文件资料管理程序

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文件和资料管理程序

文件和资料管理程序（ISO9001：2015）1.0 目的为使本公司质量管理体系所使用的文件和资料满足顾客需要并确保为有效版本，提供质量管理体系有效性及其改善和可追溯性的依据。

2.0 适用范围适用于与本公司质量管理体系相关的文件和资料（包括外来文件和资料）的控制。

3.0 职责3.1 文控中心：负责受控文件的发放、回收、销毁及正本保存。

3.2 各部门3.2.1 负责本部门内受控文件的发放、使用及保存。

3.2.2 负责本部门内部受管制文件的发放、使用及保存。

3.4 质量管理体系文件的制订、修订和废止职责：4.0 定义4.1 受控文件：为保证公司质量管理体系运作而作出的依据文件（包括内/外部文件），受更改和分发控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有蓝色“受控文件”印章，其中文控原件盖有蓝色“文控原件”印章。

4.2 非受控文件：为制定作业文件而制定的参考文件或与产品质量无直接关系的文件，仅作登录管理，但不需作变更管理的文件。

4.3 外来文件：来自公司外部的文件。

如顾客的产品图纸、检验标准，生产设备附带的技术资料、产品说明书，国际标准、国家标准、行业标准、地方标准，法律、法规等。

5.0 工作程序5.1 质量管理体系文件的分类5.1.1 一级文件：质量手册；5.1.2 二级文件：程序文件；5.1.3 三级文件：作业指导类文件，包括作业指导书、检验标准、图纸、规定等；5.1.4 四级文件：各种记录、表格。

5.2 文件的编写5.2.1 质量手册文件的封面应有制订人、审核人、批准人的签名和日期。

5.2.2 程序文件首页应有制订人、审核人、批准人的签名和日期，及简要的文件修改记录，并在首页注明该文件的分发部门。

5.2.3 三级文件要有简要的文件修改记录及注明文件分发部门，并有制订人、审核人和批准人的签名和日期。

5.3 文件的编号5.3.1 质量手册：QM015.3.2 程序文件：流水号(01—99)5.3.3 三级文件—5.3.4部门代码如下：5.3.5四级文件： QR — X X X X — X X5.3.4部门代码如下：5.3.5四级文件: QR — X X X X — X X5.4 文件的归档管理5.4.1 质量手册、程序文件、作业指导类文件及记录的正本由文控中心保存。

IATF16949文件资料管理程序含表单

IATF16949文件资料管理程序含表单开始阅读文件资料管理程序1.0 目的规定公司的文件在受控状态下运行，确保质量管理体系文件在使用及流转过程中的有效性。

保证各使用场所获得适当且为最新版本文件，避免误用失效和作废的文件。

2.0 范围适用于本公司质量管理体系文件，包括适用外来技术和质量文件、电子文件的管理。

3.0 职责部门（个人）职责总经理1、负责质量手册的批准管理者代表1、负责质量手册的审核2、负责程序文件和管理类文件的批准品质部1、负责编制、会审、修订管理手册和程序文件2、负责管理手册、程序文件和管理类受控文件资料的发放、管理和协调作业3、编制和及时更新质量体系《受控文件清单》技术部1、负责技术类受控文件的编制、审核、批准2、负责技术类文件的发放、管制与协调作业3、负责外来技术文件的登记、发放。

各部门1、负责本部门质量体系三、四级文件及记录表格的编制、审核2、所有已生效的文件在本部门得以贯彻执行，并管理本部门的文件3、编制并及时更新本部门《受控文件清单》4.0 程序4.1公司受控文件结构规定4.1.1第一级：质量手册（包含质量目标、过程绩效指标、质量方针）。

