住房公积金管理中心内部控制初探

住房公积金管理中心内部控制初探作者：朱红来源：《学理论·中》2014年第06期摘要：住房公积金内部控制对有效管理公积金具有重要的作用，公积金管理中心内部控制十分必要。

提出公积金中心内部控制框架的初步构想，并进一步从如何建立公积金中心内部控制制度、防范公积金中心内部控制道德风险等方面提出相关对策：符合程序相互牵制的要求；要权责明确；要赏罚明确。

关键词：住房公积金；风险管理；内部控制中图分类号：F2 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2014）17-0056-03住房公积金内部控制是指住房公积金管理中心对各个内部部门、分支机构以及其工作人员所从事的业务活动制定的一系列方法、措施和程序的总称，从而达到对上述部门、机构及业务活动进行风险控制、制度管理及相互制约的目的，最终完成既定的工作目标和防范各类风险的发生。

一、公积金管理中心内部控制的必要性分析公积金中心是公众资金管理机构，既不同于一般的行政机关、事业单位，也不同于金融机构，是不以盈利为目的的独立的事业单位，以管理好、运用好住房公积金为己任。

一方面要保证住房公积金专用性，规范住房公积金的提取使用，确保政策的贯彻执行；另一方面要履行住房公积金的保值和归还职责，为了保值就需要进行贷款等业务，就需要防范资金风险和损失。

因此，加强内部控制建设是公积金管理中心正常运行的必要保障，主要体现在以下几个方面。

（一）公积金管理中心内部控制是有效防范各类风险发生的需要住房公积金的运用是发放个人住房贷款、购买国债。

发放贷款和购买国债必须按期收回本息才能保证公积金中心的正常运作，否则将造成风险损失，以前发生的郴州公积金中心的李树虎案、北京公积金中心的梁山案都说明了在日常管理中注意防范风险的重要性，而防范风险就需要通过加强内部控制来完成。

（二）公积金管理中心内部控制是进行规范化管理，提高管理水平的需要住房公积金的运用必须遵循安全性、流动性、效益性和政策性相结合，这就要求进行规范化管理，各地公积金中心成立以来，在管理上做了有益的探索，但由于先天不足，许多业务运作仍不规范，运作机制仍不健全，各部门和岗位的权力分配不合理，也未形成相互制衡机制，使一部分内部人员滥用职权成为可能，直接影响公积金中心的目标实现，为此，通过建立内部控制，实行规范化管理，大力提高公积金中心的管理水平是很有必要的。

（三）公积金管理中心内部控制是贯彻落实《住房公积金管理条例》，维护公积金所有者合法权益的需要住房公积金属于缴存公积金的职工个人所有，公积金存在的风险和造成的损失必然影响到职工的切身利益。

在归集、提取、贷款工作中，既要考虑到个体利益也要考虑到整体利益，只有维护整体利益也才能实现个体利益，明确的职责、细化的制度、健全适应的岗位、制衡机制是贯彻落实《住房公积金管理条例》，维护公积金所有者合法权益的保证。

二、建立公积金中心内部控制框架的初步构想完善的住房公积金管理中心内部控制的建立需要公积金人的共同努力和探索，笔者从内部控制框架构建的视角出发，认为应从以下几个方面入手。

（一）要实现纵向控制公积金中心所建立的内控机构应当集行政检查监督、业务稽核内部审计和内部管理控制于一身，对公积金管理中心的所有业务活动和运作风险进行全面控制，直接向中心主任负责。

同时，中心的内控机构向分中心（管理部）指派专（兼）职人员作为内控人员，参与分中心（管理部）业务管理，就监督职责来讲直接向中心的内控机构负责。

（二）要达到横向相互制约这要求中心各部门、各岗位人员均要处于制约机制的约束之中。

一是各部门各岗位人员按照《住房公积金管理条例》规定、业务规程的要求自律并相互制衡。

公积金中心业务运作中的各个环节岗位包括归集、提取、贷款、会计等具有联系性，构成统一的业务过程，但是各个环节和岗位又是相对划分开的，具有相对独立性，因此，建立业务过程的内部控制时，不同岗位要保持相对独立性，明确划分每一岗位的权利和责任，每一个岗位人员分别按照《住房公积金管理条例》及业务规程要求进行业务操作，履行岗位职责；同时，对每一业务岗位的操作设计必须对相应的的权力设立制衡措施，不能设置没有监督和制约的权力，做到既保持相对独立又相互制约、相互牵制。

二是职能处室对分中心（管理部）按岗位责任制和目标责任制进行考核管理。

职能处室如归集处、贷款处、提取处、计财处等应定期和不定期对分中心（管理部）对口业务进行检查监督。

一要检查对口业务岗位人员的履责情况，是否按规程办理业务，程序是否符合标准，手续、资料是否规范齐全，有无舞弊行为等。

二要考核业务目标任务完成情况，分析目标任务完成好坏的原因，指出存在的问题，提出下一步工作要求等。

三是内控稽核部门对业务活动和财务会计活动进行再监督。

内部稽核部门是专门从事内部控制和核查的部门，相对于其他职能处室来讲，具有相对独立性、超然性、权威性，稽核部门的内控职能也不同于其他职能处室。

从某种意义上说，它是内控的最后一道关口，同时，它可以对任何一项业务，任何一个岗位进行检查。

（三）要做到相向反馈公积金中心内部控制，不能缺少对内控执行情况的反馈，对内控执行情况的反馈包括以下几个方面。

一是预警预报。

中心应建立围绕着资金运作、业务管理、风险防范、资产安全等业务的定期分析、信贷资产质量评估、各种凭证、账表核对以及业务活动的事前、事中和事后监督制度，既即时了解业务运作情况，把带有苗头倾向性的问题预测预报以降低风险，又能考核指标完成情况。

