高速公路数字档案管理工作探讨

高速公路数字档案管理工作探讨
发布时间：2021-11-11T08:14:08.434Z 来源：《防护工程》2021年23期作者：刁艳娜
[导读] 提升公路项目建设的系统性和全面性，从而提升工程质量管理和效率。

烟台市福山公路工程处 265500
摘要：高速公路档案一般内容比较多，且涉及方面广泛，尤其历史比较久的公路企业，人工管理模式已经无法满足现阶段的管理需求，随着大数据、云计算、5G、人工智能、量子通信、BIM等新兴信息管理技术迅猛发展，数字档案已成为档案管理工作发展的大趋势。

而大多数企业对于数字档案管理工作在制度、资金、技术、管理、人员等信息都具有较大的差距。

结合高速公路运营档案管理工作现状，本文从数字档案概念、建设入手，分析高速公路公司数字档案管理需求和存在的问题，并提出应对方法和数字档案建设框架。

关键词：高速公路；数字档案；管理工作
引言
在高速公路档案管理工作中，管理内容主要包括施工图纸管理、项目合同管理、工程成本管理以及相关资料的管理，其内容比较广泛。

为了进一步保证高速公路档案管理效果，可以将网络与信息平台运用到管理当中，其在档案管理、归档和调阅方面都有显著优势，提升公路项目建设的系统性和全面性，从而提升工程质量管理和效率。

1高速公路数字档案概念
2015年8月国家档案局实施的《数字档案COM和COLD技术规范》将数字档案定义为：以数字形式存在的档案信息资源，包括传统载体档案数字化产生的相关信息、电子档案等。

按2017年3月施行《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）定义：1.电子文件指国家机构、社会组织或个人在履行法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储数字格式信息记录，由内容、结构、背景组成；2.电子档案指具有凭证、查考、保存价值归档保存的电子文件。

电子文件与传统纸质文件都具有特定要素和同等作用、效力；特殊性在于必须依赖计算机等电子数字设备进行传输、存储、阅读；3.二者关系。

电子档案必然是电子文件，而只有归档保存电子文件才是电子档案。

电子文件内涵和外延要大于电子档案；4.电子文件特征。

非人工识读性（与传统纸质形成根本区别）、生成环境依赖性（依靠计算机软、硬件工具）、信息与载体可分离性、信息内容、载体和环境易变性、多种媒体集成性和信息存储高密度性。

2高速公路档案管理工作现状
2.1档案管理人员意识淡薄
很多公路交通量档案的管理人员对工作的重要性认识不足，过于依赖经验，工作懒散，无法及时收集、立卷与归档，影响工作质量与效率。

有的人员对档案利用不重视，有看摊、守业思想，影响公路交通量档案信息的综合利用，降低交通量档案在经济与社会上的利用效果。

各县（区）公路中心通常都是养护统计人员兼职公路交通量档案管理工作，无法专注于档案管理工作，甚至还存在年龄结构偏大，对操作计算机系统不熟悉等问题，影响公路交通量档案管理工作正常开展。

2.2档案管理信息化水平较低
目前，高速公路建设项目档案管理工作不被重视，使得整个工作缺乏明确的质量标准，尤其是尚未构建行之有效的管理机制，档案收集管理无据可依，整个工作的开展缺乏强有力的指导；高速公路项目档案管理整体水平不高，约束机制不健全，很难保证管理职责落实到人。

也就是说，制度的不健全造成责任不明确，缺乏行之有效的管理规范与流程，诱发档案管理不规范现象。

2.3管理方式和手段相对不够先进
随着科技的进步，经济全球化在不断推进，不同国家不同文化相互交融，社会结构也受到了很大的影响，很多传统的管理方式已经不适用于现如今的社会发展，档案管理是服务性质的工作，它的工作前提是社会和人们的需求，因此当社会需求发生变化时，档案管理工作也应该有所变化。

