针对文件级文档管理使用永乐文档一体化软件进行数据录入时的用法
针对文件级文档管理使用永乐文档一体化软件进行数据录入时的用法
代码编制规则》所赋予的一组代码。
文件级文档管理--数据录入
b) 用法 用规定的字符表示。由八位数字（或
大写拉丁字母）本体代码和一位数字 （或大写拉丁字母）校验码组成。
文件级文档管理--数据录入
代码的表示形式为：
XXXXXXXX — X
本体代码
连字符（自动产生） 校验码
文件级文档管理--数据录入
如果用户将自己单位的组织机构代码写 在本系统的配置文件（目标文件夹下的 “Lams.ini”）中的“UserCode=”后 面用以替代原来的“123456789”（不 包括连字符），则在新增记录时，本系 统都会为用户自动设置该项目的值。
文件级文档管理--数据录入
例2 “0204 0000 001 0323 0007”， 全宗号是204，目录号是1，案卷号323 ，页号是7。
文件级文档管理--数据录入
档号构成中的一杠（“-”），是为了 便于区分其构成而自动设置的显示格式 ，不需要用户输入。
文件级文档管理--数据录入
在数据输入过程中，每新增一条记录，系统 会自动复制上一条的数据，并将输入的焦点 放在档号中的“件号”或“页号”上。这样 ，前面相同的部分可以不用重输。对同一最）。
针对文件级文档管理 使用永乐文档一体化 软件进行数据录入时 的用法
文件级文档管理--数据录入
本子系统在打开时，不会为用户自动检 索出以前输入的数据（当用户需要检索数 据时，可以按工具栏上的检索按钮进行， 详情见下面的“数据检索”一节），而是 在数据窗口中自动为用户新增一条空的记 录，且为用户设置了输入焦点。用户可以 直接录入数据。
现行文件登记号由系统自动产生，其具 体规则，参见“现行文件管理”一章。
文档管理软件操作技巧分享
文档管理软件操作技巧分享第一章介绍文档管理软件的作用及重要性（200字）文档管理软件是现代企业信息化建设中不可或缺的重要工具，它能够帮助企业高效、便捷地管理、存储和共享各类文档。
有效的文档管理软件能够提升企业的工作效率，规范企业的工作流程，提高信息的传递速度和准确性，提升团队合作效果，减少信息的重复存储和资源的浪费。
第二章文档管理软件的基本功能及操作（300字）文档管理软件通常具备多种基本功能，例如文档的创建、保存、分类、检索、共享和保密等。
操作文档管理软件时，我们需要首先了解软件的界面布局，熟悉各个功能区域的作用。
在创建文档时，我们可以选择不同的文件格式，并设定文档的版本号和权限。
通过合理的分类和命名，可以帮助我们快速找到所需文档。
检索功能能够根据关键词、标签或者时间范围等条件，快速定位到目标文档。
在共享文档时，我们可以设定不同的权限，确保只有有权限的人可以查看或编辑文档。
保密功能可以对部分文档进行加密，确保信息的安全。
第三章提升文档管理软件使用效率的技巧（400字）为了提升文档管理软件的使用效率，我们可以采用以下几个技巧。
首先，合理的文档分类是提高效率的关键。
可以根据不同的项目或业务进行分类，避免文档模糊混乱，难以查找。
其次，给文档打上合适的标签，方便后续的检索和归类。
另外，合理利用文档版本控制功能，能够及时追踪文档的修改历史，并且可以与团队成员协同编辑同一份文档，避免信息重复和版本混乱。
此外，还应当充分利用文档搜索功能，通过关键词、标签或者时间等快速定位到所需文档。
最后，及时备份重要文档，以免数据丢失或损坏。
第四章个性化设置与常用快捷键（200字）不同的人有不同的使用习惯和工作需求，因此，文档管理软件通常提供了个性化设置功能，允许用户根据自己的喜好进行界面布局、主题颜色、字体大小等调整，提升用户体验。
此外，文档管理软件的常用快捷键也是用户提高工作效率的利器，合理利用快捷键可以省去鼠标操作的时间，更加高效地操作文档管理软件。
《归档文件整理规则》操作指南(新)
《归档文件整理规则》操作指南1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备：档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，提供更多更完善的信息服务上来；计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。
2、《归档文件整理规则》的适用范围：《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。
