办公室5S之整理、整顿、清扫

一、整理

1、定义：把办公室要与不要的物品分开，要的留下，不要的清理出去。

总类划分

1.1、不能用------------不用------------废弃处理

1.2、不再使用---------不用------------同上

1.3、一年------------------------------很少用

1.4、 6个月至一年左右可用一次---很少用

1.5 、1～3个月左右用一次-----------较少使用

1.6 、1周用一次------------------------经常用

1.7 、1天用一次------------------------频繁使用

2、使用周期划分：把办公物品分为一年用、一周用、一天用。

3、办公物料分类

第一类、文字资料：如公告、通知、各部门文件、活动方案、员工手册等；

第二类、数据资料：如报表、统计表、分析表等跟数据有关的资料；

第三类、书籍资料：如产品手册、报刊杂志、宣传资料等；

第四类、报表表格：如日志、周报表、月报表；

第五类、客户资料：如客户档案、客户销售记录、进货补货记录、投诉意见等；

第六类、笔记本类：如会议记录本、公司通讯录、备忘录等；

第七类、办公用具：如办公、电脑、文件架、笔、计算器、订书机、便签、涂改液、橡皮擦等；

第八类、个人用品：绿色植物、茶杯、手机、提包等；

4、存放原则

4.1 不用的东西不放在办公现场，坚决清除干净。

4.2 不常用的东西放远点(指定专用区)。

4.3 偶尔使用的东西，集中放在工作场所指定地点。

4.4 经常用的东西放在作业区。

5、整理的目的

5.1 改善和增加办公及作业面积；

5.2 办公室及现场无杂物，行道通畅，提高工作效率；

5.3 减少磕碰的机会，保障安全，提高质量；

5.4 消除管理上的混放、混料等差错事故；

5.5 有利于减少库存量，节约资金；

5.6 改变作风，提高工作情绪。

二整顿

1、定义：把需要的物品加以定点、定位、定量放置，并保持在需要时能立即取出。

2、整顿的“5定”原则：定位、定点、定量、定员、定职

定位：划分合理区域

定点：放在哪里合适

定量：规定合适的数量

定员：确定负责人

定职：明确职责和时间

3、要求：物品摆放要有固定的地点和区域，以便于寻找，消除因混放而造成的差错；物品摆放目视化；物品摆放地点要安全、便捷。

4、文件柜：存放第一类、第三类、第五类；文件柜资料摆放要求，统一划分，统一标识，分类摆放，要求整齐整洁。防止丢失，混乱。

5、文件架：存放第二类、第四类；文件架统一使用蓝色文件夹，文件夹对折位置正中部分必须有该文件夹的类别标贴，统一采用4号宋体字标识，禁止在文件架上乱涂乱画。

6、办公桌面：摆放第七类的办公、电脑、文件架、计算器、第八类的绿色植物和茶杯，桌面物品要定位；电脑线、网线、线有序放置；人离开半小时以上应将桌面收拾干净。

7、办公隔栏：贴公司通讯录，采用标准的A4纸的1/2，每一个区域只允许帖一录（如四办公桌组合的区域，单面各一通讯录），帖于靠近显示器的位置；

8、专用柜：可能会再使用，一年用一两次的；6个月至一年左右可用一次，

9、抽屉：1～3个月左右用一次（除开月报表），放在办公桌文件柜从上往下第三个抽屉；1周用一次（除开周报表），放在办公

桌文件柜从上往下第二个抽屉）；1天用一次，频繁使用的；（办公桌文件柜从上往下第一个抽屉）

10、从上往下第四个抽屉可以放一些文件夹、辞典、笔记本、手纸等。提包柜：存放提包、饭盒、衣服和个人生活用品。坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开办公桌椅子不超过手肘到手掌的距离，离开半个小时以上，椅子应紧靠在办公桌前；

11、垃圾篓：垃圾篓罩塑料袋，里面垃圾不能过满，到三分之二时，必须清除，每天下班前必须将垃圾篓里的垃圾清理；

12、办公桌下：下不得堆积杂物；外衣、手袋严禁随意放在办公桌椅上。电脑主机：A 四办公桌靠着的区域，每个人的电脑主机必须统一放在右边（特殊情况另外考虑）；B 两办公桌相对摆放的区域，电脑主机统一摆放在一条线上，（如常静和田景艳的位置，则电脑主机必须统一摆放靠着墙壁的位置）；C 主机拖柜必须放在办公桌下面，成一条线摆放，不准斜着、横着摆放；电脑主机上面禁止放任何物品。

13、显示器：A、统一摆在办公桌面的靠中间位置，显示器不准斜着、横着摆放；B、显示器上禁止贴任何东西，必须保持显示器的干净整洁；

14、存档：各种文件、报表、方案等都要有电子版并且存档（本部门一份，人事备档一份）。

15、电脑储存：桌面：只能允许出现我的文档、我的电脑、回收站、Inter、网上邻居、办公QQ；C盘放软件；D盘放公司和部门重要文件和半年/一季度才用一次的资料和文件；E盘用于办公盘，一周和一月用的资料和文件；F盘属于个人所用，如图片、学习资料、学习心得等；每周一上午上班，在打开电脑之后立即执行电脑垃圾清理：打开“开始”——“运行”——“%temp%”命令——执行删除。

16、管辖：每个人的办公区域自行负责，自行管辖。

15、整顿的目的

办公室要定置管理，物品的合理摆放有利于提高工作效率和产品质量。

三清扫

1、定义：把工作场所打扫干净，将不需要的物品加以清除、丢弃，以保持工作场所干净整齐。

2、办公室地面：需清扫干净，要明亮、无异味，不能有任何果皮、纸屑、烟头、明显脚印、积水、灰尘。

3、墙面：不得随意图画，乱贴，无脚印，无污垢。

4、办公设备：电脑、传真机、复印机、打印机等要清洁干净，无灰尘，无污垢，办公桌面摆放物料不得零乱，下班后必须按标准摆放整齐。

5、报表表单：超过保管年限的表单及时集中销毁，保管年限的表单装订送人事部归档。

6、办公用品和文件：有破旧的办公用品及无关的文件、设备，（如：不能用的破旧卡片、册子、夹子、报刊、废纸）等全部清扫出去。

7、办公区域死角：不留任何纸屑、扎堆物料，保证无明显灰尘、无明显污垢和垃圾，保证一眼看过去，没有任何刺眼的垃圾物料。

8、电线、网络线：不要超出桌子外沿，不能凌乱的随意摆在地上，要用胶布固定在一起，电源插头、插座要固定，不能松动和歪斜。

9、书籍：统一由人事部保管，借阅书籍时，不得随意折页，涂画，撕扯，卷裹，乱扔。