物资采购供应销售管理办法

物资采购供应管理办法
第一章总则
第一条为了切实加强企业内部物资供应管理，建立良好的物资流通秩序，规范公司基本建设及生产过程中的物资采购供应工作,健全完善物资比价采购体系，最大限度的控制建设投资成本,节约投资,提高企业效益,特制定本办法。

第二条确立公司物资采购供应管理的主体地位。

发挥批量采购优势，最大化降低采购成本，维护企业整体利益。

第三条强化物资的信息化管理，拓宽采购渠道，坚持物资比价、招标采购。

第二章物资供应管理职能
第四条供应销售部物资供应的职责
供应销售部是全公司物资供应的主管部门，按照上级有关物资管理政策，负责制定落实公司物资供应管理制度、办法。

供应销售部对公司基本建设、生产所需物资的采购与供应实行统一管理。

其管理职能包括：
1、负责公司基本建设、生产所需物资、设备的统一采购。

2、负责供应厂（商）资格的初审、推荐工作；组织物资购货合同的签订工作；负责订货物资的催交和按时到货。

3、参加与物资供应有关的会议，参与大型设备、重要用途材料的技术、市场供需状况和市场价格考察工作。

4、负责健全物资信息收集、分析、应用系统，协调解决物资采购供应过程中出现的各类问题。

5、加强物资计划、合同、协议、物资统计的管理，并对执行情况进行监督检查。

6、掌握物资需求动态，保障公司基本建设、生产所需物资的及时供应。

7、负责处理物资采供使用过程中出现的质量、延期所引起的纠纷及对生产构成影响的索赔工作，并参加事故调查。

8、负责公司物资的保管、发放及考核工作。

第三章物资计划管理
第五条公司的物资供应实行统一计划管理制度。

由各部门根据年度基本建设、生产计划，编制年度、季度、月度物资申请计划，上报供应销售部。

供应销售部对照库存统一编制公司物资采购计划，报分管副总审核和总经理、董事长审批后按规定组织实施。

第六条主要设备、大型材料由机动设备部、工程管理部提出物资采购申请报供应销售部。

第七条各部门的物资申请计划，必须采用书面形式上报供销部，并做到品名、型号、规格、材质、数量，使用时间要明确，要有申请人、部门负责人、分管领导签字并加盖部门公章。

否则，视为无效计划。

第八条供应销售部对照公司物资计划必须按时保证采
购供应，凡按计划采购的物资到货后，经有关部门验收合格后，计划申请部门必须提货。

第九条公司各部门必须按时上报物资申请计划。

年度计划于当年1月10日前，季度计划于上季末20日前，月度计划于上月25日前申报。

第十条各部门月度零星和急用物资计划的格式和程序按正式月度计划办理,急用计划可在供货后一周内补办。

第四章物资价格管理
第十一条采购价格的管理
1、具备招标条件的设备和大宗材料采取招标定价的方式，严格执行《陕西延长石油矿业有限责任公司招标管理办法》和《公司招标管理暂行办法》。

2、在招标限额以下的物资采购均实行比价采购,一般是指一次性采购在一万元以上（或单件物品估算价值在2000元以上）的设备、材料、工器具等。

对招标限额以下的物资采购采取比价采购管理的方式,先询价，比质、比价、比服务质量、比信誉度、货比三家，拿出采购方案，经分管副总、总经理、董事长批准后组织实施。

3、比价采购应本着“货比三家”的原则，询价原则上不少于三家。

4、询价可采用电话询价、传真询价或来访客户提供产品报价单等方式进行，并参考该产品以前的比较价格以及最
近的招标价格，原则上各报价供货商一律互不见面，且一次报最低价，由询价人员作好相应记录；询价人员应采取必要保密措施，最大限度保证所询价格的准确性。

5、当某种产品各家价格差异不大时，应本着“优质优价”的原则，优先考虑①计划指定供货商；②资信良好，服务优良的供货商；③付款方式灵活的供货商；④同时比照其他方面有综合优势的供货商。

6、询价结束后，询价人员应根据比价结果拿出采购方案，经分管副总、总经理、董事长批准后组织实施。

7、没有履行招标或比价采购手续的物资不得办理验收入库手续,财务部门不予付款结算。

8、物资采购价格的决定,无论是招标定价还是比价定价,必须遵循“质价对等”原则。

第五章物资采购管理
第十二条供应销售部物资采购必须严格执行招标或比价采购。

第十三条按照《国有工业企业物资采购管理暂行规定》规范物资采购行为，健全完善公司物资比质、比价采购管理体系，物资采购实行统一管理，供应销售部是公司物资采购主管部门，其它任何部门均无权采购。

