科研项目档案的归档.ppt
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立卷、归档和档案工作概述(ppt 36页)
码 填写 备考表用于记录卷内文件有关情况。卷内文件是否完整、有无损坏、
备考 缺张缺页或重张重页等情况均应记录，并由立卷人签名及注上填写
表 日期，以示负责。同时不管有无情况，均应放入备考表，日后备用
填
文件上的金属装订物如钉书针、回形针等一律拆除，以防日久锈蚀
写 技术 装订线左（右）侧有字的文件，左（右）加边取齐，右（左）边折 目 处理 叠
拟定标题 装订成册
秘书学概论
编目定卷 办理移交
节目录
卷内目录
实例表格
案卷目录
案卷封面
卷内备考表
案卷目录封面
案卷目录备考表
秘书学概论
节目录
归档的作用
归档是文书工作最后一个环节，又是 档案工作开始的一个环节，可说是文书工 作和档案工作的结合部，是交接环节。
单位文件的归档是档案的主要来源， 也是档案室收集工作的经常任务。
档案： 就是指过去和现在的国家机构、社
会组织以及个人从事政治、军事、经济、 科学、技术、文化、宗教等活动直接形 成的对国家和社会有保存价值的各种文 字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案工作： 就是用科学的原则和方法管理档案，
为党和国家各项工作服务的工作。
秘书学概论
章目录
年度文书立卷归档工作汇总表
标
整 名称，即卷内文件的种类，写在标题的末尾。一般要全标出
题
单位名称和组织机构名称。前为归属单位，后为本单位名称
案卷标题。书写时应排列匀称，笔划工整，整齐美观
秘密等级。要填写卷内密级最高的文件的密级
装
填写 封皮 起讫日期。分别填写卷内最早和最晚两个文件的成文日期
订 要规 卷内文件张数。以最后一张号填写
档案归档要求PPT课件
9
教务工作类 1、上级主管部门下达的招生计划、学校招 生方案等文件材料
2、九年义务教育的发展规划、基本情况统
计等文件
3、学校校历
4、学校教学工作计划、总结等相关文件材
料
5、学校制定的教学管理制度、办法、规定
等文件
6、学校教改方案、教改经验及成果验收等
文件
7、学校在教学活动中形成的奖励文件
8、学校教育工作综合性的、年度统计报表
三、归档类别 具体类目可设置党政管
理、教学管理、科研、基建、 设备仪器、会计、教职工档 案七个一级类目。
4
党务工作： 1、党员花名册、党员年终统计表 2、党支部会议记录、纪要 3、学校党支部年度工作计划、总结，换届改选、 职务任免等文件 4、表彰先进集体、个人的相关文件 5、对学校有关人员的处分材料 6、上级颁发的针对本校党务工作并要求贯彻执 行的决定、决议、通知等文件 7、入党积极分子花名册 8、党员组织关系介绍信存根、党员转正、接收 新党员的请示、报告、批复等文件材料 9、纪检、党风廉政建设、组织教育、民主评议 等的总结、计划、汇报材料、目标管理责任书 10、民主生活会记录、党小组工作安排、计划、 总结等文件材料 11、党费缴纳收据存根
6
行政事务: 1、学校发展规划、学年度工作计划、总结 2、年度综合性目标责任书 3、成立临时机构、临时小组的通知 4、学校联合办学的请示、批复等文件材料 5、学校的设置、撤消、更名、合并及启用、 更换印章等文件 6、表彰先进集体、先进个人的文件材料 7、学校行政会、校务会的会议记录 8、学校教育职工大会、专项工作会会议记 录 9、学校人事任免的通知 10、学校重大事件相关文件材料 11、对学校有关人员的处分材料 12、学校在等级评审、创地方名校等综合性
教务工作类 1、上级主管部门下达的招生计划、学校招 生方案等文件材料
2、九年义务教育的发展规划、基本情况统
计等文件
3、学校校历
4、学校教学工作计划、总结等相关文件材
料
5、学校制定的教学管理制度、办法、规定
等文件
6、学校教改方案、教改经验及成果验收等
文件
7、学校在教学活动中形成的奖励文件
8、学校教育工作综合性的、年度统计报表
三、归档类别 具体类目可设置党政管
理、教学管理、科研、基建、 设备仪器、会计、教职工档 案七个一级类目。
4
党务工作： 1、党员花名册、党员年终统计表 2、党支部会议记录、纪要 3、学校党支部年度工作计划、总结，换届改选、 职务任免等文件 4、表彰先进集体、个人的相关文件 5、对学校有关人员的处分材料 6、上级颁发的针对本校党务工作并要求贯彻执 行的决定、决议、通知等文件 7、入党积极分子花名册 8、党员组织关系介绍信存根、党员转正、接收 新党员的请示、报告、批复等文件材料 9、纪检、党风廉政建设、组织教育、民主评议 等的总结、计划、汇报材料、目标管理责任书 10、民主生活会记录、党小组工作安排、计划、 总结等文件材料 11、党费缴纳收据存根
6
行政事务: 1、学校发展规划、学年度工作计划、总结 2、年度综合性目标责任书 3、成立临时机构、临时小组的通知 4、学校联合办学的请示、批复等文件材料 5、学校的设置、撤消、更名、合并及启用、 更换印章等文件 6、表彰先进集体、先进个人的文件材料 7、学校行政会、校务会的会议记录 8、学校教育职工大会、专项工作会会议记 录 9、学校人事任免的通知 10、学校重大事件相关文件材料 11、对学校有关人员的处分材料 12、学校在等级评审、创地方名校等综合性