各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。
3、归档文件整理的基本步骤：（1）分级别：将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。
（2）分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将各部门工作活动中形成的所有文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反馈各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。
强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。
（3）装订：根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。
文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。
如果某份文件特别厚，订书机无法装订，需要采用五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。
（4）加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。
保管期限填写“永久”、“30”“10”，不能填写“1”、“2”、“3”，也不能简写成“永”、“30年”、“10年”；年度要填写齐全，如“2008”；件号填写阿拉伯数字。
（5）输入微机：每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。
责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。
永乐文档一体化管理软件及应用软件使用说明
7）备注：需要对题名进行必要说明的，可以在备注栏中加以
说明。如请示批复合为一件录入的，可以在备注栏中加以说明 “附请示”。或是此件详细内容在件的二级目录中的，可以注明 “见二级目录”等字样。
8）件的二级目录：“件的二级目录”是为了贯彻“细化检
索”的原则，对“文件级文档管理”的补充，用户将转发件和被 转发件、请求与批复、介绍信存根等作为一件归档时，在归档文 件目录中，只能出现一条目录，这样的目录对于检索更详细的内 容来说是不够的，为了弥补这种缺陷，我们需要在件的二级目录 中细化文件题名的录入工作，使能够更加细致地储存和检索有关 信息。
《永乐文档一体化管理软件及应用》
系统概述：
此系统是从档案管理的实际情况出发而研 发，在总体上，力求简明、实用和功能完备； 在操作风格上，尽可能地向大家所熟悉的、微 软的产品靠近。它具有文档一体化功能，乡镇、 机关档案室可以从收、发文登记开始管理，以 归档类目为桥梁，通过归档操作，最终完成归 档工作。此系统启运方便快捷，双击桌面上的 快捷图标即可（系统的初始默认姓名是 “LAMS”（大小写均可），口令是“2000”）。
6）保管期限：是对档案划定的存留年限。用数字表示，若
“保管期限”分别用永久、长期、短期表示，则其对应的数字代
码分别是1、2、3。保管期限项在计算机内以数字代码存储，而
给用户的提示是汉字值，本系统为用户提供“支持代码的下拉列 表”式编辑风格，即用户可以输入代码“1、2、3”，也可以输入
汉字“永久、长期、短期”，也可以在下拉列表中选择。
软件下载及安装
登陆江苏档案信息网，网址为 /，在网站的右下方找 到“档案软件服务”，点击进入，在档案室管理软 件下点击“永乐一体化管理软件”，进行下载。 对下载后的软件包进行解压缩，可以看到此软件 由三个文件构成，即DBMS、lams及window98 软件狗驱动程序。点击lams，点击SETUP.EXE， 进行安装，在桌面上形成一个“永乐文档一体化通 用软件”图标，安装结束。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
文档一体化系统的数据准备--著录与标引
文档一体化系统的数据准备－一著录与标引5 . 1 著录与标引的含义著录是对文件或档案的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
著录包括著和录两个方面。
著，即标引。
