律师事务所函件管理制度

律师事务所函件管理制度
一、总则
二、函件的定义
函件是指律师事务所所发或所收的书面文件，包括信函、传真、电子
邮件等形式。

三、函件的分类
根据内容和性质的不同，函件可分为以下几类：
1.内部函件：指事务所内部律师之间或事务所职员之间传递的函件。

2.对外律师函件：指事务所发往其他事务所或机构以律师名义发出的
函件。

3.客户信函：指律师事务所与客户之间来往的函件。

四、函件的收发
1.内部函件的收发：
（1）律师事务所内部函件的收发应通过电子邮件或内部文件传送系
统进行。

（2）发送方应在邮件主题中明确函件类型及收件人，使用简洁明了
的标题，便于接收方查找和分类管理。

2.对外律师函件的收发：
（1）对外律师函件的发出应采用律师事务所的信头或专用文件纸张。

（2）函件应明确收件人的姓名、律师事务所名称和地址，确保函件能够准确送达。

（3）同时应抄送一份给律师事务所可行的内部电子邮件地址，以备归档使用。

3.客户信函的收发：
（1）律师事务所应使用律师事务所的信头纸或专用文件纸张。

（3）接收到客户来信后，律师事务所应尽快进行回复，确保及时沟通。

五、函件的归档与保管
1.内部函件的归档与保管：
（1）律师事务所应设立内部函件归档系统，按函件类型和主题进行分类归档。

（2）归档人员应负责将收到的函件正确归档，并制作归档目录，以便律师和其他职员查询。

（3）函件归档应包括电子归档和纸质归档两种方式，以防止信息丢失。

2.对外律师函件的归档与保管：
（1）对外律师函件的归档应按照案件编号或律师名称进行分类，并妥善保管。

（2）归档人员应定期检查归档系统，确保函件能够迅速找到。

3.客户信函的归档与保管：
（1）律师事务所应设立客户信函归档系统，按客户名称和案件类型
进行分类。

（2）归档人员应负责将接收到的客户信函归档，并制作归档目录，
以便律师和其他职员查询。

（3）函件归档应包括电子归档和纸质归档两种方式，以备查阅。

六、函件的保密与管理
1.函件的保密：
（1）律师事务所凡是涉及客户权益和律师事务所机密的函件，应严
格保密。

（2）接收方在收到涉密函件后，应妥善保管，避免泄露。

2.函件的管理：
（1）每个律师事务所应指定专人负责函件管理，包括函件的收发、
归档和保管。

（2）负责函件管理的人员要熟悉事务所函件管理制度，并及时处理
相应事宜。

（3）律师事务所应定期检查函件管理工作的执行情况，对违反规定
的行为进行纠正。

七、附则
本制度的修改和补充，需经律师事务所主管领导批准，并在全体律师
和职员中予以公布。

凡违反本制度规定者，将承担相应责任。

以上为律师事务所函件管理制度，如有未尽事宜，依法律和法规执行。