档案的鉴定、归档和销毁 参考资料ppt
在内容上，价值较大的档案一般包括： （1）反映立档单位主要职能活动和基本历史面貌的 档案； （2）反映社会历史发展方向的档案； （3）反映国家方针政策的档案； （4）反映社会各阶层劳动条件和生活状况的档案； （5）反映某些基本情况，能说明和证实某种事实的 档案。
鉴定标准是：1983年国家档案局颁布《关于文书
档案鉴定工作的制度和组织
（一）档案鉴定工作的制度 1. 制发鉴定档案的标准文件 2. 鉴定工作的组织领导（我国采用的是档案工作人 员、业务人员和有关领导三结合的方法） 3. 销毁档案的批准和监销制度 （二）鉴定工作的程序 1. 初次鉴定 2. 第二次鉴定 3. 第三次鉴定 4. 第四次鉴定
五、档案的保管期限表 （一）档案保管期限表的含义和作用 1、档案保管期限表的含义：是以表册形 式列举档案的来源、内容和形式，并指 明其保管期限的一种指导性文件。 2、档案保管期限表的作用 （1）为档案价值的鉴定提供统一标准； （2）提高工作效率，加快工作进度。
项目四 档案的鉴定、归档和销毁
——向运飞 高明 王艳
第一节、档案的鉴定
一、档案鉴定工作的内容与意义
二、档案鉴定工作的原则
三、鉴定档案价值的依据与标准
四、档案保管期限表 五、馆藏体系的优化
back
一、档案鉴定工作的内容与意义 档案鉴定，是按一定的原则、标准和方 法，分析和判定档案的价值，决定档案 是否需要保存及其保存期限的一项档案 业务工作。
一、归档范围 机关文件材料归档范围是： 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料； 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公 民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的 文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
鉴定标准是：1983年国家档案局颁布《关于文书
档案鉴定工作的制度和组织
（一）档案鉴定工作的制度 1. 制发鉴定档案的标准文件 2. 鉴定工作的组织领导（我国采用的是档案工作人 员、业务人员和有关领导三结合的方法） 3. 销毁档案的批准和监销制度 （二）鉴定工作的程序 1. 初次鉴定 2. 第二次鉴定 3. 第三次鉴定 4. 第四次鉴定
五、档案的保管期限表 （一）档案保管期限表的含义和作用 1、档案保管期限表的含义：是以表册形 式列举档案的来源、内容和形式，并指 明其保管期限的一种指导性文件。 2、档案保管期限表的作用 （1）为档案价值的鉴定提供统一标准； （2）提高工作效率，加快工作进度。
项目四 档案的鉴定、归档和销毁
——向运飞 高明 王艳
第一节、档案的鉴定
一、档案鉴定工作的内容与意义
二、档案鉴定工作的原则
三、鉴定档案价值的依据与标准
四、档案保管期限表 五、馆藏体系的优化
back
一、档案鉴定工作的内容与意义 档案鉴定，是按一定的原则、标准和方 法，分析和判定档案的价值，决定档案 是否需要保存及其保存期限的一项档案 业务工作。
一、归档范围 机关文件材料归档范围是： 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料； 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公 民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的 文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
档案管理ppt课件
第一章
档案管理的定义
档案管理的定义： 对档案的收集、整 理、保管、鉴定、 统计和提供利用的 活动
目的：确保档案的 安全、完整和可用 性
范围：涉及各种类 型的档案，如文书 、科技、人事、会 计等
意义：为组织、企 业和个人提供历史 记录和重要资料， 有助于提高工作效 率和决策水平
档案管理的重要性
保持信息的原始性和真实性 维护企业的合法权益 提高企业的经营效益 促进企业的可持续发展
档案存储和保管技术
ห้องสมุดไป่ตู้第三章
档案存储
定义：将档案有序地存放在档案库房中 存储方式：分类存储、按序存储、标识存储 存储设备：档案柜、档案架、档案盒 存储环境：温度、湿度、光照、防虫等
档案保管技术
档案存储和保管的重要性 档案存储和保管的几种常见技术 电子档案的存储和保管技术 档案存储和保管的未来发展趋势
目的：满足用户对 档案信息的需求
开发方式：数字化 、汇编、专题研究 等
提高档案利用效率 的重要手段
档案管理软件和应用
第五章
档案管理软件
简介
优势
特点
应用场景
档案管理软件应用