标引是在文件或档案的加工、存贮和检索过程中，将其内容主题的自然语言，转换成规范化的检索语言的过程，标引是针对内容特征而言的。
录，即抄录。
抄录是将文件或档案的形式特征，如作者、时间、文号等照录在著录条目上。
标引使用的是规范化的人工语言，而抄录使用的是文件或档案固有的自然语言。
标引是著录的核心部份，通过标引，使文件或档案的内容信息形成检索标识，管理自动化系统才具有管理和检索功能。
在手工系统中，对文件进行著录，即形成文件登记表或登记卡片，对档案进行著录，即形成各种形式的档案目录。
在管理自动化系统中，文书及档案的著录过程与手工系统仍然是相似的，但它已减少了许多的重复性工作，使著录与标引的效率大为提高。
特别是象S L W S 等将文书及档案的管理合二为一的系统，由于在文书管理阶段即对所发生的文件即时进行了著录，从而，使文件归档时著录工作量大为减少。
在管理自动化系统中，对文件和档案的管理，是通过对文件和档案数据库的管理来实现的。
而数据库的建立，又必须依赖于著录项目的输人。
也就是说，没有这种输入，自动化管理就无从谈起。
这也是我们把著录和标引称为管理自动化系统的数据准备或前处理工作的原因。
著录的质量，直接影响到自动化系统的应用水平。
现在的计算机还不会判断这些特征数据的质量，就如我们常说的，“输入的是垃圾，输出的也是垃圾”著录与标引的工作质量，可以概括为对内容特征和形式特征进行描述及给予检索标识的正确性与全面性程度。
影响著录与标引的正确性和全面性的主要原因有以下几点：（1）主题分析不正确，析出的主题与实际内容不符。
（2）主题分析不充分或无控制，析出的主题少于或多于文件和档案有参考价值的实际内容。
（3）给出的标识符号与主题概念不符，即标识错误或组配错误等。
文书档案电子目录录入要求-文书档案电子目录录入要求
文书档案电子目录录入要求一、以件为单位整理的归档文件目录1. 全宗号字段：录入档案馆给各进馆单位的代号。
长度为四个字节，用阿拉伯数字表示。
例如：“1001”。
(一般软件自动生成)2. 年度字段：录入归档文件的形成年度。
均用四位阿拉伯数字表示。
例如：“2009”。
3. 保管期限字段：使用东方飞扬软件（清华紫光）的单位只需进行“永久、长期、短期、30年、10年”的选择。
各单位请在软件系统维护/字段代码维护/保管期限/设置代码4为30年、5为10年。
4. 分类号字段：为可选项。
仅用于计算机自动归档，录入类目代码。
类目代码根据各单位档案分类体系自行设定，其组成可用数字或字母表示，长度不超过四个字节。
例如：“0101”、“A101”。
5. 室编件号字段：录入长度为四个字节，不足四个字节的在前面补“0”。
同一立档单位，在同一年度、同一保管期限下室编件号不能重号、漏号。
例如：“0001”。
文书档案室编件号一般软件自动生成。
6. 档号字段：其格式如下：全宗号—年度—保管期限代码—分类号—室编件号（字段长度分别为4—4—3—4—4，其中“—”不占用长度，仅在软件使用中显示；不足位数的在前面补“0”。
）东方飞扬软件（清华紫光）的档号为自动生成。
7. 题名字段：录入文件标题，长度为120个字节（60个汉字）。
具体要求：（1）信函、信访等无标题的文件，依据其内容拟写，并加“[ ]”号。
例如：[关于张三、李四仓巷拆迁安置信访问题的处理意见]（2）文件标题为“通知”、“协议”、“合同”、“人大建议”、“政协提案”等不能揭示内容的，原标题照录，在其后“（）”号里录入补充说明。
例1：通知（召开档案学术研讨会）例2: 合同(电子政务平台建设)例3: 对市十二届人大三次会议第43号建议的答复（叫停银行卡ATM跨行查询收费）（3）文件题名过于冗长时，重拟标题，并加“[ ]”号。
如标题不能完全反映文件原意的，在其后录入“（原标题见文本）”，再将原标题录入到“文本”字段中。
文书档案归档整理操作方法和技巧
文书档案归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
案卷内文件目录,注意事项
一、使用“永乐”文档一体化软件录入文书档案卷内文件目录，注意事项：1、“档号”，其组成符合规定，为19位连续字符（位数为44344，不含“—”号）。
组成规则：全宗号—归档年度—目录号—案卷号—页号。
尤其要注意其间“页号”表示文件在卷内的起始页码，不是该文件在卷内排列的顺序件号。
2、“责任者”，重在规范。
一般要录入全称或规范简称，不要出现“本单位”、“本局”等样式。
3、“题名”，重在全面，不拘泥于原标题，要能便于关键词检索。
