合同及信息管理方案

合同及信息管理方案
文档合同及信息管理方案
一、方案背景
为确保合同及相关信息的有效管理，提高合同执行效率，减少
合同纠纷风险，制定了本合同及信息管理方案。

二、管理目标
1. 确保合同的合法合规性，遵守国家相关法律法规和政策；
2. 提升合同的执行效率，加强合同的监督和控制；
3. 做到合同信息的及时完整录入、存档和检索。

三、管理主体
1. 合同管理部门：负责合同的起草、审批、签订、执行、存档等事务；
2. 合同执行部门：负责合同的执行、解释、变更、终止等事务；
3. 信息管理部门：负责合同信息的录入、存档、检索等事务。

四、合同管理流程
1. 合同发起
a) 合同需求方填写《合同申请表》，说明合同背景、合同对象、合同金额等信息；
b) 合同申请表由合同管理部门审核，确认合同需求合理性；
c) 合同申请表提交给合同起草人员。

2. 合同起草
a) 合同起草人员根据合同申请表，起草合同草案；
b) 合同草案由合同管理部门审核，并征求法律意见；
c) 合同草案经过修改完善后提交给合同需求方。

3. 合同审核
a) 合同需求方对合同草案进行审查；
b) 合同草案再次提交给合同管理部门；
c) 合同管理部门进行终审，并确认合同的合法合规性；
d) 合同审批通过后，合同管理部门将合同送交给合同执行部门。

4. 合同执行
a) 合同执行部门负责合同的签订；
b) 合同签订后，合同执行部门将合同存档，并进行合同履行监督。

五、合同信息管理
1. 合同信息录入
a) 合同管理部门及时将合同相关信息录入电子合同管理系统，并存档；
b) 录入的合同信息包括合同编号、合同主体、合同对象、合同金额、合同签订日期等。

2. 合同信息存档
a) 合同管理部门负责将合同文件及合同电子档案进行归档存放；
b) 合同归档应按照合同编号、合同类型、合同期限等进行分类存放。

归档后的合同应有专人进行保管，并做好相应登记。

3. 合同信息检索
a) 合同管理部门及时对合同信息进行更新和维护；
b) 合同执行部门和相关人员可通过电子合同管理系统对合同信息进行检索和查询。

六、所涉及附件如下
1. 合同申请表范本
2. 合同草案模板
3. 合同审批流程图
4. 电子合同管理系统使用手册
七、所涉及的法律名词及注释
1. 合同：合同是自愿协议的一种；它是制约各方行动的法律约束力；
2. 合同管理部门：负责合同的起草、审批、签订、执行等事务的部门；
3. 合同执行部门：负责合同的执行、解释、变更、终止等事务的部门。

八、在实际执行过程中可能遇到的困难及解决办法
1. 合同起草不规范：通过加强合同草案的规范化培训，提高合同起草人员的专业水平；
2. 合同信息存档混乱：建立合同归档标准并进行培训，加强合同存档管理；
3. 合同执行效率低：优化合同执行流程，提高沟通协调能力，确保合同执行顺利进行。

九、附件
1. 合同申请表范本
2. 合同草案模板
3. 合同审批流程图
4. 电子合同管理系统使用手册
以上为《合同及信息管理方案》模板，供参考使用，并根据实际情况进行调整。