公司函件收发管理制度范本

公司函件收发管理制度范本
一、目的与原则
为保障公司内外部通信的顺畅、安全与保密，制定本管理制度。

所有员工应遵守以下原则：确保信息传递的真实性、准确性、及时性，并严格遵守保密规定。

二、函件接收管理
1. 公司设立专门的邮件处理部门，负责统一收发所有进出公司的信件和电子邮件。

2. 收到的函件应当立即进行登记，记录包括来件时间、发件单位、主要事项等内容。

3. 对于特急或重要的函件，应立即通知相关部门或负责人，并按照紧急程度优先处理。

4. 普通函件应在收件后的一个工作日内分发至相关部门。

三、函件发送管理
1. 各部门需发送的函件，应先由部门负责人审核，确认无误后交由邮件处理部门统一寄出。

2. 邮件处理部门应对发出的函件进行登记，记录包括发件时间、收件单位、主要事项等。

3. 重要或涉密的函件应由专人负责送达，并取得签收回执。

4. 所有对外发出的电子邮件必须通过公司指定的邮箱账号发送，并由信息系统管理部门监
控以确保信息安全。

四、电子函件管理
1. 公司内部电子函件系统应有严格的权限设置，确保不同级别的员工只能访问相应的信息。

2. 对于含有敏感信息的电子函件，应使用加密技术进行保护。

3. 定期对电子函件系统进行安全检查和维护，防止数据泄露或丢失。

五、档案归档与保密
1. 所有纸质函件在处理完毕后，应由邮件处理部门负责归档，并按照公司档案管理规定保存。

2. 电子函件应备份存储于公司服务器，并定期进行数据备份，以防万一。

3. 未经授权，任何员工不得私自查看、复制或外泄公司函件内容。

六、违规处理
违反上述规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分。

严重者可能面临解雇，并需承担法律责任。

七、附则
本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释，并根据实际情况不定期修订更新。