会展现场服务与管理课件
合集下载
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
会展现场服务 与管理[精编文
档]
一、展会现场管理工作安排
展前布置 管理
展中现场 管理
会展现场工作 撤展管理
一、展会现场管理工作安排
展ຫໍສະໝຸດ Baidu布置阶段
1．设立场地前台接待 1 负责参展企业报到登记。 2 根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认。 3 派发参展企业在参会期间的参会指南。 4 进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况。 2．酒店接待处 5 设立前台接待处。 6 进行参展商住宿登记。 7 住宿表要求：企业名称、房间号码、酒店联系电话、房主姓名。
8.布置会场。
9.安排翻译。
10.收集媒体的报道。 （1）表演 1. 提前策划。主办单位一定要明确所策划的表演是什么性质的表演。 2. 选择场地。除了开幕、闭幕式上的活动之外，各类与展会主题有关的表演安排在展出现场比较合适，具
体选择什么地点，要根据实际情况而定。 3.现场协调。为确保表演活动的顺利进行，展会主办者对表演现场的调度与服务十分重要。参展商与参展
第四阶段：危机的控制
• 安排专项人员从事危机的处 理和控制工作，将危机损失 降至最小的基础。
• 及时、准确地与自己的组织 成员及客户通报相关信息
• 指定一个人作为展览会主办 方的发言人
四、会展危机管理与关系恢复
1成立会展危机管理委员会，对会展危机进行
预测分析；
会展危机预防措施
2 制定会展危机应急计划/方案； 3 事先和媒体建立联系；
三三、、展展览览期期间间相相关关活活动动策策划划 行业会议在策划上有三个方面的中心任务，即会议的主题、会议的议题和会议的筹备方案。 （4）产品发布会 1.明确目的。 2.确定口径和发布方式。
3.选择时机。
2 ．展会专题 会议策划
4.确定对象。 5.发出邀请和接受报名。
6.确定主持人和发言人。
7.准备有关材料。
4. 确定致词人、剪彩人的次序、站位
5. 音响、乐队、礼炮等的检查、配合与协调
6. 检查嘉宾签到薄、胸花和剪彩用品、礼品
7. 妥善安排新闻媒体采访报道
（1）专业研讨会 1.会前简明扼要地向主要发言人与主持人介绍相关情况。 2.事先设计好会议议程。
3.邀请知名人士主持讨论会。
4.使主要发言人明白主办方希望他们做什么。
一、展会现场管理工作安排
撤展阶段管理
当展会按计划的天数进行展览完毕以后，展会就要准备闭幕，展 会闭幕标志着本届展会正式结束。然而，展会闭幕并不意味着展会现 场工作就此结束。展会的撤展工作还需要办理机构的大力介入和进行 必要的管理。展会的撤展工作主要包括展位的拆除、参展商租赁展具 的退还、参展商展品的处理和回运、展场的清洁和撤展安全保卫等工 作。
3．制定科学地危机处理策略
在危机预防阶段建立的“虚拟”危机管理小组在得到充分授 权的前提下，可以立即转变为专门的危机管理机构，代表企 业走到危机处理的第一线，形式危机管理职能，确定危机处 理策略，制定处理方案，采取各种危机处理措施。
4．实施会展危机公关
1 以客户利益为首位 2 掌握对外信息发布的主动权 3 执行统一的行动方案
①要进行双向沟通； ②要强化媒体管理，正确发挥大众传媒的作用； ③做好危机传播方案。
2．构建危 2 制定危机预案；
机预控系 统
3 开展人员培训，危机管理真模
拟； 4 落实危机预防措施岗位，
范于未然
四、会展危机管理与关系恢复
1．建立会展危机管理的RCRR模式
会展危机处理及恢复对策
2．建立和健全会展危机管理机构
1 预警(Readiness) 2 沟通(communication) 3 反应(Response) 4 恢复(Recovery)