将公司质量管理目标与质量保证体系整合，说明做哪些工作来确保质量运行符合TS16949 要求，用字母“A”表示类别。

4.1.2第二级：详述如何进行及完成质量手册内所表达的各类程序文件，用字母“B”表示类别。

4.1.3第三级：各类管理制度，规范等，用字母加数字“C1”表示类别，加工图、工程图纸、作业指导书、质量检验标准、包装作业指导书、QC工程表、工程变更通知书等各类作业文件、标准，用字母“C2”表示类别。

4.1.4第四级：表单、记录。

为验证质量体系有效运作，而对各个事项持续不断加以记录，用字母“QR”表示。

4.1.5受控文件：分发、修订或更换均须按书面规定程序进行控制的文件，以保证文件始终反映现行要求。

4.1.6非受控文件：分发须按文件控制程序进行，但不保证其完全反映现行要求的文件。

IATF16949文件与资料管理程序

文件制修订记录1.目的：为保证本厂在质量管理体系运行中，所有质量活动场所使用有效版本的文件（包括适当范围的外来文件），以确保文件的正确性。

2.范围：适用于本厂质量管理体系有效运行的所有文件和资料的编号、编制、核准、发放、更改和归档等的控制。

3.权责3.1内部文件与资料之制订、废止与收发管制权责表：3.2外部文件资料,由各对口权责部门收集,经管理代表核准后由品质部进行收发管制.3.3文件审核过程中发现问题,如有手改现象,由审核人在手改处签名确认.4.定义：4.1一阶文件：质量手册：说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件；4.2二阶文件：程序文件：供管理者控管跨部门作业流程之文件；4.3三阶文件：工作文件：规范作业者行为工作标准或指导书；4.4四阶文件：质量记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书；4.5外来文件：特指与产品有关的国际、国家、行业标准以及客户的技术资料等。

5.工作程序：5.1文件的制订、修订、废止作业：5.1.1文件制订作业：5.1.1.1文件需要制订时,由需求部门填写『文件制订、修订、废止申请单』进行制订申请，管代表核准后，需求部门方可进行制订，品质部按文件编号原则对新文件进行编号。

5.1.2文件修订作业：5.1.2.1若文件不符合现实要求需修订时,由需求部门提出修订原因,填写『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，交原制订部门研议修订，修订内容填写于文件首页之“修改记录表”中；5.1.2.2修订后之文件经审核与核准后由品质部发行。

5.1.3文件废止作业：5.1.3.1文件不适宜须废止时,需由提出部门提出『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，由品质部执行废止作业，原编号列入管制，不得重复使用。

5.1.4文件制订、修订以及废止之作业流程按“文件管制流程图”（附件一）进行。

5.2文件的编号原则：5.2.1一、二阶文件之编号规则：XXX -- XX -- XXX5.2.3三阶文件之编号规则：XM – XX -- XX -- XXX 文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码部门简码5.2.4四阶文件编号规则：XXX -- XX -- XX -- XXX文件流水号001.002…部门代码文件类别代码工厂代码5.3工厂代码：工厂代码用大写英文字母“EVK”表示东莞市依维柯电子有限公司。

文件及资料控制程序

文件及资料控制程序一、目的本文档旨在规定和实施文件及资料控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性，以及满足法规和公司内部要求。

二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制和管理，包括但不限于操作文件、质量文件、技术文件、管理文件等。