简介 特点 应用范围 优势
档案管理的发展趋势和展望
第六章
档案管理的发展趋势
数字化：随着计算机技术的不断发展，档案管理逐渐向数字化方向发展，数字化档案 管理可以大大提高档案的利用率和安全性。
档案利用和开发
第四章
档案利用
档案利用的定义： 档案利用是指对档 案实体的查阅、复 制、摘录、加工和 传输。
档案利用的目的： 满足社会和个人的 需求，实现档案的 价值和作用。
档案利用的方式： 现场查阅、复制、 网络查询等。
档案管理的定义
档案管理的定义： 对档案的收集、整 理、保管、鉴定、 统计和提供利用的 活动
目的：确保档案的 安全、完整和可用 性
范围：涉及各种类 型的档案，如文书 、科技、人事、会 计等
意义：为组织、企 业和个人提供历史 记录和重要资料， 有助于提高工作效 率和决策水平
档案管理的重要性
保持信息的原始性和真实性 维护企业的合法权益 提高企业的经营效益 促进企业的可持续发展
档案存储和保管技术
ห้องสมุดไป่ตู้第三章
档案存储
定义：将档案有序地存放在档案库房中 存储方式：分类存储、按序存储、标识存储 存储设备：档案柜、档案架、档案盒 存储环境：温度、湿度、光照、防虫等
档案保管技术
档案存储和保管的重要性 档案存储和保管的几种常见技术 电子档案的存储和保管技术 档案存储和保管的未来发展趋势
目的：满足用户对 档案信息的需求
开发方式：数字化 、汇编、专题研究 等
提高档案利用效率 的重要手段
档案管理软件和应用
第五章
档案管理软件
简介
优势
特点
应用场景
档案管理软件应用
简介 特点 应用范围 优势
档案管理的发展趋势和展望
第六章
档案管理的发展趋势
数字化：随着计算机技术的不断发展，档案管理逐渐向数字化方向发展，数字化档案 管理可以大大提高档案的利用率和安全性。
档案利用和开发
第四章
档案利用
档案利用的定义： 档案利用是指对档 案实体的查阅、复 制、摘录、加工和 传输。
档案利用的目的： 满足社会和个人的 需求，实现档案的 价值和作用。
档案利用的方式： 现场查阅、复制、 网络查询等。
工程档案归档整理规则及方法课件
数据备份与恢复技术
备份策略
根据工程档案的重要性和使用频 率，制定合理的备份策略，包括 备份频率、备份方式（如全量备 份、增量备份、差异备份）等。
存储介质
选择可靠的存储介质和设备，如 高性能的硬盘、磁带或云存储等 ，确保备份数据的安全性和可用
性。
恢复流程
建立详细的恢复流程和操作手册 ，包括备份数据的验证、恢复计 划的制定、恢复操作的执行等， 以保障在数据丢失或损坏时能够
及时恢复。
06
工程档案归档整理案例分 析
大型工程项目档案归档整理案例
案例概述
归档整理规则
某大型水电站工程项目，涉及大量设计、 施工、监理等档案资料。
按照国家档案局《水电站工程建设档案管 理规范》，对各类档案进行分类、编目、 保管和利用。
实施方法
案例效果
采用档案管理软件，实现电子化归档和检 索；定期进行档案鉴定和移交工作。
按照项目阶段分类
将工程档案按照项目前期 、项目设计、项目施工、 项目竣工等阶段进行分类 ，便于管理和检索。
按照专业分类
将工程档案按照建筑、结 构、给排水、电气、暖通 等专业进行分类，便于专 业人员管理和检索。
按照文件属性分类
将工程档案按照图纸、文 字、照片、视频等属性进 行分类，便于不同类型文 件的存储和管理。
共享平台
建立工程档案共享平台，方便 相关人员在线查阅和使用档案
。
下载与打印
允许用户下载和打印工程档案 ，但需遵守相关法律法规和知
识产权规定。
利用反馈
鼓励用户在使用过程中提供反 馈意见，以便不断优化和完善
档案管理规则和方法。
03
工程档案归档整理方法
纸质档案整理方法
档案管理人员培训PPT归档文件整理
在实际操作中就注 意：
组件时注意批复在前， 请示在后；正文在前， 附件在后；正本在前， 定稿在后；重要规范 性文件的历次修改稿 依次排列在定稿之后； 非诉讼案件材料的结 论、决定、判决性文 件材料在前，依据性 材料在后。这里所说 的“为一件”就是实 体装订在一起，编目 时也应视为一条条目， 但不允许将同一事由 的若干文件作为其中 一份主要文件的附件 装订在一起，这样容 易引起检索混乱，难 以查找。
7
四、归档文件整理方法
目前，我国推行的归档文件整理方法有两 种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷 级整理方法。
文件级整理方法，就是将归档文件以“件” 为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。
件的定义：件是指归档文件的整理单位。
8
归档文件整理方法
分类
装订 排列编号来自装盒22二、区分归档范围
实际操作中应注意：
●判断所收集的文件材料是否归档。 1、对照《机关文件材料归档和不归档的范围》，
将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。 属归档范围的文件材料转入下一流程；不属归 档范围的剔除。 2、注意：
