主管的特质与内涵

主管應具備的能力與條件
主管應具備的管理技巧
❖技術性技巧
高唱專業化的時代;技術性專長越多;越能與他人協調和合作
❖人際性技巧
真正的人際性技巧;是一種時時刻刻自然流動的表現
❖概念性技巧
主管的宏觀角度與跨部門間之配合與協調
❖診斷性技巧
即站在整體眼光去探討;描述;解釋;分析;歸納;進而提出解決之道
主管應具備的能力與條件
❖自認自己最能幹;認為部屬能力;尚不足以擔當 更大的責任
❖主管怕授權太多;威脅自己在企業的地位 ❖權力慾望大;被人請示有種虛榮式的成就感 ❖有些工作帶有機密性;必須由主管親自辦理 ❖主管工作方式僵化而少變化;而不知如何授權
主管如何做好授權
授權有其實際的困難部屬篇
❖部屬不願自冒風險;承擔責任 ❖怕因事情做不好;而遭受批評 ❖缺乏必要的資料和可資運用的資源 ❖缺乏自信;而事事上呈請示 ❖主管本人的來者不拒感;造成部屬的依賴感
會議的議程與形式都由部屬準備;時間約一小時內 多 久談一次乃視部屬工作或職務的成熟度而定
主管如何主持會議
過程導向會議
➢幕僚會議部門會議
乃是主管與所有部屬共同討備;但應含自由發言的項目
會議旨在集思廣益與交換意見;故主管不應以權威 或專家身份在會議上做武斷的致詞;以避免破壞腦力激 盪的氣氛;必要時可運用反語式的發問;以激發大家的 思考創意
➢為解決特定的問題;並隨之產生或協助他人訂 定
決策
➢會議是從事管理工作必經的媒介;你絕對無法 避
主管如何主持會議
對會議的評判
➢國人對會議常有 :
會而不議;議而不決;決而不行;行而不果的惡評
➢管理大師彼得•杜拉克 :
主管花在會議的時間如果超過25%以上;便是管理不 良的徵兆
➢管攬大師威廉•懷特 :
會議是主管必須忍受的;無絲毫貢獻的勞力工作
主管如何主持會議
會議的類型
➢過程導向會議:
乃為共同研討知識和交換訊息;通常是定期而有 規律的舉行
➢任務導向會議
乃為因應突發事件或某些特殊問題而舉行
主管如何主持會議
過程導向會議 :一對一;幕僚會議及作業評估等
➢一對一式的會議
乃是主管與部屬對談;主要在主管教導部屬工作技 巧與專業技能;而部屬也要向主管說明工作進度;業務 近況與潛在的問題;以獲得主管的支持與協助
法治的執行者
o高階主管:制定的決策與方向;提高的形象;
係部門穩定的重心與船長的角色
主管如何建立團隊
主管建立團隊之道
o主管要無私心;才能建立永久性的團隊之效 o鼓勵大家要通情 :
互通情報;交換意見是促進團隊合作的基礎
o尋求共同的利害;提升目標 :追求大同;不計小異 o鼓勵溝結 :部門間要多多溝通;才能增進結合 o主管要有三公精神 :公平;公正;公開
o為部屬建立可求高薪;又有新發展的雙新環境; 讓部屬分享成果與成就;才是真團隊
主管如何建立團隊
主管建立團隊之道
o 要建立全員經營的觀念與行動:
日本的子彈列車之所以快速;主要在於每節車廂 都有火車頭;且步調一致 企業經營之道其實也是一樣 每個部門/員工都是 火車頭;大家同一步調;就能發揮威力;達到全員 經營的境界
主管的特質與內涵
主管的類別 ✓唯命是從型的主管 ✓干預部屬型主管 ✓專權獨斷型主管 ✓鴨子幹部型主管 ✓外科醫生型主管
主管的特質與內涵
主管工作的內涵 ✓工作進度異常緊湊 ✓工作特點為簡短;片段與多變 ✓主管都是行動導向者;且特別偏愛口語溝通 ✓主管工作最大的危險就是不能深入 ✓主管的工作仍以藝術成分居多
主管如何做好授權
授權之基本觀念
❖ 授權是基於對部屬的信任;即你辦事我放心 ❖授權是循序漸進;逐級擴大的;當部屬表現好時;
才有擴大與延伸的可能 ❖授權的基礎在於共信;共識;如權責不分會礙事 ❖授權並不授責;主管仍負部屬做事成敗的責任
主管如何做好授權
授權之基本觀念
❖授權可使主管有時間實施重點與例外管理 ❖授權要充分與明確化 ❖授權之監督是放在決策過程上;而非成果之上 ❖授權可由部屬之工作成熟度;而逐漸減少對其監
主管如何支配時間
時間管理的要訣
•訂立完成期限;然後嚴加考核 •學會當機立斷;迅速做決策 •掌握並限制開會時間;不要過於冗長 •在一段時間內要專注的解決一件事 •學習做好授權工作;這是最困難;但卻最重要的事