三、职责1、文件管理部门：负责文件的审核、批准、分发、存档、更新和废止。

2、文件使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。

3、质量管理部门：负责文件的监督、检查和审核，确保文件与公司实际运作的一致性。

四、程序1、文件分类与编码：根据公司实际情况，将文件分为不同的类别，并为每个文件分配唯一的编码。

编码应包括文件类型、日期、顺序号等信息。

2、文件编制：由文件管理部门负责组织编写文件，确保文件的完整性、准确性和一致性。

文件编制应遵循公司政策和相关法规要求。

3、文件审核：文件编制完成后，应由相关部门进行审核，以确保文件的可行性和合规性。

审核人员应具备相应的专业知识和经验。

4、文件批准：经审核通过后，文件应由公司领导进行批准。

批准过程中应注重文件的合理性和可操作性。

5、文件发布：文件批准后，由文件管理部门负责文件的发布，确保文件的及时性和有效性。

发布时应按照公司规定进行登记和记录。

6、文件存档：所有文件应由文件管理部门负责存档，并确保存档的完整性和安全性。

存档时应按照公司规定进行分类和标识。

7、文件更新与废止：当文件需要更新或废止时，应由文件管理部门组织进行修订和废止程序。

更新或废止的文件应及时通知相关使用部门，以确保文件的最新性和有效性。

8、文件借阅与复制：文件的借阅与复制应由文件管理部门负责管理，并按照公司规定进行登记和审批。

借阅或复制过程中应确保文件的保密性和安全性。

9、文件销毁：当文件过期或不再使用时，应按照公司规定进行销毁处理。

销毁过程应确保文件的彻底摧毁和不可恢复性。

10、培训与宣传：针对新员工和其他相关人员，应对其进行文件控制培训，确保他们对文件的正确理解和使用。

文件资料管理制度

文件资料管理制度第一章总则第一条为规范和加强文件资料管理工作，提高文件资料管理质量，根据国家有关法律法规，结合本单位实际，制定本制度。

第二条文件资料管理制度适用于本单位所有工作人员，包括对文件资料的管理、利用、处理、借阅、调阅等工作。

第三条文件资料管理应遵循便于查阅、管理、利用和保护的原则，做到科学分类、及时整理、规范管理。

第四条文件资料应当依法保护国家秘密、商业秘密和个人隐私，保护文件资料的完整性、真实性和可靠性。

第五条文件资料管理应当遵循依法保存、合理利用、清理淘汰、归档的原则，合理划分保存期限，定期进行定期清理和淘汰。

第二章文件资料管理第六条文件资料应当采用统一编号、机密标记和密级管理，确保文件资料的安全保密。

第七条文件资料应当按照机密级别、重要程度、工作领域、文件类型等分类管理，采取电子化、集中化管理。

第八条文件资料应当采取规范的归档和存档措施，建立健全文件档案管理制度，确保文件资料的长期保存和利用。

第九条文件档案管理部门应当建立完善的档案检索和借阅制度，方便工作人员查阅和利用文件资料。

第十条文件资料管理部门应当定期对文件资料进行审查和画网，确保文件资料管理的规范性和完整性。

第三章文件资料利用第十一条文件资料利用应当遵循依法合规、及时快捷、有效利用的原则，鼓励工作人员利用文件资料开展工作。

第十二条文件资料利用应当遵循依法合规、及时快捷、有效利用的原则，鼓励工作人员利用文件资料开展工作。

第十三条文件资料利用应当遵循依法合规、及时快捷、有效利用的原则，鼓励工作人员利用文件资料开展工作。

第十四条文件资料利用应当遵循依法合规、及时快捷、有效利用的原则，鼓励工作人员利用文件资料开展工作。

第十五条文件资料利用应当遵循依法合规、及时快捷、有效利用的原则，鼓励工作人员利用文件资料开展工作。

第十六条文件资料利用应当遵循依法合规、及时快捷、有效利用的原则，鼓励工作人员利用文件资料开展工作。

第十七条文件资料利用应当遵循依法合规、及时快捷、有效利用的原则，鼓励工作人员利用文件资料开展工作。

文件资料管理程序 (whale)

编写：文件号：审核：版本/修改：A/1批准：页次：1/51.0目的本程序规定了与质量管理体系运行有关的任何媒体形式的所有文件和资料的控制要求及方法，确保各工作场所使用有效版本的文件。

