商务招待费用管理制度

商务接待费用管理制度
一、总则
本制度的目的是规范和管理企业商务接待费用的支出，确保费用使
用合理、公正、透亮。

全部员工应严格遵守本制度，确保企业资源的
有效利用，而且提高企业形象。

二、适用范围
本制度适用于公司全部部门、员工，以及与公司有业务往来的供应商、客户、合作伙伴等。

三、费用申请和审批流程
1.员工进行商务接待活动前，必需提前向上级主管提出申请，
并填写《商务接待费用申请单》，包含接待对象、时间、地方、费用预算和活动目的等必需信息。

2.上级主管在收到申请后，将对申请进行审批。

审批时应考
虑接待活动的必需性、合理性和符合公司形象的要求。

3.审批通过后，上级主管将签字并返回申请人。

4.员工在接待活动后，需填写《商务接待费用报销单》，并
附上相关票据、发票等凭证。

5.部门负责人对费用报销单进行审核，并核对费用的真实性
和合理性。

6.若费用报销单符合要求，部门负责人签字并转交财务部门
进行审核。

7.财务部门对费用报销单进行终审，核实申请内容并审核相
关凭证。

8.审核通过后，财务部门将费用报销单交付出纳进行付款。

9.出纳依据申请人供应的付款信息进行付款操作。

四、费用尺度和限制
1.商务接待费用应符合合理、必需、经济的原则，而且要确
保不超出公司规定的费用预算范围。

2.接待费用重要包含商务餐食费、交通费、留宿费、礼品费
等。

费用预算应依据接待对象的身份和级别进行合理设置，以保证公平性和适度性。

3.各部门在订立商务接待费用预算时应依据实际情况进行评
估，经过合理论证后提交财务部门备案。

4.财务部门将定期审核各部门的预算使用情况，如发现超出
预算的情况，应及时通知相关部门负责人进行整改并报告公司高层管理层。

五、费用记录和归档
1.接待费用支出应认真记录，包含接待对象、时间、地方、
费用明细等内容。

2.接待费用相关票据、发票等凭证应及时复印并保管，原件
归档于财务部门，备份由申请人保存。

3.公司应依据相关法律法规和内部管理要求，设置合理的保
管期限，确保凭证的完整性和可追溯性。

4.审计部门将定期对商务接待费用的使用情况进行抽查和审
计，以确保费用支出的合规性和合理性。

六、违规处理和问责
1.若发现员工违反本制度规章的情况，将依照公司相关规定
进行问责处理。

2.违规行为包含但不限于虚报、冒领费用，与供应商或客户
勾结共同骗取费用，超出费用预算进行接待活动等。

3.对于经济损失严重的违规行为，公司将追究相关人员的法
律责任，并采取相应措施进行赔偿。

七、附则
1.需要特别报道和接待的紧要客户或合作伙伴，应由公司高
层管理层亲自审批，并设立专项预算进行管理。

2.本制度自颁布之日起生效，对过去已发生的商务接待费用
支出亦适用于本制度。

以上为商务接待费用管理制度，请全体员工严格遵守，如有疑问请
与财务部门联系。

企业将依据实际情况对本制度进行定期评估和修订，以适应企业的发展需求。