二、展会现场管理与服务内容
展会现场管理内容与措施
1. 展会观众管理 2. 展会现场广告管理 3. 参展商行为管理 4. 安全管理 5. 交通、物流管理 6. 餐饮管理 7. 证件管理 8. 参展商和观众投诉处理 9. 新闻管理 10. 知识产权保护工作 11. 现场保洁 12. 展览会布展和撤展管理
• 这个阶段的关键是找 出危机的本质和真正 的根源。这样才能帮 助展会组织者科学、 合理、迅速采取危机 的处理和援救方案。
第六阶段：危机的提升 /评估
• 危机管理的最后一个 阶段其实就是总结经 验教训，这也是危机 管理的最高境界
第五阶段：危机的解决
• 解决危机，速度是关键， 一旦时间蔓延到更广的范 围便难以处理。因此，一 旦危机发生，展览会组织 者就应该迅速启动危机管 理机制，并尽快采取正确 的处理措施。
一、展会现场管理工作安排
展中现场阶段工作
1．展览会的开幕式组织工作 1 确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单。 2 确定邀请参展企业的记者名录。 3 开幕式的场地搭建要求。 4 开幕式主持人讲话内容的审定及参加嘉宾讲话内容的审定。 5 开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安
排工作。
一、展会现场管理工作安排
二、展会现场管理与服务内容
展会现场管理内容与措施
二、展会现场管理与服务内容
展会现场管理内容与措施
二、展会现场管理与服务内容
展览现场配套服务
1. 展会观众管理 2. 展会现场广告管理 3. 参展商行为管理 4. 安全管理 5. 交通、物流管理 6. 餐饮管理 7. 证件管理 8. 参展商和观众投诉处理 9. 新闻管理 10. 知识产权保护工作 11. 现场保洁 12. 展览会布展和撤展管理
商之间有时会因为对方的表演影响自己而发生纠纷，这时主办方要及时出面协调。
4. 安全防卫。由于是现场表演，往往会吸引大量的观众驻足观看，可能会带来一些安全隐患，这就要求展
会的主办方做好预案，确保表演活动顺利进行。
四、会展危机管理与关系恢复
会展危机管理
会展作为一种特殊的重大经贸活动，人流、物流、 信息流高度集中，是一个对危机较为敏感的行业。 会展危机是指影响参展商、专业观众、相关媒体等 利益相关主体对会展的信心或扰乱会展组织者继续 正常经营的非预期性事件。
5.明确讨论会的性质。
6.合理安排讨论会的时间。
7.与主持人讨论议程要求。
8.请演讲者向主办方提交演讲大纲。
2 ．展会专题 会议策划
9.预先与主持人讨论参加专题讨论的最合适人数。 10.计划最多的互动人数，准备分会场。
11.预计要用到的演示设备。
（3）行业会议 行业会议一般是由行业协会或者政府主管部门组织举办、行业协会会员或者该行业有关企业参加的会议。
一、展会现场管理
开幕仪式
布展/预展
会展现场活动流程
展示/交流
闭幕/撤展
（1）开幕的时间和地点
开幕式时间和地点要提前决定并尽早通知有关各方。在开幕时间的选择上要考虑当地的交通、气候及工作
三三、展展（览2）览习开期惯幕等式期因流间素程间。相相关关活活动动策策划划
1 ．展会开幕 式策划
1. 确定礼仪人员、接待人员分工及任务 2. 落实安全保卫人员的布局与分工 3. 确定领导和嘉宾的排序并务必核准姓名、性别、职务。
一、展会现场管理工作安排
展前布置阶段
3．场馆现场协调工作 1 负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工。 2 对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作。 3 为企业协调现场租赁业务。 4 根据企业报名表，布置安排会场外的广告宣传（一般为参展企业