2.0范围本程序适用于我公司质量管理体系运行有关的所有文件和资料的控制，也适用于顾客提供的图样或规范等外来文件的控制。

3.0定义狭义文件是指书面文件；广义文件是指书面文件、电脑软件、光盘（磁盘）、样品等。

本公司所指为广义文件。

4.0职责4.1质量部文控文员(DCC)负责受控文件的登记、发放(范围确定)、回收和组织外来技术文件的评审工作的汇总；4.2 质量部质量系统工程师(QSE)负责协调相关部门对QMS文件的编制，修改；5.0程序5.1 文件的编制和审批(如上描述)5.2 文件的编号及标识5.2.1文件的编制准则：a）质量手册（一级文件）b）程序文件（二级文件）c）管理办法、制度、规范、规程等（三级文件）d）技术文件和相关资料（包括外来文件和资料）（四级文件）e）与管理体系有关的记录表单5.2.1.1质量手册、程序文件、各部门编制的管理办法、制度、规范、规程，以及技术部编制的、外来的技术文件和相关资料，由质量部按如下要求对其进行编号，并建立《文件清单》。

各部门需严格执行文件的编号申请、受控登记、统一发放等。

编写：文件号：审核：版本/修改：A/1批准：页次：2/5一级文件：质量手册：CP- ISO/TS-2006CP---企业名称；ISO/TS---质量手册；2006---年份。

二级文件：程序文件：CP-QP -XX-1CP---企业名称；QP---程序文件；XX---ISO标准章节号；1-流水号.三级文件：管理办法、制度、规范、规程等：CP–QE-01；CP-QE-RS-01四级文件：技术文件、工艺文件等：JS-BM-LB01JS---部门简称；BM---文件类型，LB01---客户代码(客户代码在《客户名录》5.2.2文件的标识以印章来表示受控状态a）管理文件/技术文件发放给公司职能部门或供方，外协图样及外来法律、法规、技术资料−−“受控文件”。

文件与资料管理程序

1.目的爲有效地管理各项文件与资料，以便指导各项活动，特制定本程序。

2.范围凡指导各项活动之内外部文件与资料，均属本程序管理范围。

3.权责内部文件管理权责：3.1.1 系统文件由管理代表拟定，副总经理核准发行；3.1.2 程序文件由各部门制定，经各部门讨论会签，由管理代表审查，副总经理核准发行；3.1.3 工程技术类作业指导书由工程部制定，主管审核发行；3.1.4 表单各部门制定，主管审核发行。

外部文件管理权责：3.2.1 接收：香港营业部、工程部、发货部；3.2.2 转换：工程部。

4.定义内部文件：依据公司内部活动行爲特徵或依据外来文件需要而産生的文件。

外部文件：凡来自国际国家标准机构、国家法律、行政机构、客户等标准、法规、要求性文件等均爲外来文件，此类文件将规范指导或影响公司行爲活动。

系统文件：阐述系统活动总体政策，公司经营宗旨，并爲此描述总体架构之纲领性文件。

程序文件：规定某一要素活动实现的流程、活动时机与目的、担负管理与实施之责的部门等指导性文件。

指导书：爲实现某项活动而详细描述其步骤、方法的文件。

表单：规定用於记录活动内容、状况或结果之文件。

5.作业内容文件与资料管理流程图(见附件一)；各部门因工作而需制定活动文件，或接收外来文件且须进行相应文件转换时，由相应权责部门産生相关文件。

文件应依规定之权责人员进行审查核准，如爲程序文件, 需各部门主管进行讨论、会签，审查、会签、核准之记录应体现在<文件制定、修改、废止申请单>中。

制定部门应将核准文件连同<文件制定、修改、废止申请单>一并交文控中心，由其依据以下规则统一编号：□□- □□- □- □□□- □□文件版本01 ~ 99文件流水序号001 ~999文件类别公司简称: YH 部门代号5.4.1 部门代号：总经理室－GM 工程部－PE 品管部－QC生産部－PR 采购部－PU 仓管部－MC发货部－DC 人力资源部－MR5.4.2 文件类别：系统文件－S 程序文件－P 指导文件－W表单文件－R 外部文件－E5.4.3 版本说明：文件之版本由01~99依次改版，初版爲01，改版依此爲02、03、04．．．；表单版本直接於编号中予以体现，爲最後两位码，其他文件则单独显示其版号码。

