办公区管理制度

办公区管理制度2
为规范、有序管理办公区，体现金好来总部良好的精神风貌，特制定河南超市有限公司总部办公区管理制度，请全体工作人员自觉遵守。

一、仪容仪表
1.除因季节原因公司另行通知和因工作性质不需穿工装外，所有工
作人员必须按照公司的统一要求着装。

●春秋着装要求：不论性别一律着黑色或深兰色西装，内穿白色或
灰色衬衣，打深色领带，黑色或棕色皮鞋；
●夏季着装要求：男士上身着公司当年统一规定的工装，深色领带。

下装为黑色或深兰色裤装，黑色皮鞋或凉鞋，但不得露趾；女士上身着
公司当年统一规定的工装，深色领带。

下装为黑色或深兰色裤装或裙装，黑色或深色凉鞋，但不得露趾；皮鞋不可加钉铁掌、铁钉；
●冬季着装要求：冬季可相对自由着装，但必须是在接到总部办公
室的统一通知之后。

自由着装时上装不可过膝，下装不可着靴裤、马裤、低腰裤以及其它与普通裤装不相同的时装裤、裙；
●着装应付合整洁、干净、利落、大方的要求，不可佩戴夸张饰品
或衣服口袋装过赘物品；
●办公区内不可佩戴围巾、帽子等装饰性物品。

2.除着装统一外，其它仪容仪表也必须符合下列要求：
●除司机和水电维修工外，其他所有办公区工作人员必须佩戴胸卡
上班；
●男士发式前面不得过眉，侧面不得过耳、后面不得过衣领，不得
剃光头；女士短发必须大方得体，长发在上班期间必须扎成马尾辫；除黑色、褐色外，员工不得染其它颜色的头发；
●保持个人卫生，指甲经常修剪，不留长甲或涂色彩过于艳丽的指
甲油；
●上班前不能吃有异味的食品，非公务需要上班前不许饮酒。

二、考勤制度
1.所有总部办公区人员上、下班必须按规定打卡。

2.上班迟到人员必须在到岗后先行打卡，未及时打卡者视为旷工。

旷工半
天扣发工资50元，旷工一天扣发工资100元。

3.本公司严禁代打卡，代打卡双方一律开除。

因工作原因未能及时打卡者，
由部门经理先行在考勤卡上注明原因并签字后，由办公室人力资源管理
人员备案。

4.上、下班打卡不得在同一时间进行。

5.严禁自行对考勤卡进行涂改、签字或其他弄虚作假行为，否则按《员工
手册》中考勤管理制度进行处罚。

6.所有行政人员上班期间因公外出办事，必须先行在登记本上登记备案，
且必须有部门负责人签字。

外出办事回岗后，须登记回岗时间。

凡考勤卡内容不完整者，人资部将根据考勤记录和《员工手册》计发工资。

7.请假必须填写请假条。

普通行政人员请假天数在2天以内者，部门经理
签字即可，请假超过3天（含）者，必须由其主管副总或总经理签字。

部门经理请假在2天（含）以上者，一律由总经理签批。

主管领导不在家，可先行请假后补签字，但补签时间不能超过3天，特殊情况之下的假条补签不超过6天。

请假工资的计算按照《员工手册》执行。

本公司坚决拒绝口头请假，没有请假条者视为旷工。

8.本制度其它未尽条例按《员工手册》执行。

9.总部夏季上班时间（5月4日～10月7日）：
上午8:00——12:00
下午14:30——18:30
春、秋、冬季上班时间（10月8日～次年5月3日）
上午8:00——12:00
下午14:00——18:00
三、礼仪规范
1.办公区基本礼貌用语：
●您好（延伸语：早上好下午好晚上好）
●您好，非常高兴认识您。

●请（延伸语：请进、请坐、请稍等、请原谅、请多指教、请多关照）●谢谢
●对不起
●对不起，给您添麻烦了。

●我们可以再商量一下吗？
●没关系，不要紧
●不用客气
●再见
2. 接待礼仪
●非本公司员工未经允许一律不得进入办公区域。

因此，办公区人员在
接到总台人员通知后，应立即做出接待安排。

不得让客人长时间等待；
●在面对顾客或客户时，应根据当时礼仪或交际需要，以文明、大方、
得体的肢体动作，表现出本公司热情、真诚的服务态度。

不得做出有损个人形象、公司形象或蔑视对方的肢体语言（如侧身乱靠、来回走动、手脚抖动、双手抱在胸前等其它不雅动作）；
●不得在接待室或洽谈区与来宾高声喧哗或争吵；接待或洽谈完毕后应
将客人送出办公区门外。