应归档的：主要是本单位形成的文件材 料，反映本单位主要工作职能活动的， 有查考、保存价值的文件材料。
20
二、区分归档范围
一方面《规则》强调“本机关”的主体性，有效地从整体上防止文凭材料过于重复 ；另一方面仍然将“主要职能活动和基本历史面貌”作为判断归档范围的基本标准 。
（一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件
材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
14
如何突出机关文件材料归档范围的特色
在实际工作中，坚持“以我为主”的鉴定原则，来划分归档范围和确定保管期 限，均以文件是否反映本单位的历史面貌和主要职能活动为首要标准。这样做 ，不仅能突出立档单位档案内容特色，保持立档单位档案的有机联系，而且可 以显著减少全宗之间的重复、馆际之间的重复。
《档案管理》PPT课件全文
页数 式
注
2005- 5 06-02
题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随 意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容， 无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟， 附于原题之后，外加“[ ]”号
h
47
归档文件目录
全宗号 类别号 年度 A 2003
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
h
28
▪ 由各部门分别整理归档的单位
▪ 先将归档文件按部门或（商户）分 开，再将同一部门或（商户）的文 件按三个保管期限分开，同一保管 期限内按时间先后排列。
尽可能将关系密切的同一活动、 同一工作、同一会议形成的文件材 料排列在一起。
h
29
▪ 统计报表、简报、刊物、非诉 讼性案件材料、来文与复文、 去文与复文等成套性文件可集 中排列，该套文件内部按文件 形成的时间顺序进行排列。
h
8
A 企业管理性档案
一、档案具体业务工作内容：
收集、整理、鉴定、检索、保
管、统计、编研和提供利用八
个环节，前六个环节称为基础
工作，后两个环节称为编研利
用工作
h
9
二、件的含义
▪ 单份文件，每份文件为一件； ▪ 各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一件；
h
10
▪ 正本与定稿（最终的修改稿）为一件； ▪ 正件与附件为一件； ▪ 正文与文件处理单为一件；（例1） ▪ 原件与复制件为一件； ▪ 转发件与被转发件为一件；
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
名
关于×××的通知
日期 归档 文件格 备
页数 式
档案管理课件 四 归档文件整理、文书归档(第2、3节)
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类 1.分类方法
⑵按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类，分 为永久和定期，定期又分30年和10年。 ⑶按组织机构（问题）分类：
①按组织机构分类：即按机关内部各部门名称分类。 如：单位的内部机构有办公室、人事处、后勤处，可直 接采用机构名称作为类名进行分类。
②按问题分类：即按工作性质及内容分类，如：技术 类、宣传类、政法类等。
不是指文书内容所涉及的事情已全部办理完毕。其界定要 视具体情况： 1.文书中涉及的事情只需近期办理，并确定已经办理完毕。 2.文件需要长期办理或执行时，如重要决议、年度计划、 长远规划等，发文机关在文件发出前就可以将定稿整理归 档；收文机关经有关领导阅知、研究、传达并采取具体执 行的措施后，可整理归档。 3.对于不必办复的文件，经有关负责人批阅或传阅等文书 办理程序完毕，即可以整理归档。
三、归档文件整理规则
（一）《归档文件整理规则》的有关规定 文件整理以件为整理单位。一般以每份
文件为一件，文件正本与定稿为一件， 正文与附件为一件，原件与复印件为一 件，转发文与被转发文为一件，报表、 名册、图册等一册为一件，来文与复文 为一件，文件处理单（表）与被处理文 件为一件。
三、归档文件整理规则
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类
⑵年度—问题--保管期限分类法，是将归档文件按年度分类，每 个年度下按问题分类，再在问题下按保管期限分类 。适用于 单位较小、内设机构不稳定、分工不明确，没有内设机构，内 设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架 不必留空位，避免库房的倒架。
如：2001年：党群类—永久、 30年、10年；业务类—永久、 30年、10年；行政类—永久、 30年、10年。2002年：党群 类…业务类….行政类
研发项目归档目录-模板