①机构调整、人员任免职、职称评聘文件中涉及多人的，要在“题名”内补录人名。
②录入会议材料类材料目录，“题名”中要包含会议具体名称。
③期刊类材料，按“期号”分成若干条文件目录分别录入，“期号”在“题名”栏反映。
④标题内容太长，保留检索关键词，适当精简。
4、“成文日期”，8位有效数字组成，不足用“0”补足。
5、注意卷内文件目录要与卷内实体文件一致，不缺漏，不重复。
6、注意此次移交的实体案卷起始案卷号（大多数从1997年起）与上次移交（至1996年止）的衔接。
7、使用“永乐”文档一体化软件时，分别检索此次需移交的文书档案案卷目录、文件目录，导出形成“Dbase 3”格式类型的两个“*.dbf”文件进行移交。
若不清楚如何选择导出时，可检索并导出所有案卷目录、文件目录，移交于市档案馆进行处理。
检索出所有目录的条件是“档号”、“大于等于”、“空”（“给定的值”中不输入内容表示“空”）。
二、少部分单位未使用“永乐”文档一体化软件录入文书档案案卷目录、卷内文件目录的，除了要关注上述要点外，另有注意以下几点：1、移交的案卷目录、卷内文件目录电子数据目录都必须是Excel格式的单一工作表文件。
①文书档案案卷目录，Excel工作表第一行录入下表所示的字段名称，类型全为文本格式，所有列宽见下表。
字段名顺序不能颠倒；每条目录录入一行，两行之间不允许留空行。
②文书档案卷内文件目录，Excel工作表第一行录入下表所示的字段名称，所有格式类型、列宽见下表，字段名顺序不能颠倒；每条目录录入一行，两行之间不允许留空行。
永乐文档一体化管理软件使用说明
永乐文档一体化管理软件使用说明一、软件下载及安装登陆江苏档案信息网，网址为/，在网站的右下方找到“档案软件服务”，点击进入，在档案室管理软件下点击“永乐一体化管理软件”，进行下载。
对下载后的软件包进行解压缩，可以看到此软件由三个文件构成，即DBMS、lams及window98软件狗驱动程序。
点击lams，点击SETUP.EXE，进行安装，在桌面上形成一个“永乐文档一体化通用软件”图标，安装结束。
二、软件使用双击图标，输入姓名lams，口令2000，点击确定，进入软件界面。
点击WD,进入文档管理子系统，按栏目要求进行输入。
在首次输入数据前，按数据——检索，在出现的表格中，检索项目选择“档号”、运算中选择“大于”、给定的值选择“空”、关系中选择“END”，按检索键，则系统中用于演示的全部文档检出，将鼠标指向记录1，在按住SHIFT键的同时选择尾记录，则文件全部选中，呈蓝色，按鼠标右击，选择“删除所选记录”，按“保存”按钮，则系统自带记录全部删除。
1、数据的录入：档号：由全宗号—年度—保管期限—分类号—件号构成。
全宗号为区档案馆给各单位的代号。
按年度结合保管期限分类的，分类号为0000。
保管期限永久为001，30年为002，10年为003。
如区档案局2008年永久第一件，档号即为0402-2008-001-0000-0001。
页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。
文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。
责任者：文件文件的发文机关或署名者的名称。
题名：文件标题。
没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。
成文日期：以8位阿拉伯数字标注年月日，填写方法如20080718。
保管期限：按键选择永久、30年或10年。
如无30年期限可选择，则选择长期。
在输入时，可以通过鼠标的点击来转向任意列，也可通过回车键，转向下一列。
在最后列按回车键时，系统会为用户自动新增一条记录。
永乐文档一体化管理软件及应用软件使用说明分析
学习内容
一、文书档案子系统的启动 二、数据的录入 三、数据的修改 四、数据的新增、删除与保存 五、数据的导出与导入 六、数据的输出
永乐文档一体化管理软件及应用软件使 用说明分析
一、文书档案子系统的启动
文书档案管理子系统是该软件的核心，它包括文 件级和案卷级管理、报表输出和件的二级目录四 个功能模块，用户可以直接点击“WD”（文书 档案管理）按钮来打开此子系统。点击文件级管 理模块，进行文件级的数据录入。
以在此对二级目录里的文件类型进行标识（如“人事任免”、 “介绍信存根”、“转发件”等）。
永乐文档一体化管理软件及应用软件使 用说明分析