第十四条逐步推行供应商准入制。

供货厂家的供货资格先由供应销售部根据市场调查的情况、供货资质和业绩等
情况提出初步意见，由公司领导、纪检部门、使用单位、供应销售部及相关部门进行评审，确定合格的供应商；供应商的选择，应坚持以生产厂家为主、专业物资公司为辅的原则，减少中间环节；公司任何部门和个人均无权指定供应商。

供应销售部必须在评审合格的供应商名册中择优选择(招标采购除外)，特殊情况需不在评审确定的供应商采购的，事前必须要经过公司分管副总、总经理、董事长批准。

第十五条供应销售部的业务人员应建立好合格供应商资料和供货档案，按市场机制实行动态管理，随时掌握其质量、价格、信誉、服务等方面的变动情况，并适时作出评价审核，优择劣汰。

第十六条坚持按物资计划采购，禁止无计划采购，反对盲目采购。

第十七条一般物资实行比质竞价采购，大型设备、大宗物资及重要材料实行招标采购。

物资采购订货必须比质、比价、比运费、比信誉、比售后服务、比货款结算方式，在货比三家的基础上，择优采购，减少中间环节，降低采购成本。

第十八条招标采购程序严格按照《公司招标管理办法》和《公司招标管理暂行办法》。

第十九条原煤采购根据各单位使用要求，考察一些煤矿（或有资质的煤炭运销公司），择优选择几家进行洽谈，签
订年度供煤合同；根据用量逐月供货以满足生产需要（根据生产计划最少储备一个月的安全煤量）。

第二十条加强物资采购订货合同管理，坚持每项订货业务都必须签订物资购销合同，禁止无合同采购。

供销部对所有物资采购合同建立台账,财务部依据合同付款。

签订的物资采购合同，应注明货物名称、型号、价格、数量、运费、装卸费、到货地点、到货时间、付款方式、质量要求、违约责任等。

第六章物资质量验收管理
第二十一条加强物资采购的质量验收管理，并建立健全物资质量验收责任制，供应销售部对其所采购供应的材料和设备质量负责。

各类产品应具备下列条件：
1、防爆设备及器材：防爆检验合格证、出厂合格证、生
产合格证、安全标志证书、产品说明书。

2、电工产品：3C认证、安全标志证书、生产许可证、
出厂合格证、产品说明书、出厂日期、有效期。

3、机械、工器具产品：生产许可证、出厂合格证、产品说明书、出厂日期、有效期。

4、有色金属、金属制品、油脂及乳化液：生产许可证、产品检验合格证、安全标志证书、随货同行材质化验单。

5、阻燃橡胶制品、化学试剂、化工原材料等易燃、易
爆品尽量实行定点厂家直采，并且要建立危险品采购和发货档案；化学试剂标明失效期。

具备：生产许可证、产品检验证、合格证、产品说明书、安全标志书、出厂日期、有效期。

6、劳动保护用品：劳动保护用品要符合特殊环境作业要求，特种劳动防护用品定点生产许可证、产品检验合格证、产品说明书、生产批号、出厂日期、有效期。

7、原煤：每车要有化验单，采购员、过磅员、质检员（化验员）联合验收，确定合格后方可入库。

第二十二条设备、大宗材料的验收由供应销售部在货到后及时通知机动设备部、工程管理部、使用单位及相关部门共同进行验收，并认真填好物资到货验收记录。

第二十三条物资采购要坚持“质量第一”的原则，坚决执行“谁订货、谁负责”的质量责任追究制度，供销部要对采购人员采购的物资实行质量负责制，验收人员严把入库验收关，坚决杜绝不合格产品入库和投入使用。

第二十四条供应销售部及采购人员要廉洁奉公，自觉遵守物资采购订货纪律和规章制度，严禁采购“四无”产品和假冒伪劣产品。

第七章物资挂帐、结算及付款管理
第二十五条公司物资采购资金实行集中统一使用，坚持“集中承付”原则，公司采购物资的货款承付由供销部负
责对外结算，财务部负责监督。

财务人员在办理物资报帐业务时，应审核票据的合法性、真实性，同时要附上物资采购计划、合同、入库验收单，经分管副总、总经理、董事长签字后报帐；对无采购计划、合同的物资不予报帐。