根据要求而设立的）。 4．交通运输安排及搬运工作 1 企业运输展品的接待及装卸。 2 搬运工作协调。
（一）展前布展管理阶段
所谓布展，从参展商的角度看，是指参展商为准备展览而在展会 开幕前对展位进行搭装、布置和将展品陈列在展位上的系列工作 ；从办展机构的角度看，是指对展会现场环境进行布置和对参展 商有关工作进行的协调和管理
1. 展台搭建管理 2. 展会开幕式和其他相关现场布置
展会开幕式场所的选择和搭建 展会展馆序幕大厅布置 嘉宾休息室的布置 设置“联络咨询服务中心” 设置“新闻中心”。 设置“专业观众登记柜台”
展中现场阶段工作
2．展会召开期间 1 做好大会的参观人数的统计、分类。 2 发放大会的展览会刊（每天定时发放，要根据参观对象的身份发
放）。 3 协调展会期间研讨会会议组织安排工作，做到研讨会与展览会有
机结合。 4 做好最后的中间人形象，积极为企业牵线搭桥，为企业服务。 5 统计大会的成交额，做好记录。 6 积极听取参会代表对大会的意见和建议。 7 根据参会信息，再次邀请参会企业参加下一届的展会。
4 确定会展危机组织对外发言人；
1．建立会展 5 建立处理会展危机关系网；
危机管理预警 6 做好会展组织内部人员培训工作。
在危机管理的角度而言，
机制
保险是一种风险转移，通
过这一机制，众多的经济
单位结合起来，建立保险
基金，共同对付意外事故 。
展会宣传与
推广的内容 3．会展保
险的适当 投入
1 组建“虚拟的”危机管理组；
1．社会因素
2．运作因素
3．自然因素
4．安全因素
四、会展危机管理与关系恢复
会展危机管理的基本程序
第一阶段：危机的预防
第二阶段：行动准备 第三阶段：危机的识别
•危机预防也可称为 “危机预警”，即展 会组织者对可能发生 的危机事件进行预测 并根据各种危机发生 的概率采取相应的预
防措施。
• 建立一支组织者须拥有危机管 理团队，团队人员需熟悉 业 务流程，并能够制定具体、有 针对性、可操作性强的危 机 管理行动计划、建立内外 部 沟通机制、开展模拟训练 及 建立重要关系等
档]
一、展会现场管理工作安排
展前布置 管理
展中现场 管理
会展现场工作 撤展管理
一、展会现场管理工作安排
展ຫໍສະໝຸດ Baidu布置阶段
1．设立场地前台接待 1 负责参展企业报到登记。 2 根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认。 3 派发参展企业在参会期间的参会指南。 4 进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况。 2．酒店接待处 5 设立前台接待处。 6 进行参展商住宿登记。 7 住宿表要求：企业名称、房间号码、酒店联系电话、房主姓名。
8.布置会场。
9.安排翻译。
10.收集媒体的报道。 （1）表演 1. 提前策划。主办单位一定要明确所策划的表演是什么性质的表演。 2. 选择场地。除了开幕、闭幕式上的活动之外，各类与展会主题有关的表演安排在展出现场比较合适，具
体选择什么地点，要根据实际情况而定。 3.现场协调。为确保表演活动的顺利进行，展会主办者对表演现场的调度与服务十分重要。参展商与参展
第四阶段：危机的控制
• 安排专项人员从事危机的处 理和控制工作，将危机损失 降至最小的基础。
• 及时、准确地与自己的组织 成员及客户通报相关信息
• 指定一个人作为展览会主办 方的发言人
四、会展危机管理与关系恢复
1成立会展危机管理委员会，对会展危机进行
预测分析；
会展危机预防措施
2 制定会展危机应急计划/方案； 3 事先和媒体建立联系；
三三、、展展览览期期间间相相关关活活动动策策划划 行业会议在策划上有三个方面的中心任务，即会议的主题、会议的议题和会议的筹备方案。 （4）产品发布会 1.明确目的。 2.确定口径和发布方式。
3.选择时机。
2 ．展会专题 会议策划