三、数据的修改
1）零星修改：如果发现数据窗口中有些地方输入错误，可以 通过常规的编辑操作直接修改（首先要将输入点转移过去）。
2) 批量修改：当需要批量修改数据时，用户可以用“查找与 替换”这一功能，用户在使用查找与替换前，应将相应的数据 检索出来，然后再点击工具栏上的“查找与替换”按钮，即在 原数据窗口中弹出一个小的标题为“查找与替换”的窗口，用 户在该查找与替换的窗口中告诉计算机：需要从什么项目中查 找什么内容，并将该内容替换成什么信息。用户可以一个个地 查找、替换下去，也可以通过“全部替换”按钮让系统自动全 部替换。
永乐文档一体化管理软件及应用软件使 用说明分析
永乐文档一体化管理软件及应用软件使 用说明分析
二、数据的录入
1）档号：是以字符的形式赋予档案实体的用
以固定和反映档案排列顺序的一组代码（字符 的格式是：XXXX－XXXX－XXX－XXXX－ XXXX，要求的字符位数是4-4-3-4-4，位数 不足的，前面用“0”填足）。相对应的是：
社会实践中的文档录入和信息管理技巧
社会实践中的文档录入和信息管理技巧在当今信息爆炸的时代，文档录入和信息管理成为了社会实践中不可或缺的一环。
无论是企业、学校还是政府机构，都需要有效地管理和利用大量的信息和文档。
本文将探讨在社会实践中，如何进行文档录入和信息管理，以提高工作效率和信息利用率。
一、文档录入技巧文档录入是信息管理的第一步，它直接影响着后续的信息处理和利用。
以下是一些文档录入的技巧：1. 统一命名规则：为了方便管理和查找，应制定统一的命名规则。
例如，可以按照日期、主题或编号来命名文档。
这样，即使过了一段时间，也能快速找到需要的文档。
2. 分类归档：将文档按照不同的类别进行归档，可以提高查找效率。
可以根据文档的性质、用途或部门进行分类。
同时，建立索引或目录，方便快速定位所需文档。
3. 数字化处理：将纸质文档转换为电子文档，可以减少空间占用和保护环境。
通过扫描仪或拍照等方式，将纸质文档转换成电子格式，并进行适当的命名和分类。
4. 标签和关键词：在文档录入时，为文档添加标签和关键词，以便于后续的搜索和过滤。
标签和关键词应具有代表性和准确性，可以根据文档的内容和特点进行选择。
二、信息管理技巧除了文档录入，信息管理也是社会实践中的重要环节。
下面介绍几种常用的信息管理技巧：1. 数据库管理：建立数据库，将信息按照一定的结构和规范进行管理。
数据库可以根据需要进行分表、分字段，方便查询和统计。
同时，定期备份和更新数据库，确保数据的安全性和完整性。
2. 信息分类和标签：将信息按照不同的类别进行分类，并为每个类别添加标签。
标签可以是关键词、属性或特征，便于后续的检索和过滤。
同时，建立分类和标签的规范，使得信息管理更加有序和高效。
3. 知识管理系统：建立知识管理系统，将信息转化为知识，并进行整理和共享。
知识管理系统可以包括文档、图片、视频等多种形式的信息，通过分类、标签和搜索功能，方便用户获取所需的知识。
4. 信息安全和权限管理：对于敏感和重要的信息，应进行安全和权限管理。
永乐文档一体化管理软件使用说明
永乐文档一体化管理软件使用说明一、软件下载及安装登陆江苏档案信息网，网址为/，在网站的右下方找到“档案软件服务”，点击进入，在档案室管理软件下点击“永乐一体化管理软件”，进行下载。
对下载后的软件包进行解压缩，可以看到此软件由三个文件构成，即DBMS、lams及window98软件狗驱动程序。
点击lams，点击SETUP.EXE，进行安装，在桌面上形成一个“永乐文档一体化通用软件”图标，安装结束。
二、软件使用双击图标，输入姓名lams，口令2000，点击确定，进入软件界面。
点击WD,进入文档管理子系统，按栏目要求进行输入。
在首次输入数据前，按数据——检索，在出现的表格中，检索项目选择“档号”、运算中选择“大于”、给定的值选择“空”、关系中选择“END”，按检索键，则系统中用于演示的全部文档检出，将鼠标指向记录1，在按住SHIFT键的同时选择尾记录，则文件全部选中，呈蓝色，按鼠标右击，选择“删除所选记录”，按“保存”按钮，则系统自带记录全部删除。
1、数据的录入：档号：由全宗号—年度—保管期限—分类号—件号构成。
全宗号为区档案馆给各单位的代号。
按年度结合保管期限分类的，分类号为0000。
保管期限永久为001，30年为002，10年为003。
如区档案局2008年永久第一件，档号即为0402-2008-001-0000-0001。