研发项目档案归档目录
编制：批准：
说明：
1、△符号为必须有的文档；+符号表示根据项目实际情况，如果有就归档，如果没有就不用。
2、每一个技术文档在命名时尽量与该目录中的条目吻合，如果文档标题与本目录中的条目有
出入，应括号注明，如：第24项说明书（产品手册）。
3、如果本目录中某一条目对应多个文档，或多个文件夹，应把这些文档或文件夹放在一个文
件夹里，该文件夹命名与本目录中条目名称相同，并在目录中括号标注，如：第16项程序源代码（3个程序）。
4、如果某一△符号的文档由于实际项目的特殊性，在本项目中不产生，则在备注栏里注明。
5、文档应格式正确、内容完整、打印正规、签字齐全。
资料归档工作总结报告PPT
归档资料存储和保管情况
存储情况
所有归档资料均按照规定的存储要求进行存放，确保了资料 的安全和保密性。同时，对存储环境进行了定期的检查和维 护，保证了资料的完好无损。
保管情况
建立了完善的资料保管制度，明确了保管人员的职责和要求 。定期对资料进行盘点和检查，确保资料的完整性和准确性 。对于重要的资料，还采取了加密、备份等安全措施，防止 资料的丢失和泄露。
促进知识共享
归档整理有助于将分散的 资料集中管理，便于公司 内部员工之间的知识共享 和交流。
汇报范围
归档工作成果
未来工作计划
汇报在资料归档方面所取得的成果， 如归档数量、分类情况等。
展望未来的资料归档工作，提出改进 和优化建议。
遇到的问题和解决方案
阐述在归档过程中遇到的问题以及采 取的相应解决措施。
完善存储和保管环节的安全性和便捷性
加强存储设施建设
建立完善的存储设施，如专用库房、档案架等，确保资料的安全存 放和易于检索。
制定严格的保管制度
制定详细的资料保管制度，包括资料的借阅、复制、销毁等规定， 确保资料的安全性和保密性。
提高信息化水平
采用先进的信息化技术，如数字化存储、云计算等，实现资料的电子 化管理和网络化共享，提高存储和保管的便捷性和效率性。
04
归档工作中存在的问题和不足
收集和整理环节的问题
收集不全
在资料收集过程中，由于种种原因，如沟通不畅、重视程度不够等，导致部分重 要资料未能及时收集，造成归档资料的不完整。
整理不规范
在资料整理过程中，存在未按统一标准进行整理的情况，如文件格式不统一、命 名不规范等，给后续的分类和编目工作带来不便。
存储设施不完善
在资料存储方面，存在存储设施不足、环境不佳等问题，如存储空间不足、温度湿度不适宜等，对资料的长期保 存造成潜在威胁。
科技档案整理1
咸宁市档案局业务指导科
科 技 档 案 整 理
（二）科技档案的归档整理要求
1、归档工作由相关的科技业务部门承担。 2 、归档的科技文件必须达到完整、准确并经 过系统整理、编目，由项目负责人审查后及时归档。 3、档案人员有责任监督、指导科技人员做好 科技文件的归档工作。 4、案卷形成质量的要求： （1）一般性的要求：案卷内科技文件材料的 载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸， 不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸 等书写的字迹；不能有金属物、塑料制品；破损的 要修裱；字迹扩散的要复制，与原件一起归档。
咸宁市档案局业务指导科
科 技 档 案 整 理
5、排列 （1）案卷排列:同一项目（设备）内，按工程 阶段（型号）排列。 基建档案：依据性材料、基础性材料、工程设 计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列 设备档案：依据性材料、外购设备开箱验收、 设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维 修等排列 （2）卷内文件排列：按照时间顺序，文字、 管理性文件材料在前，证件、图样在后。 立项批复在前，请示在后；正件在前，附件 在后；结论、决定在前，依据性材料在后。
咸宁市档案局业务指导科
科 技 档 案 整 理
“三合一”制度的编制：
机关、事业单位编制格式见教材513页，编制 项目有：分类方案（含种类、类别）、归档范围、 保管期限。 种类：K科技档案 类别：Kj基建类、 Ks设备类、Kk科研类 归档范围：科技文件材料收集范围 保管期限：永久、长期、短期 注：分类号要区分大小写。 企业单位编制格式（简单介绍）： 分类的层次更多，到二、三级，分类号不同。
咸宁市档案局业务指导科
科 技 档 案 整 理
背景信息和元数据（在《档案信息化建设》
要讲到，只做简单介绍） 背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、 电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以 及对其产生影响的历史环境等信息。 元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包 括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件 处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 注：交接要有手续，交接文据有双方签名，目 录清楚；基建档案归档份数要一式两份（档案室、 城建档案馆或专业档案馆）。
