商务英语交往中的礼貌原则

《商务英语交往中的礼貌原则》

＿＿商务英语信函中的礼貌原则【摘要】随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济交流与合作也在不断增多。人们不可能跟自己的贸易伙伴亲自拜会，会函就成了取代亲自拜会的一种便宜而有效的沟通媒介。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。一封礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助一个公司建构起良好的商业形象，进而做成一笔笔好生意；反之,一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会给一个公司带来负面的评价，使之弄砸了生意不说，还有可能毁了公司苦心经营的形象。可见，礼貌在商务信函中的作用不容忽视。本文通过大量实例的比较，论述英语商务信函应坚持的礼貌原则，归纳出当代商务英语信函中的礼貌表现。

关键词：英语商务信函；礼貌；原则

Politeness in English Business Letters

Abstract: With the development of the process of Global Economic Integration, the worldwide economic cooperation and exchanges are increasing. It is impossible that people meet their trading partners face-to-face, and we often need to make all kinds of the commitments that our trading partners have made a written record that can be checked. Now English business letters have become a cheap and effective medium of communication and replaced a

personal visit. Each letter that we write to our trading partners represents a company’s image and shows its strength. A courtesy and descent business letter can help to build a favorable business image for the company and do business better. However, a letter without courtesy can not only lead to the failure of the business, but also destroy the image which the company has built up for years. Therefore, the courtesy of business letters is very important. Through systematic analysis and comparison of English business correspondences, this paper states that the principles of politeness in English business letters should be insisted. The author also presents several aspects of politeness in English business letters. Key words: English business letter; politeness; principle

一、引言

21世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国的交往日益频繁，国际贸易事业发展迅猛。但随着科学技术的发展，国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递商务信函。因而，英语商务信函成为一种便宜而有效的沟通媒介。“一封好的商务信函，可以带来截然不同的效果，使你所要表达的意思焕然一新，给对方深刻的印象，使您的职业道路畅通无阻。一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”

二、英语商务信函的定义及写作原则

英语商务信函是一种最常见的商业联系媒介，它是一种通过电脑

或者打字机“书信”来完成的人际间交往。实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念，甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象等。

写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。一般地，商务信函有以下几个方面的写作原则：1、礼貌原则(courtesy)

礼貌不仅仅是指有礼而已,并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order 等就可以，它是从一个“您为重”(You - attitude) 的角度考虑问题。为了使商务英语文书更具礼节,撰写者还应避免过激、冒犯和轻视的用词。

2、体谅原则(consideration)

体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时,要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中,寻找最好的方式将信息传递给对方。

3、完整原则(completeness)

在信函写作中,信息完整很关键,所以商务信函中应包括所有必需的信息。

4、清楚原则(clarity)

清楚是商务英语信函写作最重要的原则.一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择

正确、简练的词以及正确的句子结构。一般地，商务文书的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来,以便对方准确理解。

5、简洁原则(conciseness)

要求我们用最少的语言表达最丰富的内容。在写作中, 我们应当用简短、易懂、直接、朴素的英语, 要避免重复、罗嗦, 不要将读者的时间浪费在你那难懂的字眼上[1](P1)

6、具体原则(concreteness)

使所表达的内容准确而又生动。当涉及到数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

7、正确原则(correctness)

正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确，也指语言标准、叙述恰当、数字精确、以及对商业惯用语的正确理解[2](P1)

三、英语商务信函的礼貌表现

（一）、商业信函中的积极礼貌表现

按照布朗和列文森的礼貌理论，积极礼貌策略就是说话人为了满足听话人对积极面子的需求而采取的措施。积极面子是指希望得到别人的肯定和赞许。为保住对方的积极面子不受损害，说话人有必要使用积极礼貌策略，千方百计让听话人的面子得到尊重。为此，说话人可以通过迎合听话人心意和取悦听话人的语言的运用，让听话人感到自己的行为获得了说话人的承认和赞美。在商务信函中积极的礼貌表现主要体现为四种策略：赞美、展示人情味、避免不和与声称关系近。