第二十六条严格按验收入库作业流程操作。

采购人员要认真填写材料验收入库单,验收单必须由保管员、采购员、财务人员和部门主管签字才能有效。

否则财务不予挂帐。

第二十七条各部门不得以任何形式、任何理由私自办理物资采购挂帐付款业务。

第二十八条公司财务部必须严把物资采购货款承付关，对无计划、无合同采购的物资，坚决不予挂帐，不予付款。

物资采购订货发票必须是经公司财务部审核确认的符合财务制度的合格发票，所有结算单据必须符合有关财税规定,否则不予挂帐付款。

第八章物资采购监督与处罚
第二十九条供应销售部认真配合纪检、财务部门，对公司物资采购订货过程和结果进行检查，发现问题及时处理。

第三十条公司各部门违反本《规定》越权采购物资，要视采购物资金额大小，由公司给以相应的处罚。

第三十一条公司对下列人员根据情节轻重给予通报批评、记过、调离岗位、解聘、除名等处分或处理；给企业
造成直接经济损失的，赔偿损失；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。

1、在采购过程中，弄虚作假，以权谋私，收受贿赂，损公肥私的。

2、未经批准，超核准价采购物资的。

3、在招标采购中内外勾结，营私舞弊，泄露标底的。

4、违章采购的质次价高、假冒伪劣“四无”产品的。

5、对无采购计划或超计划外采购物资造成经济损失的。

6、物资验收人员因把关不严，导致不合格产品入库并投入使用造成经济损失的。

7、采购人员，不按程序办事，自作主张，决策行为不规范，造成企业重大损失的。

第九章物资使用和储备管理
第三十二条加强物资的使用管理，大宗物资跟踪管理重点放在现场、防止丢失，减少浪费,严格控制物资消耗。

第三十三条供应销售部负责物资统计工作。

物资统计执行国家《统计法》，物资统计工作要建立统计台帐，上报物资统计报表。

统计数字要准确，报表要有文字说明，要坚持实事求是，不弄虚作假，保证统计数字的真实性，各项统计资料及报表要安全保管。

第三十四条执行物资供应信息沟通制度，加强物资供应计划及订货合同的核销工作，坚持每月核销供应计划执行
情况，合同到货情况。

通过核销，进行分析对比和总结，不断提高物资管理水平。

第三十五条供应销售部对物资供应人员组织进行业务培训，更新知识，不断提高采供应人员的业务素质。

实行科学管理和信息化管理。

第三十六条要把好物资入库验收关，防止伪劣、残次产品和“四无”产品入库而进入基本建设环节带来安全隐患，防止无计划采购物资。

第三十七条仓库管理要严格执行《工业物资供应管理规范及物资仓库安全技术操作规程》，结合实际健全完善仓库管理的各项规章制度和岗位责任制。

第三十八条工程管理部负责监督施工现场物资的保管工作，坚持“上盖下垫”等，做好维护保养工作，防止霉烂变质，保持物资完好无损,保证物资所带资料齐全。

第三十九条供应销售部要把好物资入库验收关和出库发放关，建立物资到货记录登记表，坚持先进先出，严禁白条发料，无票出库或票少出多。

第四十条供应销售部必须建立详细的物资台帐，帐、单必须坚持“日清月结”准确无误，确保账账相符，账物相符。

每月装订成册，妥善保管。

第四十一条切实抓好仓库安全的“四防工作”，尤其是易燃、易爆物资库的安全工作，要警钟长鸣，防患于未然，确保物资及人员安全。

第十章物资出库
第四十二条物资仓库发料按照先进先出的原则，保管员、领料人要当面点清货物，保证数量准确，质量完好，包装牢固，标志清楚。

第四十三条保管员在发放物资的同时应给领料人提供必要的图纸，产品说明书，产品合格证，质量证明等技术资料。

第四十四条劳保用品按规定发放，任何单位和个人不得随意领用，发放个人劳保用品供销部要建好档案备查。

第四十五条各部门领用物资时，应严格按照领料单规定的内容和要求填写，并经分管领导签字批准。

不准在领料单上涂抹、更改；对不符合规定的领料单，仓库有权拒发；领料单一式五联，一联业务留存，一联仓库留存，一联财务结算，一联领料单位留存，一联出门证。

第四十六条每月财务部和供应销售部共同对物资仓库物资进行盘点，物资账面数和盘点数要一致，否则要查找原因，防止物资流失。

每月要出物资采购、消耗报表并上报公司。

第十一章附则
第四十七条本办法未尽事宜以国家有关法律法规和公司的有关规定为准。

第四十八条本办法解释权归公司。

第四十九条本办法自下发之日起施行。