二是信息反馈。

中心必须保证信息传递及时、畅通无阻，目的是便于决策和纠偏。

由于监督控制的基础是信息，而信息的取得需要通过反馈，反馈的过程就是信息的变换过程，正是信息反馈作用的存在，才能发挥控制的机能，并且控制全过程均离不开信息及其反馈过程。

三是内控评价。

只有通过对内控的评价才能了解内控状况，掌握内控效果的优劣，以进一步优化内控工作，中心对内控评价的内容应包括：制定的各项规章制度是否覆盖了各个业务环节，是否存在空白点，深度是否到位，各项规章制度能否被认真执行，是否存在不切实际无法执行，内控制度、办法是否能发挥应有的作用并取得满意的效果。

四是及时调整。

执行在内控实施过程中，有些制度、方法不适应或不切合实际，应予以调整和补充，以便日趋完善。

三、公积金中心内部控制制度建立的对策与建议内部控制制度的完善是构建公积金中心内部控制的关键。

公积金中心所建立的内控制度，应注意以下几个方面的问题。

（一）符合程序相互牵制的要求依据内部控制不相容职务相互分离的原则，业务处理程序中的授权、批准、执行、记录、检查等环节，不能由一个人或一个部门去完成。

因此，中心在制订内控制度时，要对各项业务，尤其对提取、贷款、财务会计业务在制度上要明确业务流程，环环紧扣，对不相容的岗位进行清理，如贷款业务中的受理岗位、审核岗位、审批岗位、贷后管理岗位中，受理岗位可以办理受理、调查业务，但不可以审批，也不能从事贷后管理；审批岗位不能从事受理、贷后管理业务；贷后管理岗位不能从事受理、调查、审核、审批业务。

再如会计业务中的出纳岗位不能兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。

（二）要权责明确对各部门、各岗位都要明确权限，同时明确责任，并做到权限与责任的适应和对等。

如贷款业务中，贷前调查人要对申请材料的真实、完整、合法、有效性负责，对借款申请人偿还能力、购房真实性调查结果负责，有权提出是否同意贷款的明确意见，有权提出对贷款额度、期限、担保方式、需落实的贷前条件、划款方式等方面的建议；贷款审批人要对借款人资格条件、借款用途、额度、比例、期限等负主要责任，同时有权决定是否同意贷款，有权决定贷款额度、期限、比例等；贷后管理人员负责贷后检查、本息收回、合同内容变更、信息管理、档案管理等，有权提出提前收回贷款、处置抵押物等主导意见或建议等。

（三）要赏罚明确公积金中心要做到在制度面前人人平等，所有人均应当在制度的约束下开展业务活动，对于那些不遵守制度、不履行职责的行为，制订相应的追究、查处责任和惩罚办法，终身追究制固然是明确责任，惩罚违纪违法行为的措施，但也不是万能的，有明显的滞后效应，也过于庞统，因此，还要建立其他的赏罚制度，同时严格执行，及时兑现。

综上所述，公积金中心应建立以下内部控制制度。

1.业务授权制度。

对分中心（管理部）适当授权将会提高工作效能。

公积金中心每年有数千笔贷款业务，数万笔提取业务，资金收付每天都在发生，如果都由中心集中审核审批是无法办到的，那将会造成工作效率低下，同时也不利于提高分中心（管理部）人员的责任心和主动性。

因此，合理授权就非常必要。

建立科学的业务授权制度，要明确授哪些权，向谁授权，授多大的权，即明确授权内容，授权层次和权限，要注意授权内容和权限与受权机构的业务规模、机构所在地经济发展状况、受权人管理能力、素质相适应。

如贷款业务授权，要充分考虑各分中心（管理部）的贷款业务量，所在地住房价格水平、职工购房能力等，在权限上不能一刀切，应注意有所区别。

2.岗位责任制度。

由于公积金中心的业务运作需要由内部各部门、各岗位共同配合完成，因此岗位责任制度的建立显得尤为重要。

制订符合实际的业务操作规程和业务操作制度是岗位责任制度建立的第一步，包括提取操作规程、贷款操作规程、归集操作规程、资产保全操作规程、审贷分离制度、贷款监控制度、贷款风险权责对应制度、内部贷款稽核审计制度等。

业务操作规程与制度的建立要严格按照岗位分工进行，根据业务运作的实际工作需要，因事设岗，因岗设人；明确各岗位业务操作中的责任划分，按各自的工作性质权限承担相应的责任，每一项业务至少必须有两个岗位或两个以上人员参与记录、核算和管理，另外需加强业务操作的事后检查，每项业务处理的流程都要由职能部门或分中心（管理部）负责人进行综合把关和全过程检查，以确保各岗位按照职责要求正确处理同一业务，若发现问题能够得到及时纠正。

其次，在完善的岗位责任制度基础之上，明确并赋予各岗位相应的职权，形成相互配合、监督与制约的工作关系。

对于重要岗位一定要建立相应人员定期轮换制度，以保证继任者能够对上一任的工作进行评价，发现缺陷与不足。

3.内部稽查制度。

内部稽查是保障内部控制正常运行的最后一道防线。

公积金中心内部控制运行状况如何，是否发挥应有的作用，需要检测和不断修改、调整，这就需要稽核。

建立健全合理、有序的内部稽核检查制度对公积金中心而言十分重要。

内部稽查制度要求对业务部门（含分中心、管理部）采取按年、按季、按月的定期常规检查，或针对某一项业务进行不定期的专项检查。

这样，一是利于对业务运作中出现的问题、偏差及时处理和纠正；二是利于发现业务运作中的漏洞并找出内控的空白点，从而对基础制度加以完善；三是利于发现违规、违纪、违法的情况并予以处理。

4.资料保全制度。