4.确定对象。 5.发出邀请和接受报名。
6.确定主持人和发言人。
7.准备有关材料。
4. 确定致词人、剪彩人的次序、站位
5. 音响、乐队、礼炮等的检查、配合与协调
6. 检查嘉宾签到薄、胸花和剪彩用品、礼品
7. 妥善安排新闻媒体采访报道
（1）专业研讨会 1.会前简明扼要地向主要发言人与主持人介绍相关情况。 2.事先设计好会议议程。
3.邀请知名人士主持讨论会。
4.使主要发言人明白主办方希望他们做什么。
一、展会现场管理工作安排
撤展阶段管理
当展会按计划的天数进行展览完毕以后，展会就要准备闭幕，展 会闭幕标志着本届展会正式结束。然而，展会闭幕并不意味着展会现 场工作就此结束。展会的撤展工作还需要办理机构的大力介入和进行 必要的管理。展会的撤展工作主要包括展位的拆除、参展商租赁展具 的退还、参展商展品的处理和回运、展场的清洁和撤展安全保卫等工 作。
3．制定科学地危机处理策略
在危机预防阶段建立的“虚拟”危机管理小组在得到充分授 权的前提下，可以立即转变为专门的危机管理机构，代表企 业走到危机处理的第一线，形式危机管理职能，确定危机处 理策略，制定处理方案，采取各种危机处理措施。
4．实施会展危机公关
1 以客户利益为首位 2 掌握对外信息发布的主动权 3 执行统一的行动方案
①要进行双向沟通； ②要强化媒体管理，正确发挥大众传媒的作用； ③做好危机传播方案。
2．构建危 2 制定危机预案；
机预控系 统
3 开展人员培训，危机管理真模
拟； 4 落实危机预防措施岗位，
范于未然
四、会展危机管理与关系恢复
1．建立会展危机管理的RCRR模式
会展危机处理及恢复对策
2．建立和健全会展危机管理机构
1 预警(Readiness) 2 沟通(communication) 3 反应(Response) 4 恢复(Recovery)
二、展会现场管理与服务内容
展会现场管理内容与措施
1. 展会观众管理 2. 展会现场广告管理 3. 参展商行为管理 4. 安全管理 5. 交通、物流管理 6. 餐饮管理 7. 证件管理 8. 参展商和观众投诉处理 9. 新闻管理 10. 知识产权保护工作 11. 现场保洁 12. 展览会布展和撤展管理
• 这个阶段的关键是找 出危机的本质和真正 的根源。这样才能帮 助展会组织者科学、 合理、迅速采取危机 的处理和援救方案。
第六阶段：危机的提升 /评估
• 危机管理的最后一个 阶段其实就是总结经 验教训，这也是危机 管理的最高境界
第五阶段：危机的解决
• 解决危机，速度是关键， 一旦时间蔓延到更广的范 围便难以处理。因此，一 旦危机发生，展览会组织 者就应该迅速启动危机管 理机制，并尽快采取正确 的处理措施。
一、展会现场管理工作安排
展中现场阶段工作
1．展览会的开幕式组织工作 1 确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单。 2 确定邀请参展企业的记者名录。 3 开幕式的场地搭建要求。 4 开幕式主持人讲话内容的审定及参加嘉宾讲话内容的审定。 5 开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安
排工作。
一、展会现场管理工作安排
二、展会现场管理与服务内容
展会现场管理内容与措施
二、展会现场管理与服务内容
展会现场管理内容与措施
二、展会现场管理与服务内容
展览现场配套服务
1. 展会观众管理 2. 展会现场广告管理 3. 参展商行为管理 4. 安全管理 5. 交通、物流管理 6. 餐饮管理 7. 证件管理 8. 参展商和观众投诉处理 9. 新闻管理 10. 知识产权保护工作 11. 现场保洁 12. 展览会布展和撤展管理
商之间有时会因为对方的表演影响自己而发生纠纷，这时主办方要及时出面协调。
4. 安全防卫。由于是现场表演，往往会吸引大量的观众驻足观看，可能会带来一些安全隐患，这就要求展
