文控管理办法
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山东凯源木业有限公司管理文件
文件编号:KY-MTRX-B001 版次:A/1文控管理办法
1 总则
目的
为进一步规范山东凯源木业有限公司(以下简称公司)文件控制管理,完善文件的编订、修改、收发、分类标准,对公司管理、业务、合同等文件的排版、打印格式、输出的格式等进行统一,确保其规范性和协调性,特制订本办法。
适用范围
本办法适用于公司各部门及分公司各部门体系文件及外来文件。
职责权限
人事行政部负责本办法编制、修订、废止的起草。
总经办负责本管理办法编制、修订、废止的校对。
董事长负责本管理办法编制、修订、废止的审核批准。
人事行政部负责本管理办法的发放及存档管理。
文件定义
管理文件:指为规范公司管理而形成的有效指导日常运作的文件,
包括管理制度、组织机构、流程、规定、规范、办法、程序、标准、红头文件、表单等。
业务文件:指各业务项目部门针对营销业务编写的对外相关文件。
分类及定义
管理工具类:指为公司各类管理文件、业务文件、各类标准、程序
等体系内文件的编订、修改、废止等所有文件控制的指导性文件。
管理程序类:指为公司各类管理、业务、生产、采购等全运营过程
的工作/作业流程确定性文件。
管理标准类:指为公司各类管理、业务、生产、采购所有工作/ 作业
活动过程中的执行标准性文件。
分级标准
管理文件共分三级,对应层级分别为:
一级管理文件:为公司层面所编订、控制的管理文件
二级管理文件:为部门层面所编订、控制的管理文件
三级管理文件:为基层层面所编订、控制的管理文件2 文件结构及编写标准
页眉:公司logo 和公司全称,公司全称用“五号”“宋体”左对齐”编写。
文件头:公司全称加管理文件,“一号”“黑体”“加粗” “居中” 编写,换行文件编号和版次,“四号”“仿宋体”“不加粗”“左对齐”编写,换行下划线。
文件名:文件名全称,“三号”“黑体”“加粗”“居中”编写。
文件标题:“四号”“仿宋体”“加粗”编写。
文件正文:“四号”“仿宋体”“不加粗”编写。
文件编号:一级编号以阿拉伯数字1 加空格一个字符,以此类推;二级编号以一级编号为前提后缀.1加空格一个字符,以此类推;三级编号以一、二级编号为前提后缀.1 加空格一个字符,以此类推;四级编号以一、二、三级编号为前提后缀.1 加空格一个字符,以此类推。最高设四级编号,四级编号后细项以♦为编号。(示例:一级编号1+空格;二级编号+空格;三级编号空格;四级编号空格)
页脚:包括文件类别、抄送详情、编订日期、生效日期、页码,小五号宋体不加粗左对齐编写。
段落行间距:文件名行间距为一倍间距,段前、后各增加 1 行,文件正文为单倍行间距。
段落缩进:分段落为首行字符缩进2 字符
3文件分类编号设定
文件编码说明
公司各部门及分公司各部门下达的每一个文件只允许有唯一的一个 编码 公司及各分公司编码如下:
山东凯源木业有限公司编码:KY 山东蓝源化工有限公司编码:LY 山东宏源热力有限公司编码:HY 山东俏家装饰有限公司编码:QJ 文件类别编码如下:
文件类别 文件编码 英文
管理工具 MT Man ageme nt Tool 管理程序
MP
Man ageme nt Procedure
公司代码
□
□
□ □
□
文件流水号
传达层级
部门编码 文件
部门编码如下:
文件流水号自001起连续往下延续编写(合同文件除外)
文件传达层级是指文件需贯彻深度,具体划分如下
版次号为初次定版发布为A/1,施行期间修订后为A/2,以此类推文件改版后为B/1,施行期间修订为B/2,以此类推。
文件内记录表格、表单、附件编码以文件编码为基础,后缀附件号,
以阿拉伯数字显示。(示例:本管理办法内附件一编码为:
KY-MTRX-B001-01 4文件控制流程
文件控制流程详见《凯源木业文控流程图》(附件一编码:
KY-MTRX-B001-01
5文件管理
管理文件定期修订、改版、评审和废止,具体标准如下:
当管理文件所对应的管理活动流程、标准、结构发生变化时,或开发出更适用于对应管理项的管理措施、方式或标准时,进行实时修订或改版。
管理文件发布、评审、审批需填写《管理文件审批记录表》(附件
二编码:KY-MTRX-B001-02
该管理办法正式实施后,原文由人事行政部负责存档管理,除必要公司业务用途之外不得外借。
经批准实施后的文件,由人事行政部列入公司《受控文件清单》(附件三
编码:KY-MTRX-B001-0),并对文件进行动态管理。
文件发放前,人事行政部根据确定的发放范围标明发放号和受控状态。受控状态分为“受控”和“非受控”两种,受控文件由总经办盖
“受控”章,任何受控文件均应确保其为有效版本。
管理文件的发放由总经办统一印制发放,并填写《管理文件收发记
录》(附件四编码:KY-MTRX-B001-04,领取部门负责人签字后方
可领取。
6附则
本管理办法经董事长审批后正式生效。
管理办法内未尽事宜以公司实际管理为准。
遇管理办法内条款与相关法规或地方行政标准冲突时,以法规及上
级规定为准,并对该管理办法进行修订。
人事行政部保留对该管理办法的最终解释权。