主管如何建立團隊
o主管不是明星;而是企業團隊的設計與執行人 o主管是否有團隊精神;常是企業績效高低之關 鍵所在 o拆字論
此種會議的功能乃看會議主席的籌劃與溝 通能力;成果是否符合預定目標;視其努力而定
召開此種會議一定要做好打底工作;事先要 自行規劃會議欲達成的決議事項為那些 然後才 決定如何召開
主管如何主持會議
有效會議應遵行的準則 :會議前
1. 研究是否有不必要開會或取代開會的辦法 2. 主管限制或減少自己的出席 3. 減少出席人數 : 通常以 7 – 12 人為最佳 4. 配合大家的時間;選擇最適當的開會時間
o成長期:要分工;老闆居中間;擔任分工協調角色;
扮演車/馬/炮的角色
o穩定期:老闆退居最後;扮演類似教主的角色;
其角色類似將/士/相
主管如何建立團隊
中國象棋式的合作團隊
o由上述可看出一個的組織;頗類似象棋一般 o基層主管:要採取人釘人的方式;屬於人治 o中層主管:主要的任務是分工協調;建立制度;扮演
授權有其實際的困難
授權的好處甚多;但實際執行時也面臨些困難; 這些困難同時來自於主管與部屬二方面
開始授權前;應將權責如何區分;讓部屬充分了 解
授權並不等於棄權;主管應確實認清授權的真 義;所有成敗仍應由主管承擔;才不會與部屬間 因事情的失敗而產生彼此諉過的事情發生
主管如何做好授權
授權有其實際的困難主管篇
團隊:將具專長;才華的人聚在一起共事 合作:多人成一口;要大家有共識的邁向一致的目標
主管如何建立團隊
團隊合作困難的因素
o傳統跑單幫;寧為雞首不為馬尾的民族習性作祟 o三家烤肉一家香的麻將哲學作祟 o大家都是諸葛亮;沒人要當臭皮匠 o信任自己人;講求緣與同的關係;族群意識強烈 o分而治之的封建觀念盛行;先分很難後合
主管如何主持會議
有效會議應遵行的準則 :會議前
5. 選擇最適當的地點開會 6. 會議目的應公開;且要有明確的議程 7. 估計會議成果;培養與會者的成本意識 8. 限制開會時間與各議題的討論時間
主管如何主持會議
有效會議應遵行的準則 :會議中
1. 準時開會 2. 指定專人計時和記錄 3. 可考慮站立開會;以免長篇大論;浪費時間 4. 單刀直入;儘早進入主題 5. 防止其他事妨礙會議的進行;盡量避免干擾
主管如何支配時間
時間管理的原則
緊
急
三
一
四
二
重要
主管如何支配時間
時間管理的原則
1 重要又緊急:今日不做;明日會後悔 2 重要不緊急:深入研究;不要衝動 3 緊急不重要:請他稍等又何放妨 4 不重要~不緊急:你理他做什麼
主管如何支配時間
時間管理的要訣
•每個單位應有年度計畫;作為行事的最高準則 •主管不要窮忙;瞎忙;無心的忙;主管一亂;部屬 跟著亂;結果就會天下大亂 •將可控制的時間先行掌握;集中辦理事務 •養成建立優先順序的習慣;除非必要;不要變動 •適度的學習拒絕;以避免過多的干擾
提高企業經營績效
經營績效的圓滿達成;有賴前述各環節的配合;包含主管 類別;管理能力與技巧;管理功能/角色等之密切配合
主管如何支配時間
主管的時間常被誤用
•每天都在救火;解決燃眉之急的事務 •小事花冗長時間討論;大事卻草草了事 •由於忙碌;反而重視當前短期方案;未有長期規劃 •工作時間常被打擾;可控制時間大多零散不整 •辦公時間常無創意或良好的工作改善對策 •開會經常拖延;天馬行空;不易按時散會
主管如何建立團隊
團隊合作困難的因素
o缺乏長期的眼光;只求眼前的利害得失;彼此自然 不易合作 o權威主義盛行;但誰都不服誰 o界面不清;含糊地帶各不相涉;形成本位主義 o個人自掃門前雪;別管他人瓦上霜的傳統觀念
主管如何建立團隊
中國象棋式的合作團隊
o創業期:老闆應站在第一線與員工一起奮鬥;
扮演兵的角色
督的程度
主管如何做好授權
有效授權的要領
❖授權之前;應先決定好授權工作的範圍與權責 ❖需物色適當人選;並給予必要的訓練;支持與鼓勵 ❖要協助部屬克服工作過程的障礙 ❖先設計好授權後如何進行追蹤考核 ❖授權應公開而非私相授受 ❖避免反授權;需培養部屬接受授權的能力與意願