页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。
文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。
责任者：文件文件的发文机关或署名者的名称。
题名：文件标题。
没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。
成文日期：以8位阿拉伯数字标注年月日，填写方法如20080718。
保管期限：按键选择永久、30年或10年。
如无30年期限可选择，则选择长期。
在输入时，可以通过鼠标的点击来转向任意列，也可通过回车键，转向下一列。
在最后列按回车键时，系统会为用户自动新增一条记录。
永乐文档一体化通用软件上机操作流程
永乐文档一体化通用软件上机操作流程一、启动系统、退出系统。
1、启动方式双击桌面的快捷图标“永乐文档一体化通用软件”，输入姓名、口令（姓名：lams 口令：2000），点击确定进入系统。
2、退出系统操作：单击框架窗口标题栏最右边的“X”。
二、根据国家档案局8号令，更改保管期为30年的设置。
操作：系统→系统维护→系统代码表维护→将5年改为30年，最后点击“保存”，“退出”。
三、文书档案（WD）目录的输入、打印（操作：进入系统后，点击WD，进入到文书档案操作状态）1、“案卷级管理”即案卷目录的输入案卷级管理“档号”：档号由四个部分组成即：单位全宗号（4位数）—年度（4位数）—目录号（3位数，001代表文书档案的永久、002代表长期、003代表短期）—案卷号（4位数）；对照档案案卷依次输入：案卷题名、起始日期、终止日期、页数、期限。
2、“文件级管理”的输入（1）、卷内文件目录的输入即：乡镇2002年以前以“案卷”为单位整理文书档案的输入方法。
“档号”（前4个部分与“案卷级管理”中的“档号”相同，第5部分是案卷中的页码），然后依次输入页数、文号、责任者、题名、成文日期、期限。
（2）、归档文件目录的输入即：乡镇2002年以后以“件”为单位整理文书档案的输入方法。
归档文件档号：由5部分组成：本单位全宗号（4位0601 20061党群类 永久 7数）—年度（4位数）—目录号（3位数，001代表文书档案的永久、002代表30年、003代表10年）—分类号—“件”的流水号（4位数）各类目录输入后，都要及时都要点击“保存”，防止数据丢失。
四、文件目录的打印及打印边距的设置操作：点击“报表输入”，然后再点击“检索”，检索自己想要打印的内容，点击“打印”，在“打印设置”窗口中根据打印的内容进行必要的设置（见第4页永乐文档一体化软件打印页面设置），点击“中止”（相当于确定），然后再点击“开始”进行打印。
五、档案人员上机实际操作操作：在文书档案（WD）操作状态下，按照以上培训要求在“案卷级管理”输入“案卷目录“（见第5页）、在“文件级管理”分别输入“卷内文件目录”（见第6页）、“归档文件目录”（见第7页）。
档案录入要求及数据导入批量挂接说明
一、档案著录要求（1）案卷级：如图1➢档号不需要输入，档号根据制定的规则在保存时自动生成。
➢公司代码在选择完所属公司后鼠标点击输入框时自动生成。
➢案卷号在录入时不需要填写保存时自动生成。
➢总页数为文件级页数的总和，不需要手动录入，在录完文件级页数时系统自动计算。
➢档案所属部门在录入时分三级：事业部/部门/科室。
如：金属事业部/生产部/厂内运输科，如果只存在两级，如：信息管理/系统应用。
（斜线不能用数字键盘中的‘/’键）➢日期录入格式为yyyy.mm.dd或者yyyy-mm-dd。
如：2011.01.01 或2011-01-01 ➢文书档案中的文件份数自动提取文件级归档份数之和。
➢脊背宽度：1cm、2cm、3cm、4cm、5cm、6cm图1 图2注：1、追加数据后在保存时如果提示一下画面（类似于这种），需要将案卷号与档号删除之后重新保存。
另外，在录入数据出错时尽量在现有基础上进行修改，如果不小心将录入的案卷信息删除了，请联系档案管理员将数据在回收站中删除或者还原。
2、文件级录入前设置（1）选中文件级条目，然后点击扩展键，选中个性设置（2）将个性设置里的密级字段后面的‘×’改为‘√’。
这样在录入文件级密级时会自动提取案卷级密级（2）文件级，如图2➢所属档号在鼠标点击输入框时自动成成➢档案所属部门在点击鼠标时自动生成➢归档形式为原件或者复印件➢其他字段没有特殊要求根据实际情况填写二、Excel表转入数据说明1、导出字段模版第一、在收集整编中选中要录入数据的档案类型第二、在案卷信息栏中添加案卷信息第三、在案卷内文件中添加一条空白条——点击工具栏中的增加可以增加一条空白数据第五，选中案卷内文件中的空白信息，点击右上角的扩展建选择转出数据，将字段模版导出到本机上，提示窗口选择“是”。