会的主办方做好预案，确保表演活动顺利进行。
四、会展危机管理与关系恢复
会展危机管理
会展作为一种特殊的重大经贸活动，人流、物流、 信息流高度集中，是一个对危机较为敏感的行业。 会展危机是指影响参展商、专业观众、相关媒体等 利益相关主体对会展的信心或扰乱会展组织者继续 正常经营的非预期性事件。
5.明确讨论会的性质。
6.合理安排讨论会的时间。
7.与主持人讨论议程要求。
8.请演讲者向主办方提交演讲大纲。
2 ．展会专题 会议策划
9.预先与主持人讨论参加专题讨论的最合适人数。 10.计划最多的互动人数，准备分会场。
11.预计要用到的演示设备。
（3）行业会议 行业会议一般是由行业协会或者政府主管部门组织举办、行业协会会员或者该行业有关企业参加的会议。
一、展会现场管理
开幕仪式
布展/预展
会展现场活动流程
展示/交流
闭幕/撤展
（1）开幕的时间和地点
开幕式时间和地点要提前决定并尽早通知有关各方。在开幕时间的选择上要考虑当地的交通、气候及工作
三三、展展（览2）览习开期惯幕等式期因流间素程间。相相关关活活动动策策划划
1 ．展会开幕 式策划
1. 确定礼仪人员、接待人员分工及任务 2. 落实安全保卫人员的布局与分工 3. 确定领导和嘉宾的排序并务必核准姓名、性别、职务。
一、展会现场管理工作安排
展前布置阶段
3．场馆现场协调工作 1 负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工。 2 对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作。 3 为企业协调现场租赁业务。 4 根据企业报名表，布置安排会场外的广告宣传（一般为参展企业
根据要求而设立的）。 4．交通运输安排及搬运工作 1 企业运输展品的接待及装卸。 2 搬运工作协调。
（一）展前布展管理阶段
所谓布展，从参展商的角度看，是指参展商为准备展览而在展会 开幕前对展位进行搭装、布置和将展品陈列在展位上的系列工作 ；从办展机构的角度看，是指对展会现场环境进行布置和对参展 商有关工作进行的协调和管理
1. 展台搭建管理 2. 展会开幕式和其他相关现场布置
展会开幕式场所的选择和搭建 展会展馆序幕大厅布置 嘉宾休息室的布置 设置“联络咨询服务中心” 设置“新闻中心”。 设置“专业观众登记柜台”
展中现场阶段工作
2．展会召开期间 1 做好大会的参观人数的统计、分类。 2 发放大会的展览会刊（每天定时发放，要根据参观对象的身份发
放）。 3 协调展会期间研讨会会议组织安排工作，做到研讨会与展览会有
机结合。 4 做好最后的中间人形象，积极为企业牵线搭桥，为企业服务。 5 统计大会的成交额，做好记录。 6 积极听取参会代表对大会的意见和建议。 7 根据参会信息，再次邀请参会企业参加下一届的展会。
4 确定会展危机组织对外发言人；
1．建立会展 5 建立处理会展危机关系网；
危机管理预警 6 做好会展组织内部人员培训工作。
在危机管理的角度而言，
机制
保险是一种风险转移，通
过这一机制，众多的经济
单位结合起来，建立保险
基金，共同对付意外事故 。
展会宣传与
推广的内容 3．会展保
险的适当 投入
1 组建“虚拟的”危机管理组；
1．社会因素
2．运作因素
3．自然因素
4．安全因素
四、会展危机管理与关系恢复
会展危机管理的基本程序
第一阶段：危机的预防
第二阶段：行动准备 第三阶段：危机的识别
•危机预防也可称为 “危机预警”，即展 会组织者对可能发生 的危机事件进行预测 并根据各种危机发生 的概率采取相应的预
防措施。
• 建立一支组织者须拥有危机管 理团队，团队人员需熟悉 业 务流程，并能够制定具体、有 针对性、可操作性强的危 机 管理行动计划、建立内外 部 沟通机制、开展模拟训练 及 建立重要关系等