主管如何主持會議
會議的目的
➢資訊與技術的交流;並傳授給部屬或受影響的 人
主管如何主持會議
過程導向會議
➢作業評估會議營運檢討會議
乃是部門間的業務交流;由某部門向其他部門簡 報該部門的現況 其他部門主管一方面可了解整體狀況;一方 面可評估或詢問其他部門問題 彼此交換意見;增加接觸;亦是增加團隊合作不 可或缺的途徑
主管如何主持會議
任務導向會議
乃是因應重大事故或突發事件要迅速做決 定而召開;故沒有固定主席;視發起單位是誰而定
主管如何建立團隊
主管建立團隊之道
o提倡三和音:
要部屬了解起音;專業音;及團隊音三者密切配合的 重要
o四毋音是團隊實施的軟體基礎:
主管凡事毋意;毋必;毋固;毋我;才能由小圈圈擴大 為大團隊
主管如何建立團隊
主管建立團隊之道
o力行五C哲學:
溝通 :munication 協調 :promise 融和 :Conciliation 共識 :Consentience 合作 :Cowork
主管應有的涵養與職責
主管的做人涵養
與部屬分享資訊與成果 洞悉部屬的需求;激勵它發揮潛力 識人與識巧Knowwho & Knowhow並重 走動管理最有效
主管應有的涵養與職責
主管的做事態度
不要怕事與推事;並以多做小事為榮 凡事全力以赴;找事做而不等事做 虛心學習;一切事物皆為吾師 使命感的自我期許;我若不做;誰來做 主管是現場的經營者;應隨時站在第一線
主管應有的涵養與職責
主管的做事態度
主管是帶兵官;應隨時切記部門出事時;自己 身處何處 建立專家的風範;必要時要露幾手給部屬看 重視學力而非學歷;以務實的態度來做事
主管應有的涵養與職責
主管的職責
職司各方利害關係的調和
對上:輔弼上司;分憂解勞;要站在上司的角度行事 對下:要領導與培養部屬;尤其是對部屬潛力的開發 同事:對平行的單位;不應有本位主義;只誇自己瓜甜
卓越主管8大基本教練
1 主管的特質與內涵
2 主管的角色與功能 3 主管應具備的能力與條件 4 主管應有的涵養與職責 5 主管應如何支配時間 6 主管應如何建立團隊 7 主管應如何做好授權 8 主管應如何主持會議
主管的特質與內涵
主管的人性特質 ✓主管是勞心而非勞力者 ✓主管是人才而非人手 ✓主管不是主官 ✓主管是既管又理的人 ✓主管是負責單位績效成敗的人 ✓主管是綜合各方關係的人
主管應具備的管理能力
❖創造性洞察力 : 提出正確的問題 ❖敏 感 力 : 對待別人 ❖遠 視 力 : 開創未來 ❖應 變 力 : 預料變化 ❖集 中 力 : 執行改變 ❖忍 耐 力 : 活在遠景裡
主管應有的涵養與職責
主管的做人涵養
心存感謝之心; 感謝上級/同事/部屬之三謝心 要有胸襟與氣度;不要得理不饒人;予人下台階 不要吝給部屬機會;設法使部屬的人格發展成熟 欣賞別人的才華;誠心祝福別人的升遷 責人先責己;多讚揚別人必不吃虧
主管如何做好授權
擅用授權;功用無窮
授權不是零和競賽;而是你行我也行的制度 設計;故主管如能善用授權;好處多多
1. 主管可專心於重要事項 2. 培養企業未來所需的人才 3. 有機會發現部屬的能力與潛力 4. 借重部屬專長;提升其工作情緒 5. 因有職務代理人;工作的安排與設計更有彈性
主管如何做好授權
主管如何主持會議
有效會議應遵行的準則 :會議中
6. 務以達成目的為宗旨;讓大家有開會目的意識 7. 將會議結論複述一次;以加深大家的了解 8. 準時結束會議;以便同仁能安排自己的工作 9. 有時不妨發送一份會議查核表;調查大家對會議
的評價;應改進的方向與做法
主管如何主持會議
有效會議應遵行的準則 :會議後
主管的角色與功能
主管的角色 ➢人際關係角色
頭臉人物;領導者;聯繫者
➢資訊角色
偵測者;傳播者;發言人
➢決策角色
創新者;解決紛爭者;資源分配者;談判者
主管的角色與功能
主管的管理功能
➢規劃:知己知彼;百戰百勝的功夫 ➢組織:團隊合作;建立共識 ➢用人:知人善任;適才適所 ➢指揮:建立共識;培養使命感 ➢控制:追蹤考核;確保成果