文件控制管理制度程序

文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。

第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。

第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。

第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。

第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。

第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。

第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。

第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。

第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。

第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。

第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。

第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。

第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。

第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。

第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。

第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。

第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。

第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。

第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。

第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。

第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。

第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。

第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。

第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。

第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。

文件及资料管理程序

文件及资料管理程序1、目的1.1本程序文件叙述控制文件的制作、发放、更改及作废方法。

2、概述2.１控制文件包括程序文件、工作指导书、技术标准类文件、外来文件及电脑资料。

2.2 所有的品质文件统一由文控中心（DCC）发行管理。

2.3 QMR及各部门应鉴别有关控制文件和非控制文件的区别，用[控制文件分配总表]进行管理，[控制文件分配总表]由QMR制定和更新，交由文控中心保存。

2.4 DCC负责人负责确保所有陆续删改之控制文件能分配到已持有控制文件的部门手中，更新其手上拥有的旧控制文件。

2.5 控制文件和需批核的非控制文件及表格，需经文件上有关负责人批核后才可分发。

2.6 [品质手册]之管理方法在本身文件内叙述。

3、职责3.1QMR负责建立程序文件，并透过定期的管理评审和内部审核去检讨其有效及可行性。

3.2程序文件的使用部门负责人负责有效执行要求内容；并负责建议文件更改，去表达系统的真正运作情况。

3.3 各相关部门负责人负责制定工作指示书，并确保其有效运用。

3.4 工程部负责制定及管理技术标准类文件（如图纸、etc……）。

3.5 工程部负责人负责管理外来文件和于软件内储存的文件。

4、程序4.1程序文件的格式。

4.1.1第一页的格式包括：A：程序文件名称B：编号、版号、页次（第页/共页）C：责任部门负责人，QMR文件确认的签署D：更改资料；包括版号、日期及更改内容简述4.1.2 其它页次的内容包括以上的B项。

4.1.3 程序文件的段落格式：A：目的B：概述C：职责D：程序E：记录及表格4.2 [工作指导书]的格式。

4.2.1 [工作指导书]的每页须有文件编号、页次及版号。

4.2.2 [工作指导书]名称须写于第一页，而文件确认签名可于第一或最后一页。

4.3 品质文件的发放及确认4.3.1 COP文件由QMR制定并负责与COP相关部门负责人取得共识，[工作指导书]由PE或责任部门自行制定，确认及负责，所有的品质文件，由文控中心（DCC）统一管理。

资料管理流程

分类明确，记录清楚
资料员
5.资料的传阅和分发
1）各类文件、规范：经技术厂长批阅后，按批注进行传阅和分发。当收到2份以上文件时，存档文件加盖印章1，分发文件加盖印章2、3等。现场资料点资料还需加盖“转包现场资料点”印章。
2）图纸、更改单：对于军品图纸、更改单，传阅一份，存档，加盖印章1，其余存档，加盖印章2、3等；
5）工艺更改单：工艺室存一份；另一份由工艺更改单领用的计划员或工长签字，分发份数与现场工艺规程份数一致。
传阅及时到位，印章加盖正确，
资料员
转包厂资料管理流
责任人
1.从总资料室领取各类资料
资料齐全、完好
资料员
2.建立资料登记总账本、传阅登记账本，并分类做好记录
分类明确，记录清楚
资料员
3．文件、资料如有作废必须在总帐中进行销帐，并将作废文件、资料加盖“作废”印章按程序文件规定进行回收。
保证作废文件全部收回
资料员
4.建立分发登记账本，分发资料按各室、工段分别建立
对于转包图纸、更改单，传阅一份，存档，加盖印章1，工艺室分发一份，加盖印章2，总检分发一份，加盖印章3。
3）偏离单：传阅一份，存档，加盖印章1；工艺室分发一份，加盖印章2；303工段分发一份，加盖印章3；检验室分发一份，加盖印章4。
4）工艺规程：批复后的原版存档；工艺室分发一份，加盖印章1；现场分发1～2份，加盖转包厂生产印章1、2等。

