关系文书写作

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4)发文字号。包括机关代字、年份、序号。联合行文只标明主办机关发文字号。如“福政办发(2008) 5号”，就是指福建省人民政府办公厅发布类通知2008年第5号文件。
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12.2 公文写作的基本知识
5)签发人。上报的公文应当在首页注明签发人姓名，以示负责。
6)标题。公文的标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点。
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12.2 公文写作的基本知识
12. 2. 1公文的概念
公文写作是公共关系写作的重要组成部分。在公共事务活动中，公文是一个单位表达意图、陈述意见、记载事务的书面材料，是上传下达的指挥工具，也是沟通左右的联络工具。因此，公文在公共关系活动中得到广泛运用。
公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。公文的基本含义，可以从四个方面来理解:
12. 2. 4公文写作的一般步骤
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12.2 公文写作的基本知识
1.拟稿拟稿时必须采取极端负责的态度，政策观点要明确，事实数
据要准确，论述层次要精确，文字表达要简炼，标点符号要正确，并且合乎公文体式。 2.核稿核稿是把好公文的质量关。主要审核下列几点:是否符合国家法制要求，是否体现党和国家方针政策，措施是否妥当，方法是否可行，结论是否正确，结构是否合理，用语是否符合语法和公文的特点，文件的体式是否合体。
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12.2 公文写作的基本知识
单位请示、汇报、联系有关事宜使用的，如向上级单位进行请示和报告，对下属单位的指示，对平级或不相隶属的单位使用的公函等。收来公文是指上级单位、所属单位和其他外部单位发来的公文。内部公文是指本单位拟制的，并且在本单位内部使用的公文，如机关内部使用的通知、计划、总结和会议记录等。
2.规范性公关文书要讲究格式的规范。所谓格式，包括书写、排印、
行款式样、结构层次、习惯用语、称谓、签署等。公关文书有了格式，可便于写作、阅读、承力、、归卷、查询。
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12.1 公关文书写作概述
3.实用性公关文书是进行公关活动过程中的文字材料，具有很强的实
用性。它不必像记述历史那样客观平实，也不需要像创作文学作品那样运用虚构和夸张。公关文书是传递信息、交流信息、反馈信息，具体处理公关活动中所必须用文字来表达的事情，目的非常明确。
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12.1 公关文书写作概述
关系文书。所谓公关文书是指组织用于开展公共关系工作，促进组织公共关系目标的实现而使用的文字信息载体的总称，它是组织向内外公众传递信息的工具。公关文书是公共关系工作的重要组成部分，是社会组织与公众沟通信息和情感不可缺少的传播载体。随着公共关系活动空间的不断扩大，公关文书的运用日益广泛，因此，掌握公关文书的写作知识具有重要的意义。
本章将主要介绍通用公文的写作方法。
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12.2 公文写作的基本知识
12. 2. 3公文写作的基本要求
公文的写作要求是由公文的特有性质和作用所决定的，主要表现在以下几个方面:
1)公文要符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定，任何具体办法、措施、建议、要求等都不能与之相悖。
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12.2 公文写作的基本知识
行政机关制定和颁布的法律、法令和行政法规、条例、规则、制度等。外交公文是指外事活动中专门使用的文件，如国书、照会、议定书、备忘录、护照、条约等。司法性公文是指公安、检察、法院等机关，依法处理各类案件中产生和使用的文字材料，如立案报告、破案报告、通缉令、起诉书、笔录、开庭通知书等。计划性公文是指由各级政府提请同级国家权力机关审查批准的国民经济与社会发展计划、财政预算、决算等。军事性公文是指军队内部以及与军外单位往来所使用的文字材料，如命令、通令、指令等。
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12.2 公文写作的基本知识
4)从公文的处理要求划分。可分为三种情况:①按内容要求划分:可分为需办公文、参阅公文。需办公文是指要求承办答复的。参阅公文则只供阅读和参照使用。②按时间处理要求划分:可分为急件和平件。急件是指要求急办的，又分特急、紧急和急件等。平件是指办理的缓急时限上与急件相对而言宽松一些，但不能理解为慢慢办理，同样也需抓紧。③按机密处理要求划分:可分为机密件和普通件。机密件又分为绝密、机密、秘密三级，密级越高，要求越严，阅读范围就限制得越小，并要求专门保管。普通件一般不限制阅读范围。
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12.1 公关文书写作概述
12. 1. 2公关文书的分类
一般来说，公关部门在执行对内对外联系的时候，主要通过文件、报告、函件、报道、总结、简报和宣传资料等形式进行。这些语言和文字媒介，常常直接体现着组织的政策和形象，反映了一个组织的业务文化素养。所以，优秀的公关人员常常在谈吐和文笔方面需要下一番工夫，力求在这两方面都具备较强的能力和较高的水平。
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12.2 公文写作的基本知识
公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。公文形成的条件是行使职权和实施管理。公文是具有法定效用与规范格式的文件材料，这是公文区别
于其他文章和图书资料的主要特点。公文是办理公务的重要工具之一。
12. 2. 2公文的分类
1)从公文的来源来划分。可分为对外公文、收来公文、内部公文。对外公文是指本单位向外发出的公文，是用来向其他
办人还应将发文ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ稿和正式文件两份一起归档，留底保存，以备查考。
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12.2 公文写作的基本知识
12. 2. 5公文的格式
1.公文的一般格式公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签
