收发文管理优质方案实用制度

收
发
文
管
理
制
度
制作审查复核同意时间
为规范管理企业的收发文工作，保证文件可以实时上承下达，提升文
件办理效率，特制定本制度。

一、收文办理程序
收文办理的程序：收文登记→拟办建议→领导阅批→文件包办→文件
归档。

1、收文登记
凡从外面送到企业的文件，包含上司来文、各样传真、信件等文件资料，一律由前台文员负责签收，再依据文件内容进行登记（附件一），并
填写《来文办理卡》（详见附件二）报行政部负责人阅批分流。

2、文件拟办建议
行政部负责人对前台文员报送的文件提出拟办建议。

3、文件阅批
收文经行政部负责人阅批后，前台文员应按拟办建议实时送呈企业有关领导或部门阅批，阅批的文件应在 3 日内签批并退回行政部，紧迫文件应于当天批退后回。

4、文件包办
文件包办部门须依照领导阅批建议办理，并按规按限期实时办理完成。

波及两个以上部门包办的公函应由主办部门与有关部门磋商办理。

需报请
上司领导同意的事项，由包办部门提出办理建议并代拟文稿，交行政部负
责人签发上报。

5、文件归档
全部文件一致内行政部归档。

二、收文、传阅工作要求
1、对全部的文件、资料，由行政部委派专人负责登记和保存。

要着重收文
工作的时效性，做到规范化、制度化。

2、传达文件资料须依照先领导后部门、先行政部后主办部门原则。

3、对需急办理的文件，前台文员应优先达成收文程序，第一时间呈报有关
领导。

对领导批改急办的文件，有关部门要优先办理，并将办理结果呈报
有关领导。

4、文件在转交时要办理交接手续，移交人和接收人均要在各自的收文簿上
署名登记，以分清责任。

5、各部门所包办的文件、资料要妥当保存，不得丢掉，实时归档。

6、全部收文均须内行政部登记编号（编号原则详见附件三），个人不得保
存文件正本。

出门开会带回的文件，报告或传达工作后应实时交行政部登
记编号传阅，不得滞存。

7、要严格执行保密规定，全部的重要文件和资料不得任意搁置，不得擅自
带到公共场所。

三、发文办理程序
企业所发出的全部文件资料，统称发文。

发文流程包含: 拟稿、核稿、校正、签发、编号、印制、盖章、封发、归档等环节。

1、拟稿
企业平常事务性文件由行政部文员负责拟稿，各部门的发文由各自部
门负责拟稿，其余有特别性要求的文件由企业主管领导指定拟稿人。

2、核稿
“核稿”即公函草拟成形交领导审批以前，由行政部办公室或文件包办部门负责人依照有关要求，对底稿的看法、文字、体式、内容等进行全面的审查。

3、校正
校正是文件制发过程中的一个重要环节，也是行政部的一项重要工作职责。

要坚持三校制度。

一校由草拟者进行。

二校由核稿人员进行，三校最好由部门负责人进行。

校正时要以文件定稿为基准，进行认真认真地校正，连标点符号也不可以放过，把住文件制发的最后一关。

4、签发 ( 详见附件四 )
以企业名义发文时都一定由企业总经理签发，其余各职能部门对部门内发文可由部门负责人签发。

文件经领导签发后，即成为最后定稿。

5、编号 ( 详见附件六 )
文稿经企业领导签发后，要进行编号登记，防备发文杂乱。

编号应按公函格式规定的方法编排，一般包含发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分构成。

6、印制
即对经签发后的文稿进行印制，在印制过程中，一定做到：
1）一定以经签发后的定稿为依照，忠于原稿，不得任意变动，确需改动的要报经签发人同意。

2）注意排版艺术，版面的安排要雅观大方、心旷神怡。

3）注意保密，文印人员不得让他人随意翻阅文稿。

对印制的底板、清祥、废页也要管理好，防备泄密。

7、盖章
即在印制好的公函上加盖章章，这是公函奏效守信的凭据。

用印要做
到正直、清楚、地点适合。

8、封发
发放文件时，一定成立《发文登记簿》（详见附件五），严格执行收文人署名手续，要求收文单位填写《文件签收表》（详见附件六），保证文件发放不出差错。

9、归档。

这是发文办理工作最后一道工序，马上制成的文件连同底稿、发文审
批卡、传阅卡一同采集起来，按档案管理的要求，整理归档。

收文流程图
前台收文登记
行政部提出拟办建议
呈报企业领导阅批
确立文件包办部门或
个人
文件归档
发文流程图
包办部门或许专人草
拟公函
部门负责人审稿
行政部文员校正
企业总经理或部门负
责人签发
行政部编号、印制、
盖章、散发、归档
附件一
收文登记表
文件名称发件单位收文文件号份数归档编号收文日期
附件二
来文处理卡
来
收文号
份文已收文时间
数
单
文件号发
位
行政
部拟
办意
见
分管
领导
建议
常务
副总
建议
总经
理意
见
办理
状况
注：领导签批时，请用中性笔或钢笔（蓝黑、碳素墨水），并签订姓名、时间，以便
存档。

