【岗位说明书】行政部职能说明书

部门名称行政部直接上级总经办下属分部门行政采购、后勤管理、行政内勤、行政外联

职责概述负责公司行政管理体系建立、推广、执行、监督、服务，做好行政支持工作，保障公司正常工作环境，做好对内对外服务配套工作，监督、检查各部门正常办公环境、秩序等。

工作权限

职能名称具体工作职能

1.行政采购1、办公用品询价、比价、申请、采购、报销；

2、办公设备询价、比价、申请、采购、报销；

3、办公家具询价、比价、申请、采购、报销；

4、运输设备询价、比价、申请、采购、报销；

5、后勤食堂物料询价、比价、申请、采购、报销；

6、总经办交代的其他特殊采购；

7、以上所有采购账务建立健全、分析，做到一月一分析，一季一总结，严控

采购费用；

8、以上所有采购品质量把控，确保正常办公使用。

1

2.后勤管理1、食堂管理，制作并执行、推广食堂管理制度，接收行政采购的食堂物料，

办理入库手续，制作、发放员工餐，保障员工安全用餐，维持厨房、食堂卫生安全；

2、车辆管理，制作并执行、推广车辆管理制度，接收公司所有部门车辆需求，

合理安排车辆使用，保障公司用车安全，严格控制车辆使用成本，及时保养、爱护车辆，做到出车即登记，加油即填表，一月一分析，一季一总结；

3、卫生管理，制作并执行、推广卫生管理制度，合理安排员工卫生值日，检

查、监督公司卫生环境，保障工作环境整洁、舒适；

4、安全管理，含水电气管理，制作并执行、推广安全管理制度，做好安全指

引，检查公司安全，做好安全把控、检修等，保障日常水电正常供应，保障正常工作环境安全。

2

3.行政内勤1、低值易耗品管理，即2000元以内办公用品、办公设备、办公家具管理，建

账，及时办理入库，配合各部门申领使用，及时办理出库，做到账实相符，并及时申请采购，确保正常工作安全库存；

2、固定资产管理，即2000以外含2000元办公用品、办公设备、办公家具、

运输设备管理，建立健全固定资产管理制度，建账，及时办理入库、贴标，配合各部门申领使用，及时办理出库，做到账实相符。并负责所有固定资产保养、维修、更换等（运输设备由后勤管理负责），保障正常工作使用。

3、前台接待，负责公司前台接待事宜，含快递收发、传真收发、信件收发、

文件收发等，做好各项收发登记工作，确保快递、传真、信件、文件等及时递交至接收者；并负责所有来访人员登记、接待，及时安排给受访者。

4、票务预订，根据出差单预定出差人员机票、火车票等（货车票仅限总经办），

并及时

5、酒店预订,根据各部门需求，预定客户住宿酒店，并根据要求支付相关费用

6、会议室管理，制作并执行、推广会议室管理制度，负责会议室使用安排，

做好会议日常物品准备，保障会议正常进行；

7、日常行政文件档案管理，建立健全行政文件档案管理制度，及时留存行政

文件，包含部门之间往来文件、对外文件、行政制度性文件、合约性文件等，建立电子档案、书面档案管理双重账，确保文件档案及时更新、以及安全；

8、证件、印章管理，制作并执行、推广证件、印章管理制度，负责公司所有

用证、用印事宜，保障印章、证件有效性，做好证件、印章保密、安全管理；

3

4.行政外联1、法务支持，负责公司与法律顾问之间法务联系工作，协助各部门进行合同、

文书等工作文件法务审阅

2、政府部门公关，负责对外政府部门外联公关工作

4