发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。 1)发文机关。发文机关应当写全称或者规范化简称;联合行文，主办机关应当排列在前。“如‘中国农业发展银行文件’ 、‘国务院文件’、‘林业部、财政部、中国人民银行、中
7)主送机关。主送机关是指直接负责处理该公文的机关。 8)正文。正文是公文的主体部分，是表现公文的主旨和具体
内容的部分。
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12.2 公文写作的基本知识
9)附件。公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前，注明附件顺序和名称。
10)印章。公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。
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12.2 公文写作的基本知识
5)从公文的使用范围划分。可分为通用公文、专用公文、科技公文。通用公文是指党政军各级机关和人民团体、企事业单位等，在公务活动中普遍使用的公文。专用公文是指在一定工作部门和业务范围内，按特殊需要专门使用的公文，其专业性强，如外交公文、司法公文、军事公文及统计公文等。科技公文是指科技、设计和生产建设部门在自然科学研究、生产技术和艺术建设活动中产生和形成的公文，如设计图纸、说明书等。
2)严格遵守行文规则，根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系。
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12.2 公文写作的基本知识
3)公文的内容必须情况确实、条理清楚、层次分明、文字简练、语言庄重、用词规范、书写工整、标点正确、篇幅力求简短。
4)引用的公文应注明发文时间、发文机关、标题和发文字号。
5)公文要注意保密。必须严格执行有关保密制度规定，确保国家机密。
11)成文时间。成文时间以领导人签发的日期为准;联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准;电报，以发出日期为准。
第12章共关系文书写作
12.1 公关文书写作概述 12.2 公文写作的基本知识 12.3 公共关系礼仪文书 12.4 公关新闻写作 12.5 公关简报
12.1 公关文书写作概述
12.1.1文书的基本概念与功能
文书是一种记录信息、表达意图的文字材料。自古以来，文书在人类社会中被广泛运用。人们通过书写文书来记录信息; 利用传递文书来彼此交流信息;利用公布文书对公众发布消息。无论是处理私人事务，还是处理公共事务，使用文书都是一种普遍现象。处理私人事务的文书，叫私人文书;处理公共事务的文书，叫公务文书。公共关系活动是组织向公众传递信息的过程。这种对内对外的信息传递总是需要一定的信息载体，包括语言的、非语言的、文字的。文字载体就是公共
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12.2 公文写作的基本知识
3.签发签发是指机关主管领导人对已审核的文稿进行最后审定并签
署印发。会议讨论通过的文稿，可由办公室主任签注什么时间和什么会议通过，代行签发。属于重要的涉及面广的文件，应由正职领导人签发。签发文件人应写上自己的姓名并注明签发时间，以示负责，便于查考。 4.制发文件经领导签发后即送文印部门印制。文件进入制发阶段，要做到保证质量同时按具体要求及时印制，校对认真细致。
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12.2 公文写作的基本知识
5.用印用印是指使用印章，俗称盖公章。盖章时必须同时压盖落款
和落款下的年月日，加盖印章的党徽、五角星和单位组织名称必须做到端正清晰。 6.封发封发是指对印好的文件登记、封装和发出。一切发出文件均需经过严格登记，以便于对文件进行管理、统计和查找。登记的项目主要有:顺序号、发文日期、发文字号、文件标题、附件、密级、份数、发往机关、签收人、归卷日期、文件入
公关文书种类很多。从组织内部来看，有请示、报告、通知
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12.1 公关文书写作概述
、通告、计划、决议、公约、公函等公文类公关文书，有声明、广告、海报、简报、新闻稿、演讲稿、调查报告等说明类公关文书，有合同、协议书、产品说明书等协约类公关文书，还有请柬、贺信、欢迎词、致敬电、唁电、聘书、函犊等礼仪类公关文书。)
2)从公文的行文关系上来划分。可分为上行文、平行文、下行文。上行文是指本单位对上级机关的发文，如请示、报告等。平行文是指平级或不相隶属机关之间的发文，如通知、
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12.2 公文写作的基本知识
公函等。下行文是指本单位对所属下级机关的发文，如命令、指示、批复等。
3)从公文的性质划分。可分为行政性公文、党的公文、法规性公文、外交公文、计划性公文、军事性公文。行政性公文是指国家行政机关和企业、事业单位内的行政机构，处理日常工作使用的文件，如通报、请示、报告、会议纪要、函等。党的公文是指由党的机关和组织制发的文件，它反映党的领导活动和党的组织建设等，如章程、规定、准则、决定、决议、指示、通知等。法规性公文是指由国家权力机关和
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12.2 公文写作的基本知识
卷号、备注等。封发时，除“亲启”件外，一般写收文的机关或办公室收，以便对方及时受理。凡是应当收回的文件，要注明收回日期，按期收回。需要回执的文件，应预先在封套背面贴上回执单，注明发文编号。
7.归档机关撰制的文件在发文后，并不意味着该项工作的结束，承
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12.2 公文写作的基本知识
国农业发展银行文件’等。发文机关名称列于文头。各级行政机关的文头有统一样式，套红印刷。
2)秘密等级。秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、 “秘密”，“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。
3)紧急程度。紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”;紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平级”。
12. 1. 3公关文书的特点
1.权威性权威性来自它的制发机关的权威和合法地位。也就是说，这
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12.1 公关文书写作概述
是由它的制发机关的法定职权和工作威信所决定的。一个拥有法人资格并在公众中享有盛誉和地位的组织，它制作的文书才能得到社会的承认，发挥它的效用。如一个企业做的广告，如果没有一定权威，就不会得到社会和公众的信赖。