科 技 档 案 整 理
（二）科技档案的归档整理要求
1、归档工作由相关的科技业务部门承担。 2 、归档的科技文件必须达到完整、准确并经 过系统整理、编目，由项目负责人审查后及时归档。 3、档案人员有责任监督、指导科技人员做好 科技文件的归档工作。 4、案卷形成质量的要求： （1）一般性的要求：案卷内科技文件材料的 载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸， 不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸 等书写的字迹；不能有金属物、塑料制品；破损的 要修裱；字迹扩散的要复制，与原件一起归档。
咸宁市档案局业务指导科
科 技 档 案 整 理
5、排列 （1）案卷排列:同一项目（设备）内，按工程 阶段（型号）排列。 基建档案：依据性材料、基础性材料、工程设 计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列 设备档案：依据性材料、外购设备开箱验收、 设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维 修等排列 （2）卷内文件排列：按照时间顺序，文字、 管理性文件材料在前，证件、图样在后。 立项批复在前，请示在后；正件在前，附件 在后；结论、决定在前，依据性材料在后。
咸宁市档案局业务指导科
科 技 档 案 整 理
“三合一”制度的编制：
机关、事业单位编制格式见教材513页，编制 项目有：分类方案（含种类、类别）、归档范围、 保管期限。 种类：K科技档案 类别：Kj基建类、 Ks设备类、Kk科研类 归档范围：科技文件材料收集范围 保管期限：永久、长期、短期 注：分类号要区分大小写。 企业单位编制格式（简单介绍）： 分类的层次更多，到二、三级，分类号不同。
咸宁市档案局业务指导科
科 技 档 案 整 理
背景信息和元数据（在《档案信息化建设》
要讲到，只做简单介绍） 背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、 电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以 及对其产生影响的历史环境等信息。 元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包 括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件 处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 注：交接要有手续，交接文据有双方签名，目 录清楚；基建档案归档份数要一式两份（档案室、 城建档案馆或专业档案馆）。
档案整理培训课件(PPT 82页)
行系统分类、排列、编号后，将每一份文件的
内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找
利用和管理统计之需。
编目工作是档案人员按文件分类、排列的
结果逐类、逐件登录，也是对归档文件内容进
行标引、著录的过程，应做到准确、全面、详
细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检
索的需要。归档文件目录有统一的格式，使用
文档一体化管理软件的单位，在软件中逐件输
8
文
书
﹡未装订的式样同一的表格，要求一份为一件整理。
档
案
的
整
理
9
文
第二步 文件的修整
书
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应
档 案
符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪
的
变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要 在保持原貌的前提下进行。
——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下
理
或不用就可以）。
⑥页数：填写每一件
归档文件中有图文页面的
总数（归档章上的总页 数）。
⑦ 备注：注释文件
需说明的情况包括密级、
破损、修改、补充、移出、 销毁等（一般情况下空
着）。计算机文档一体化 管理系统中，备注项内可
录入其他内容，如机构或
问题名称、事由、二级目 录。
25
文
常见的错误
书
档
案
的
整
理
26
书 档
且能反映文件内容的（正 案
题名） ，填写时照实抄
的
录；文件有正副题名的， 整
正题名能反映文件内容的， 理
副题名无须抄录；文件有
并列题名的，并列题名与
