我是否经常会忘记接下去准备做的事？
部门了解我们需要的协助，也同时 了解我们能为他们做些什么 4、协助评估目标的可行性 5、避免不必要的重复，减少无谓的浪 费 6、建立优先顺序，按部就班，不赶工， 不加班
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事情分类表
重要
不重要
紧急 不紧急
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良好的工作计划的技巧优先顺序
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设立目标可使你： 设立目标需要
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有效目标计划的关键
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目标的要求
1、 2、 3、 4、 5、
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排时间表
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节约时间的方法
1、列清单 2、处理文书工作
（归档、执行、传阅、废弃） 3、个人记事 4、有序排列、摆放物品及文件 5、采用便捷方法
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与他人共事
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授权时应注意
1、有一套制度用以监督管理 2、你选择的人务必是心甘情愿，并且有能力 3、教育部属、指导部属使他们有成长的机会 4、确定他们有必要的工具和支援供给，以便
时间管理
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人生的时间表
0—20岁：
20-40岁：
40-60岁： 60-80岁：
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70岁人的时间分配
工作 睡觉 看电视 其他休闲 吃东西 坐车
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什么是时间？
1、时间是主管最宝贵的资源，也是最 大的敌人
2、做好时间管理，就能享受工作和生 活
3、能掌握每一天，就能掌握一生
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时间管理的涵义 时间的观念 时间效益观念
不适当的时间做了这些事情？ 4、 今 天 在 哪 一 段 时 间 着 手 进 行 最 重 要 的 工 作 ？ 为 什 么 在
这段时间做这份工作？这工作是否可以提早进行做？ 5、 今 天 最 有 效 率 的 是 哪 段 时 间 ？ 为 什 么 这 段 时 间 最 有 效
率？ 6、 今 天 最 没 有 效 率 的 是 哪 一 段 时 间 ？ 为 什 么 这 段 时 间 最
2、订定目标并拟订计划，使时 间的应用更具效用
3、切实执行计划，研究造成时 间浪费的因素及因应之道改 掉浪费时间的习惯，成为掌 握时间的主人
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时间管理之诊断与分析
• 每日活动记录表 • 时间清单 • 时间管理自行诊断表
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每日活动记录表
姓名
活
起时 使时
动
止间 用间
年
月
日
计 划 /中 重 要 及
至于减低效果？ 15、 从 明 天 开 始 ， 应 该 怎 样 做 才 能 改 进 时 间 的 效 果 ？
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时间计划表
工作 起止时间 使用时间 优先顺序 备注
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计划的基本概念
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良好计划的好处
1、充分利用企业的有限资源，发挥最 大的效能
2、预测问题，防范事端于未然 3、事情推展前，做有效沟通，让其他
做的事？ 3、我做了什么耗时过长的事？ 4、我做了什么会浪费别人时间的事？
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时间管理的原则
1、应有一张思考的床，不要穷忙、瞎忙、 无心的忙。
2、对不可控制的时间先行控制，并订定 处理原则
3、养成事先规划时间的习惯，依事情的 轻重缓急优先顺序妥善安排
4、定期研讨工作内容与时间安排，如何 改进并提升效率
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浪费时间
*由于记忆欠佳，需要重新阅读同一材料 *对每天规定的目标只完成一半，却不知为何 *每天的大量时间用于对凡事大惊小怪上 *漠视自己的行动计划变得越拖越长 *当需要时，无法找到重要的文件 *由于随手乱放，不得不耗费时间四处寻找
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如何找到原因
1、我做了什么根本不需要做的事？ 2、我做了什么能够由别人，并且应该由别人