档案管理暂行办法

档案管理暂行办法
第一章总则
第一条为规范灵石中煤化工有限责任公司（以下简称“公司”）的档案管理工作，提高档案管理水平，更好地为公司发展服务，根据国家档案局和上级的有关规定，特制定本办法。

第二条公司综合管理部档案室负责档案的收集、整理、保管等管理工作。

第二章档案形成及归档
第三条公司各部门在生产、经营、管理等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等资料都应归档。

各部门均应指定专门承办人，负责档案资料的收集和整理工作。

收集的文件资料必须完整，能准确反映企业的生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实情况和历史过程，具有保存价值。

第四条公司工作人员因公外出，参加学习考察（包括出国考察）和参加各种会议，带回的应归档的文件材料应到档案室办理归档。

第五条归档的案卷符合规范化要求，案卷质量达到：文件材料齐全完整,分类准确,组卷合理,卷内文件排列科学系统,保管期限划
分准确,标题简明确切,卷内目录完整,书写工整,装订结实,整齐美观,案卷排列合理。

第六条公司档案工作按照集中统一管理的原则，严禁任何档案材料保存在个人手中。

第七条归档时间
一、各项管理活动中形成的文件材料，在次年三月份前，由各职能部门负责人审定后归档。

二、课题研究、基建工程、技术改造技措或其它技术项目，在任务完成或告一段落时，应将档案材料组成保管单位，由项目负责人审定后归档。

三、新购设备（仪器）的文件材料，在开箱验收时，接收档案。

四、当年的会计档案、经营档案年末后，由所在部门暂存一年，期满后由兼职档案人员送交档案室归档。

五、声像、照片档案在各项活动后，将正片和底片整理好随时归档。

六、实物档案、情报资料随时归档。

各部门兼职档案员移交档案资料时，须经部门负责人审核签字确认，移交归档文件资料时应填写“灵石中煤化工有限责任公司移交清单”，移交双方要进行签字认可。

第八条部门和人员发生变动时，必须及时移交应归档的文件材料。

移交归档文件时应填写“灵石中煤化工有限责任公司移交清单”。

第九条档案室对各业务部门文件材料的形成积累，整理和归档工作在业务上要经常进行指导、监督、检查。

第三章档案管理
第十条公司档案根据内容的不同，分为两级：一级档案是公司文件资料，即：党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计档案、干部职工档案、声像档案、荣誉实物；二级档案是公司内部资料，如：生产日报表、月报表、过磅单等。

第十一条文件资料的保管期限分为永久（五十年以上，不含五十年）、长期（十六年至五十年，含五十年）和短期（十五年以下，
含十五年）三种。

凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的、具有长远利用价值的文件资料，应列为永久保管；凡是反映公司一般活动的、在比较长期内对公司具有查考利用价值的文件资料，列为长期保管；凡是在较短时间内对公司具有查考利用价值的文件资料，列为短期保管。

对公司有参考利用价值的内部资料，保管期定为5年。

第十二条归档的文件资料必须是原件（一式两份），如遇一份原件必须用电子扫描件，如无原件，复印件必须加盖公章，并附加说明，由有关负责人签字后归档。

传真件、扫描件同原件一并归档。

外文资料须将标题翻译成中文后归档。

第十三条档案保管时，要定期进行档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

第十四条档案保管过程中，需要有良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。

第十五条图纸的修改、补充
一、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。

二、修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废。

新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。

作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。

三、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。

原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。

第十六条对各种档案的保管期限、密级，必须进行“随时”或
“定期”的鉴定,对须鉴定的档案,由档案部门和业务部门提出意见,本公司档案管理员组织有关人员共同审定,提出鉴定报告,经领导批
准后执行。

第十七条对已失去利用价值的档案,删除销毁时,必须填写销毁登记表,连同鉴定报告和领导批准手续,一并存档备查。

执行销毁任务时,必须由公司领导指定的监销人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁登记表上签字。

第四章档案借阅
第十八条公司档案、资料主要供本公司领导、有关部门及人员使用。

第十九条查阅档案应在档案室，经综合部负责人批准后方可查阅。

因特殊情况需要借出时，须经总经理和综合部负责人批准，办理好借阅手续，方可出借。

档案、资料的借出时间不得超过一周。

若还需继续借阅，要办理续借手续。

第二十条外单位人员查阅档案，必须持有单位介绍信（注明身份、查阅内容和用途），并经公司部门分管领导批准后方可查阅，阅档后，介绍信留档案室备查。

第二十一条借阅的档案涉及到公司秘密时，需经借阅人所在部门的分管理领导同意并签字后方可借阅，在借阅限定期内及时归还。

第二十二条所有进档案室查阅人都禁止吸烟，要爱护档案、资料，严禁在档案资料上划线、打勾、作记号、折角、撕毁、涂改、裁剪或做其它任何标记，及对外借的档案严禁私自转借，要保持案卷完整、清洁。

第二十三条查阅档案、资料者有义务将利用效果反馈档案室。

第二十四条各部门员工在办理调动、调离、离退休手续前，应归还所借阅的档案。

第二十五条档案人员对归还的档案，应详细检查，核对无误后，办理注销手续。

如发现有损坏、丢失等情况，应立即追查，造成损坏者，要酌情进行考核处罚，凡造成损失者，要依法查处。

第五章附则
第二十五条本办法由综合管理部负责解释。

第二十六条本办法自发布之日起执行。