第六、将移交清单中的数据根据字段名称与导出的模版进行行对应，没有的可以为空模版字段（模版字段根据档案类型不同，里面的字段也不同）2、转入数据第一、选择要转入数据所在的档案类型第二、选择要转入数据所在的案卷条目第三、选中案卷内文件中的空白行，点击右上角箭头选择转入数据，选择要导入的文件注：在导出字段模版和转入数据时文件类型选择Excel文件。
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针对文件级文档管理使用永乐文档一体化软件进行数据录入时的用法
1. 分类号a)定义揭示档案主题内容和档案信息分类体系中的类目代码。
b) 用法依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。
2．档案馆代号a)定义档案馆代号依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码著录。
b)用法用规定的数字表示。
3. 组织机构代码a)定义依据GB 11714-1997《全国组织机构代码编制规则》所赋予的一组代码。
b)用法用规定的字符表示。
由八位数字（或大写拉丁字母）本体代码和一位数字（或大写拉丁字母）校验码组成。
代码的表示形式为：XXXXXXXX- X 本体代码连字符（自动产生）校验码4．档号a) 定义以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
b)用法由全宗号、年度、保管期限代号（或目录号）、机构（问题）代号（或案卷号）、件号（或页号）五部分组成。
其格式为：¡°XXXX-XXXX-XXX-XXXX-XXXX¡±。
（19位）凡是执行《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的档案编号规则为：全宗号-年度-保管期限代号-机构（问题）代号-件号格式。
对已经装订成卷的未执行《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的档
案编号，应该采用：全宗号-年度-目录号-案卷号-页号格式。
5．电子文档号a)定义是档案馆、室管理电子文件的一组符号代码。
b)用法用规定的字母和数字表示。
在本系统中，凡是由现行文件经过计算机归档的，其形成文书档案后，电子文件号都缺省地设为现行文件的登记号。
现行文件登记号由系统自动产生
6．缩微号a)定义档案馆、室赋予档案缩微制品的编号。
b)用法由盘号和画幅号组成。
其格式为：盘号-画幅号，即XXXXX-XXXX。
盘号、画幅号位数不足的，高位用0填充；中间的横杠由系统自动产生。
7．题名a) 定义题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。
b)用法用汉字等表示。
在本系统中，所有文件级题名的长度均限制在120个字节（60个汉字）内。
如果文件的实际题名多于60个汉字的，应按有关规定对题名进行重新拟写。
8．文件编号或文号a) 定义文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。
文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。
b) 用法文号一般由机关代字、年度和顺序号三部分组成。
形式为：机关代字[CCYY]####号。
其中CCYY表示年度，####表示机关代字内的年度顺序号。
顺序号由四位数字构成，不足规定长度
的，前面用0填充。
9．责任者a)定义责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。
b)用法用汉字表示。
责任者有多个时，著录列居首位责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录。
被省略的责任者用[等]表示。
各责任者之间用分号分隔。
10.稿本a)定义稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。
b)用法用汉字表示。