3. 拨打电话礼仪
拨打电话前，应先确定正确的电话号码，以免拨错号。

如果不慎拨错——“对不起，拨错了，请原谅”；
●电话拨通后，首先用规范“前言”——“您好！我是金好来×××部××
×，请帮忙找×××经理/先生/女士”“您好，我是×××。

我找×××”；
●嘴巴与话筒之间间隔3厘米左右的距离，使对方听的清晰。

以柔和的
声音、准确的吐字、简短的句子、适中的语速、自然亲切的语气将事情说完。

应遵循“通话三分钟”原则，避免时间太长造成对方不便并增加话费；
●通话结束时，应问对方“请问，还有什么事吗？”如果没有则道“再
见”“谢谢”并在对方回应“再见”后，可以首先挂断电话。

4. 接听电话礼仪
●电话铃声响起，应立即从电话铃声分辨来电属内线或者外线。

接听电话，
以铃声不超过三遍为标准。

内线——“您好！×××部，请讲”
外线——“您好！金好来公司×××部，请讲”“您好！我是×××，请讲。

”
●代别人转达电话时，应有板有眼“好的，请稍候”“对不起，他不在，我
可以帮您什么吗”，切忌说“不知道”；
●邻座无人时，应主动协助接听电话；
●接听公务电话，应作简要记录，并在关键处予以复述；
●如线路不清楚或信号不好，应温和告知对方“对不起，信号不好，麻烦
您再重复一遍”；
●通话结束后，应等对方道“再见”或挂断电话后自己再挂断电话。

5.与上司相处礼仪
●尊重上司，称呼规范；严禁在工作场合使用“哥、姐、叔、姨”等亲属类
称呼；
●向上司请示问题，应遵守时间不要迟到，更不可失约。

进入上司房间前，
应主动敲门，待上司允许后方可进入。

未经允许，不得直接推门进入。

进入后在上司没有允许的情况下，不可大大咧咧落座。

上司房间如有客人，应点头示意，并在请示工作后迅速退出；
●对进入自己办公室区位的上司，应根据情况，起身招呼并递上茶水；
●与上司相遇，应主动向上司打招呼“×总、×经理：早上好、下午好、
晚上好”或“您好”；
●与上司同时通过狭窄过道，应主动侧身让路；
●不可在同事、下属面前顶撞上司，不得与上司进行争吵；对上司的指令
有不同意见时，必须按照正常工作程序解决，严禁阳奉阴违，拖沓延误；
●对上司交办的工作应在规定的时间内完成，完成后必须向上司进行回
报；
●不可擅自主张或履行上司未允许的权限；
●向上司陈谏要选择适当的时机、适当的场合以适当的方式进行，因人而
异；
●不可背后议论上司。

6.同事礼仪
●同事交往应平等相待，信守诺言；
●工作场所使用职务称呼或名字称呼，不可呼其外号或以亲友相称；
●与同事相遇应主动点头示意；
●不得对同事开过分的玩笑，不得以同事的缺陷或其他身体特点作为议论
话题或给予侮辱性称呼；
●不与同事在多人面前争论公司工作，谈话中出现分歧和矛盾，应主动转
移话题；
●尊重同事，尊重他人隐私，不在背后议论他人，不在同事之间互传不利
于团结的话；
●未经许可不得翻阅其他同事的物品；
●同事之间经济交往要清楚，不以小事伤害互相感情。

7.下属礼仪
●尊重下属，不在公众场所训斥下属；
●对下属工作中的失误，勇于承担责任；
●下属请示问题时，必须有明确答复；
●严禁当众与下属发生激烈冲突；
●公司未明确事项，不得私自向下属承诺，否则由承诺人对下属做出相应
补偿。