很多档案管理工作仍然沿用传统的方式，很难彻底改变工作观念和习惯，使得最终的工作效率不如人意，而且传统的档案管理方式很难与新兴的信息技术相配合，如果不改变原有的管理方式，最终可能会被社会淘汰。

3高速公路数字档案管理系统建设方案
3.1提高档案管理意识，建设高素质管理队伍
档案事业的稳定和发展，既要依靠科学技术，更要依靠高素质的人才队伍。

档案管理人员应严格律己，不断加强自身的素质、教养，提高思想认识，增强责任感。

这样才能在烦琐枯燥的公路交通量档案管理工作中，时刻保证责任心，降低工作中的失误。

每年，市公路中
心要定期组织各县（区）中心公路交通量统计和档案管理人员，培训交通量档案管理、计算机应用、观测仪器使用、交调数据分析与应用等知识，提高他们的档案管理专业知识，熟悉交调仪器和计算机网络技术，培育成既是档案专业业务又是计算机网络技术的行家里手。

3.2建立完善的档案管理制度
管理创新，制度先行。

要实现档案管理的现代化建设目标，首先要完善档案信息化管理制度。

在新时代背景下，档案管理工作者，应从新的档案管理形式与条件出发，把握档案信息化管理特点，梳理档案信息化管理中的各项要素，完善编制符合信息化管理模式的档案材料收集与归档制度，明确电子档案收集渠道、分类标准、报送时间、文件规格等要求。

完善档案审核制度，明确审核责任配置，以及审核要求，要符合信息化档案管理特点。

3.3实现高速公路数字档案管理
数字档案系统建设和档案数字化，需管理工作系统化、信息化、电子化，要有数字档案管理信息专业技术人才及信息化管理基础。

而高速公路运营公司已具备纸质档案、音像档案数字化软、硬件条件和使用经验，为数字化工作全面实现创造了成熟条件。

1.因高速公路监控和收费系统管理需要，均配备有软件、硬件、通信、电力等工程技术专业人员，完全具备数字档案系统日常管理、维护技术能力，部分运营公司甚至具备数字档案管理系统软件开发技术能力；2.经过多年发展，企业ERP系统、OA系统、养护、合同、收费管理等信息化系统在运营管理中得到广泛应用，具备档案数字化良好基础条件。

3.4加强档案管理建设工作
第一，改变传统人工运营资料档案管理中存在的数据重复、烦琐、手工操作效率低、管理质量低等问题。

第二，重复将计算机技术应用到档案管理过程中，有效提高档案管理的规范化、智能化、自动化程度，提升对档案管理的科学性，降低档案管理中错误的发生。

第三，同步为工程施工进行服务，有效提升技术档案服务水平，提供有效的技术档案支持。

第四，及时对新的档案资料进行更新，方便客户对资料的查询，让档案发挥出更大的作用。

第五，对档案进行分层管理，提高技术信息资料的安全性和保密性。

档案信息管理系统根据功能不同，可以分为不同的功能模块。

各个模块之间是相互孤立的，但可以做到信息的共享，方便对各个模块的设计、编码、测试和修改，大大降低了系统开发的难度。

由于各个模块之间相对比较孤立，可以有效避免错误的产生。

工程技术资料信息管理系统模块可以按照功能不同，可以分为档案管理、档案查询、系统维护等三大模块。

结束语
综上所述，伴随新兴信息管理技术迅猛发展和节能减排社会建设的需要，数字档案成为企业档案管理、利用的必然趋势。

高速公路公司应以发展眼光加大资金、技术、人员保障，推进数字档案建设，提高管理效率，充分发挥档案在提升企业管理水平和效率方面的价值。

参考文献：
[1]王静.加强高速公路建设项目档案管理实践要务［J］.浙江档案，2020（6）：58—59.
[2]赖惠银.大数据时代下高速公路建设项目档案信息化建设研究［J］.卷宗，2020（5）：119-120.
[3]王海鸥.公路交通量调查档案重要性分析[J]城建档案，2021（3）：46-50.。