电话留言条

不要小看电话留言条的作用

在职场打拼了10年，我对电话留言条的态度也在改变。对于电话留言条，以前我都是随手扔掉，但现在我会贴在航母笔记本上。因为我逐渐意识到它的作用和重要性。工作中，经常会收到同事写的电话留言条。

如今使用电子邮件沟通的人多了起来，但是电话这个沟通工具仍然是不可或缺的。

如果遇到需要对方立刻回复的“紧急情况”，或者要马上将重要的事告诉对方，就会通过电话来联络。

也可以这样理解，电话留言条是记录工作上及时发现的错误或者记录发生的紧急情况使用的。如果把电话留言条记录在笔记本上，就等于把握了搜寻当时记录的关键点。

要记录通话内容，难度确实很高。然而如果善于用电话留言条，就可以当成记录保留，成为下一次的参考资料。

比如你收到这样的电话留言条：

N公司李先生来电11:20

对方特意打电话来，绝对有原因，在回电之前，就跟开会一样，自己先设想一下会是什么事，然后把设想的事项写在笔记本上。

首先，使用双面胶把电话留言条贴在笔记本的正中央，然后在这张留言条周围记录后来的补充资料。

如果是与工作无关的事情，担任可以不做记录。如果是工作上的事情，并且你推测可能是客户投诉或厂商催促交货这样的事，那就必须事先想好应该如何应对。如果留言条上没有对方的电话号码，要将这项资料补上。

如果是工作上与你联络比较频繁的人，给你打电话时对法不会再留下电话号码。对于这类人，使用一张可以贴在笔记本封底内页的便利贴，将其号码写在上面。日后换笔记本，只要将便利贴撕下，再贴到新笔记本的封底内页即可。

当你有了补充电话留言内容的经验，日后你给其他同事写电话留言条，就知道该记下那些内容了。

若是紧急事件，不要只在电话留言条上写“请回电”或者“带回对方会再来电”这样简单的字句，还要尽量记录下对方来电的原因，比如“某某策划有问题”等。

为了以后紧急事件发生时方便联络，最好将对方电话及个人信息写在电话留言条上。

回电以后，就知道对方所谓何事。对于这个结果也要保存记录，方便日后查找。对于设想和结果，请使用不同颜色笔区别记录。在打电话时，对电话的主要内容需要在笔记本上同样做记录。

另外，即使不是紧急事件，只是一些琐碎的事情，也尽量将自己常犯的错误都记录下了。越是小失误，越不会留意，也就一直无法改正。

养成记录设想与结果的习惯之后，即使遇到意想不到的问题或者客户投诉，也不会感到手足无措，照样能冷静处理。

刚进公司或者刚换部门时，电话留言的使用方法是有窍门的。因为你是新人，一定有很多接电话的机会，这时候不要将通话内容记在留言条上，而是直接记在你的航母笔记本上，然后再确认。如果跟你无关，就将留言誊写到电话留言条上，交给负责人。

如此一来，你就能知道本公司或者本部门与哪位客户或者其他部门的哪一位同事有来往。如果是不认识的客户或者遇到不懂的用语，先记在笔记本上，然后再网上查找，或是将电话留言条交给同事时询问一下。这样就能迅速地适应新的工作环境，也就能更快地了解工作内容。