稿本项依实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本等。
对稿本项，本系统为用户提供的是自动累加的下拉列表式的编辑风格。
11. 文种a)定义按性质和用途确定的文件种类的名称。
b) 用法用汉字表示。
文种项依实际情况著录。
如命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等。
对文种项，本系统为用户提供的是自动累加的下拉列表式的编辑风格。
12．密级a)定义文件保密程度的等级。
b)用法用数字表示。
按GB 7156-87文献保密等级代码规定
13．保管期限a)定义对档案划定的存留年限。
b)用法用数字表示。
若保管期限分别用永久、长期、短期表示，则其对应
的数字代码分别为1、2、3。
若保管期限采用其它的划分方法时，应依次使用4以后的数字代表。
保管期限项在计算机内部以数字代码存储，而给用户的提示是汉字值。
14．时间或成文日期a)定义文件形成时间。
一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间等。
b) 用法时间项依据GB/T 7408-94（《数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法》）中5.2规定。
其基本格式为CCYYMMDD，并一律用8位阿拉伯数字表示。
[CCYY]表示一个日历年；[MM]表示日历年内日历月的顺序数；[DD]表示日历月中日历日的顺序数时间不详时用数字0表示。
对时间项的著录，不允许出现无效的日期值。
例如：19980229、19991301、20001131、2001928等，均为无效日期。
15．载体类型a)定义档案信息载体的物质形态的种类。
b) 用法用汉字表示。
按甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、照片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。
以纸张为载体的档案可以不予著录，其它载体类型据实著录。
对载体类型¡±项，本
系统为用户提供的是自动累加的下拉列表式的编辑风格。
C）说明在本软件的条目式中，载体数量就是页数。
采用《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的，页数需要用户手工输入。
未采用《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的，由于页数可以从档号中的页号计算而得，因此，只有卷内最后一份文件的页数需要用户手工输入。
16．载体数量a)定义档案信息载体物质形态的数量。
b)用法用阿拉伯数字表示。
17.载体单位a)定义档案信息载体物质形态的统计单位。
b)用法用汉字表示。
如页、张、卷、册、盒、盘、片、米等。
对载体单位¡±项，本系统为用户提供的是自动累加的下拉列表¡±式的编辑风格。
18．载体规格a) 定义档案信息载体物质形态的尺寸及型号。
b)用法用汉字及数字表示。
如16K、A4、105mm×148mm、
3.5英寸等。
19．主题词或关键词a) 定义主题词是指在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。
关键词是指在标引和检索中取自文件、案卷题名或正文用以表达文献主题并具有检索意义的非规范化的词或词组。
b)用法主题词参照《中国档案主题词表》、《文献主题标引规则》及本专业、本单位的规范化词表进行标引，各词之间用空格隔开。
20．全文标识a)定义标识机读档案全文位置的一组字符串。
b) 用法全文标识包括全文文件的路径、名称和类型三个部分。
用户可以直接输入全文的路径、名称和类型。
21. 主办部门a)定义主办部门是文件在文书处理时的主要办理部门名称。
b)用法用汉字表示部门名称或通用简称。
22．协办部门a) 定义协办部门是文件在文书处理时的协助主办部门的办理文件的部门名称。
b)用法用汉字表示部门名称或通用简称。
有多个协办部门时，协办部门之间用逗号分隔。
23．附注或备注a) 定义附注指对归档文件内容的补充解释与说明。
b) 用法用汉字等表示。
在最后一条的备注项中敲<回车>或<Tab>键时，系统会自动为用户新增一条记录，供用户直接输入下一条数据。
新增通常是将上一条记录复制下来，然后做些符合档案管理规律的处理。