附件三：
收文编号原则
外来文件编号原则：
例： 2012 年 3 月 10 日收到一份外来文件，编号为：RN-W-120310-001
流水号
收文日期
外来文件代码 -W
企业代码 -RN
企业内部文件编号原则：
例： 2012 年 3 月 12 日公布一份内部文件，编号为：RN-N-120312-001
流水号
收文日期
内部文件代码 -N
企业代码 -RN
附件四
发文审批表
文件名称：
文件编号：附件：
抄送：
包办部门：校正：拟稿人：
编号、印制：
核稿人：
签发：
备注：
注：领导签批时，请用中性笔或钢笔（蓝黑、碳素墨水），并签订姓名、时间，以便存档。

附件五
发文登记表
序号文件号文件名称备注
附件六
企业称号、发文编号等规范比较及发文典范
一、企业的内部称号：
江西睿能科技有限企业，简称睿能科技。

说明：用于企业内部，包含平常的电话、传真、文件、制度等方面。

二、企业发文编号：
江西睿能科技有限企业——简称：睿能科技——代码为RN
睿能科技〔 2012〕 1 号企业对外发文
睿能科技函〔 2012〕1 号企业对外发函
睿能科技行〔 2012〕1 号行政发文
睿能科技财〔 2012〕1 号财务发文
说明：
企业对外发文指企业对上司部门、政府单位、事业单位或平级单位的通知、请示、
通告、建议等，要求依照附件的标准形式予以发文。

企业对外发函指企业与业务合作伙伴、平级单位之间的正式工作来往函，要求依照
附件的标准形式予以发文。

企业对内发文分为：行政发文，人事发文，财务发文。

行政发文是指企业内部的平
常通知、通告等文件；人事发文是指企业对于人事任免、人事调换、人事政策规定的通
知等；财务发文是指企业对于财务政策、要求等的通知。

行政、人事、财务发文需严格
依照附件的标准形式予以发文，并一致加盖企业的公章。

企业发文由经办部门拟稿，经行政部审审定稿后，打印交由行政部加盖公章。

对外发文一式两份（收文单位增添，份数也相应增添），一份由行政部存档，其余由经办部门送到收文单位，并经对方的签收，签收单需交由行政部保存。

企业内部发文一式一份，要求在企业公示一周，原件由行政部一致存档。

三、部门代码
1、江西睿能科技有限企业
总经办—— ZJ；行政部——XZ；财务部——CW；采买部——CG；生产技术部—— SC；安全保障部——AB；营销部——YX；质量管理部——ZL；
四、会议纪要
睿能科技—会— 1001
以上是指企业召开的例会或职工大会。

专题会议
睿能科技—专会— 1001
专题会议是指为某一个专题而召开的会议，与会人员依据实质状况确立。

例会和专题会
议应分开存档。

五、合同编号（以行政部合同编号为例）
睿能科技： RN-XZ-2012-01-001
说明：RN-XZ-2012-01-001：前两个字为企业的代码；第三个字母为部门的代码； 2012
为年份，每年改换一次， 01 为合同签订月份， 001 为当年分类合同的序号。

凡是企业的
合同一定采纳合同编号。

江西睿能科技有限企业文件
睿能科技〔 2012〕1 号
对于×××通知（请示、通告、通知、建议）
×××××：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××
××××××××。

附件： 1.
2．
二○一二年×月×日
主题辞：××××通知
抄送：×××，×××。

江西睿能科技有限企业2012年×月××日印发
（共印×份，存档一份）江西睿能科技有限企业文件
睿能科技函〔 2012〕1 号
对于××××××××××的函×××××：
依据我司与贵司于 2011 年 5 月 10 日签订的《×××合同》第三条，现×××××××××××××××××××××××
××××××××××××。

特此函告！请于×××以前复函。

附件： 1.
2．
二○一二年×月×日
主题辞：××××函
抄送：×××，×××。

江西睿能科技有限企业2012年×月××日印发
（共印×份，存档一份）江西睿能科技有限企业文件
睿能科技行〔 2012〕1 号
对于××××××的通知
×××××：
依据国务院法定节假日的规定，联合企业实质状况，企业经
研究决定，对×××××放假安排以下：
2012 年×月×日—×日放假，共×天。

此中×××××××
×××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××。

特此通知！
二○一二年×月×日
主题辞：××××通知
抄送：×××，×××。

江西睿能科技有限企业2010年×月×日印发
（共印×份，存档一份）
文件签收表
编号： 2012 —
页数 / 份
文件名称文件编号原、复印件
数
文件
/
清单
/
/
收文
收文人
单位
签收栏：
已于年月日时收到上述文件。

签收企业（公章）：
签收人：
时间：年月日。