项目档案归档总结
加强信息化建设，提高管理水平 加强企业文化建设，提高企业凝聚力 加强市场调研，提高市场竞争力
定期评估项目档案归档情况，发现问题及 时改进
优化档案管理流程，提高工作效率
加强员工培训，提高档案管理技能
引入新技术，提高档案管理信息化水平
定期与相关部门沟通，了解档案需求，提 高档案服务水平
建立档案管理考核机制，激励员工积极参 与档案管理工作
Part Three
收集范围：项目 文件、会议记录、
合同文件等
收集方式：现场 收集、邮寄收集、
电子收集等
整理方法：分类、 排序、编号等
整理工具：档案 管理系统、电子 档案管理系统等
整理要求：完整、 准确、及时、规 范等
整理结果：形成 项目档案，便于
查询和管理。
归档流程：项目启动、项目执行、项目结束、归档整理、归档审核、 归档入库
归档方法：纸质档案、电子档案、影像档案、音频档案、视频档案
归档标准：按照项目类型、项目阶段、项目内容进行分类归档
归档工具：档案管理系统、档案管理软件、档案管理硬件设备
归档注意事项：确保档案的完整性、准确性、安全性和可追溯性
解决方案：重新评估项目预算，优化资 源配置，控制成本
解决方案：建立有效的沟通机制，加强 团队沟通，提高沟通效率
汇报人：
提高沟通效率
C
作，提高工作效率
解决方案：加强质量管理，提高项目质
量标准，加强项目验收
Part Four
项目名称：项目名称 项目时间：项目开始和结束时间 项目成果：项目成果的简要描述 归档情况：项目档案的归档情况，包括归档时间、归档地点、归档人员等。
项目完成时间： 项目开始到完
成的时间
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序号
归档内容
一、 科研准备阶段 1 开题报告、课题调研论证材料
2 课题任务书、项目合同、项目协议书
3 课题研究计划、设计
保管期限
30年 永久 30年
科研项目档案归档范围（分类号KY12）（二）
序号
归档内容
二 、研究试验阶段
4 实验、测试、观测、调查的各种原始记录
保管期限 永久
5 数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说 明、源程序光盘）
6 设计的文字说明和图纸
永久 永久
7 研究工作阶段总结（或年度进展报告） 8 与科研项目有关的声像材料
30年 永久
科研项目档案归档范围（分类号KY12）（三）
序号
归档内容
保管期限
三、 总结鉴定阶段 9 研究报告（研制报告），技术报告
永久
10 研究工作总结、论文专著，分析测试报告，科技查新
30年
报告，检索证明、检验报告、财务验收审计报告
11 经济效益分析、环境分析报告、经费决算表
30年
12 专家评审意见
永久
鉴定申请书、鉴定证书、鉴定许可证；题报告(或鉴定 13 结项审批书、科研成果报告表或研究项目终结报告书)
；验收报告、验收申请书、验收证书（或验收意见） 档案验收报告
14 项目推广应用意见（或用户报告、应用证明）
永久 30年
五、科研项目档案的归档时间与要求 1、归档时间
浙江大学档案馆部门预立卷系统科研项目档案的著录 步骤一：登陆http://10.24.31.35/das/login1.aspx
步骤二：依 次点击“馆 藏建设”、 “预组卷” 进行案卷级 的著录
七、科研项目档案的著录
定30年
KY12
项目名称
项目负责人、 完成人
科研项目来源+验 收（鉴定、结题 )
按项目标 示，选择
二、 科研项目档案管理的基本原则
实行科研工作和建档工作“四同步”管理， 即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计 划进度与检查科研项目文件材料形成情况同步； 验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研项目档 案材料同步；上报登记、评审科研成果与档案 部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。
上 销毁 报
1. 项 目
结题、鉴定、验收项目在其结题、鉴 定、验收后的两个月内归档。
五、科研项目档案的归档时间与要求
2、归档要求
（1）所有归档的科研项目文件材料都务必是原件。凡 是要求以原件上报的，都请务必多制作1份原件，如项目 申请书、项目合同书、研究工作阶段总结（或年度进展报 告）、分析测试报告，科技查新报告，检索证明、检验报 告、财务验收审计报告、科研经费决算表、验收申请书、 验收报告、应用证明、用户报告等等，以便留下1份原件 归档。
六、科研项目档案的整理
1、卷内文件的排列
按照项目从申请到验收、结题、鉴定的整个研究 过程进行排列。
2、案卷的组卷方法
科研项目档案的组卷方法有两种，一种是盒装散 装件，一种是装订件，两者不同点在于在卷内文件著 录页数时，前者著录的是文件的总页数，而后者是每 件文件的首页页码。
七、科研项目档案的著录
7.登录部 门预立 卷系统
6.文件
排序
题2个月内
yes 检查文件
齐全性
12. 11.