对下属或公司造成其它伤害的，对承诺人处以100——200元罚款；
●廉洁奉公，不向下属吃、拿、卡、要；
●向下属传递工作信息要完整、准确，不得断章取义；
●对所有下属一视同仁，不能有亲疏之分；
●严禁对下属拉帮结派，搞个人小团体；
●平等客观地对待下属，严禁以个人喜好或流言蜚语来判断下属的对错。

四、卫生
1.严格保持本办公区的卫生，各部门的办公区即本部门卫生责任区。

每周
六下午17:30为集中打扫办公区卫生时间，所有人员必须参加。

经办公室检查合格后方可下班；
2.保持好个人办公桌的整洁与卫生，除水杯外，办公桌面只可放置与工作
相关的物品，且不准堆放杂乱；
3.人员离开座位应将椅子推至桌下，未穿在身上的衣服应悬挂于更衣室或
衣架上，椅背上不可搭、挂衣服；
4.办公区墙面、工位等不允许随意粘贴、涂抹。

内部通讯录一律张贴于办
公桌前隔断玻璃下方位置；区域垃圾篓内垃圾不得超过垃圾篓的2/3；
5.总经理办公室、副总经理办公室、会议室、临时等待区由办公室负责打
扫并维护。

接待室、洽谈室哪个部门使用完毕由哪个部门负责清理；
6.会议室、接待室、洽谈室使用完毕后，由使用部门关闭灯源和其它电器
电源；
7.本办公区严禁吸烟。

内部人员吸烟每发现一次罚款200元。

在总经理办
公室、副总经理办公室、接待室、洽谈室接待职能部门领导者除外。

五、安全
1.严格遵守保密制度，非经允许不得私动他人的工作资料；
2.个人贵重物品妥善保管。

不得在更衣室、办公桌、文件柜放置现金或其
它贵重物品，否则由此造成损失由个人承担；
3.本办公区钥匙由办公室人员负责保管。

所有工作人员请在每日下班前将
笔记本电脑等重要办公用品妥善保管；休息日需要加班时，由部门经理
或主管到办公室登记领取办公区钥匙，并在次日上午或周一交回办公
室。

加班期间的办公区安全由加班部门经理负责；
4.所有电脑、报表、重要资料使用人员请保管好个人资料，因个人管理不
当造成公司秘密泄露者，一律按照《保密制度》执行处罚；
5.所有办公区人员应自觉遵守职业道德，非本人职责权限之事不打听，因
工作权限知晓的公司机密不扩散；
6.加班人员应在离开时关闭电脑、照明电源及其它电器电源，并将所有门
窗关闭锁好。

六、其它
1.办公区设有饮水机8台，其中总经理、副总经理室各1台，其它4台放
置在办公大厅。

大厅里的饮水机每台配置5个桶，平时维护及拉水归下
列部门分别管理：
●办公室、行政部负责管理打卡机左边的饮水机及总经理、副总经理办
公室饮水机；
●服装公司、购物广场负责管理资料室右边饮水机；
●防损部、营运部、企划部负责管理办公区后窗口处饮水机；
●业务部负责管理靠近业务部处饮水机；
●所有纯净水桶统一使用。

但各饮水机管理部门应服从行政部或办公室
的安排，按分配数量将空水桶送至拉水车上，并负责将重水桶送至资料
室待用；未按照要求接送水的，处罚该管理部门连续全程接、送水4
次；不服从处罚的，对该饮水机管理部门经理、副经理分别罚款100
元充作办公大厅劳务费用。

2.办公区设有复印机一部，打印机两部，其中黑白打印机由办公室管理与
维护，彩色打印机由企划部管理维护。

●各部门需要打印、复印文件自带纸张。

除公司红色文头纸外，其它文
档打印必须使用双面纸，否则每张纸罚款5元。

此罚款由防损部与办
公室监督执行；
●各部门已作废且不会造成泄密的单面纸可交回办公室作打印试用纸；
●为外企业或个人办理复印，每复印一张交复印费0.5元，月底由各管
理部门交结算中心。

3．每周一为总部固定晨会时间，除必须进行的工作外，其他所有总部人员应准时参加晨会，迟到人员罚款10元，无故不参加人员每次罚款
20元。

办公室
2007年12月22日。