管理系统
10.档案实
检查著录信
体移交档
息是否规范
yes
案馆收集 指导办
归 档 审 核
审 yes 核 通 过
案 馆进 流入 程档
①检查归档文件齐全性、完整性 ②检查著录信息正确性、规范性
返回修改、补充 No
四、 科研项目档案归档范围
根据文件选内 部、公开或空
著录完毕，点击保存
项目名称+ 文件名称
卷内文 件件号
根据文件所确定 的保管期限选择
七、科研项目档案的著录
步骤四：先点击“预组卷管理”，再点击“操作”下 方黄色的钥匙，向档案管理系统提交科研项目档案的 著录信息。
七、科研项目档案的著录（实例）
预组卷：
七、科研项目档案的著录（实例）
文件登记：
七、科研项目档案的著录（实例）
文件登记：
七、科研项目档案的著录（实例）
文件登记：
七、科研项目档案的著录（实例）
文件登记：
感谢科研院、社科院一直以 来对学校档案工作的支持！
各位兼职档案员辛苦了！
谢谢 ！
• 9、春去春又回，新桃换旧符。在那桃花盛开的地方，在这醉人芬芳的季节，愿你生活像春天一样阳光，心情像桃花一样美丽，日子像桃子一样甜蜜。 2020/6/202020/6/20Saturday, June 20, 2020
我校归档的科研项目有：鉴定项目、 各类省部级以上验收、结题项目（几个单 位承担协作完成的研究课题，由主持单位 归档保存一整套档案，协作单位保存自己 所承担任务中形成的科研项目档案）、横 向课题仅项目合同（或协议）书归档（入 科研综合管理类）。归档范围见下表：
科研项目档案归档范围（分类号KY12）（一）
内部、 公开或空
项目迄止日期
必选
验收、鉴定 或结题年份
盒装散装件不填，
装订件填总页数
著录完毕，点击保存
七、科研项目档案的著录
步骤三：点击 “文件登记”进 行卷内文件元数 据的著录
选文件所对应 的案卷
文件形成机关 全称或姓名
按文件所对应 文种选择，若 无选“其它”
选KY12
卷内文件形 成日期 合同号或项 目编号 文件总页数
五、科研项目档案的归档时间与要求 2、归档要求
（2）除了结题、鉴定、验收所需要提供的文件材料外， 实验、测试、观测、调查的各种原始记录，数据处理材料， 包括计算机处理材料（如程序设计说明、源程序光盘）； 设计的文字说明和图纸；声像材料都务必收集归档。
（3）涉密科研项目不通过部门预立卷系统归档，务必 单独交档案馆归档。
●科研项目档案的归档
目录
一、科研档案的概念 二、科研项目档案管理的基本原则 三、科研项目档案的归档流程 四、科研项目档案的归档范围 五、科研项目档案的归档时间和要求 六、科研项目档案的著录
一、 科研档案的概念
科研档案是指在科研管理和科研实践中直接 形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像 等不同形式的载体的历史记录。
是
申请书
否
(双套）
获
批NoLeabharlann 三、科研项目档案的归档流程
上
报
yes
2.项目合同、 课题计划等
（双套）
上报——验收、结题上 报项目的归档流下 达程
3.研究工作 4.验收报告 5.验收意
阶段性总结 结题报告
见结题通
（双套）
（双套）
知
科研管理部门
档案袋
验收或结
9.提交著录 信息、电子 文件到档案
8.归档文件著录、 上传电子文件