文件和资料的控制程序

主要控制内容有：文件的编制、审核、批准，文件的发放，文件的使用管理，文件的修改，文件的换版、回收、作废、销毁，文件的归档管理以及形成的记录。
（2）文件控制的程序图如下：
文件和资料的控制程序
为了使项目工程所使用的文件资料在工作中一直处于有效状态，对项目所有制订和使用的文件资料进行必要的控制，以保证在所有工作场所使用的文件和资料是有效Biblioteka 本。（1）文件控制及主要内容
这些文件主要包括：施工技术要求、标准；施工计划、工序流程、施工图纸及实施细则；质量检测程序、检测计划；试验报告、质量记录，与业主（监理工程师）往来函件等质量体系运行的文件和记录以及相关的文件资料。

IATF16949文件管理程序

1.目的:为使文件与资料处理迅速、正确流通、应用及管理，以确保各相关单位能适时获得适当且有效之最新文件。

2.范围:本厂内部外部联系或客户／供应商往来之有关品质及技术文件均适用之。

3.权责:参阅〈文件审核权责表〉（如附件一）4.定义:本厂文件类别区分四阶4.1 文件阶码如下：M：一阶文件P：二阶文件WI：三阶文件FR：四阶文件E：外来文件(客户检验标准、客户技术图纸（也称技术性文件）等。

4.2 系统文件:环境手册、质量健康安全手册为本厂第一阶文件。

4.3 程序文件:管理审查、内部品质稽核、品质制度、文件管理等，依品质手册所订之各项程序，为本厂第二阶文件。

4.4 指导书文件:作业标准书、作业细则、作业办法、规范、通则，为本厂第三阶文件。

4.5 制造文件:制造工程图、承认资料、模具资料、治具资料、作业指导书、检具资料，作业工艺卡、操作规范、检验规范等凡在制程上需使用之资料文件皆属之，为本厂第三阶文件。

4.6 记录：校验记录、检验记录、测试记录及执行第二、三阶所衍生的记录资料等为本厂第四阶文件。

4.7 外来文件与资料：从天成以外获得技术标准性文件、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍、客户原图等。

4.8 承认资料：本厂客户承认资料，或零件承认资料，及其它书面（如正式订单即代表已承认）、书面改写等项。

4.9 治具资料：本厂生产用治具制作的图面及相关等资料。

4.10 作业指导书：生产作业所依据的操作方法及动作流程之标准资料。

4.11 检具资料：客户要求实际装配之检具及检查用量具或相关资料、图面等。

4.12 质量过程管理体系文件均按该程序控制执行。

4.13 字体要求：各阶文件的题目英文和数字统一使用中文简体宋体20号，文件内容用字体12号，行距用固定值20磅。

5.作业内容：5.1 文件与资料管制程序流程（附件二）。

5.2 各阶文件编号5.2.1手册编码原则7码第1-2码公司简称CX ；第3码为中杠；第4码手册简称M；第5码-7码文件流水码，由体系工程统一编号。

文件与资料管理程序

4.3机密文件的申请使用管理:文件编号: 制定日期: 修定日期:5.1.2.2体系审核确认后根据文件的涉及单位决定文件必须的会审部门，由体系提请相关部门传阅会审或会议会审。

1.1.3 内部文件批准：文件必须经相关权责人员批准。

详见4.1职责。

1.1.4 内部文件编号：经批准后的文件交文管。

文管根据《文件撰写架构细则》附录一:【内部管理性文件编号对照表】的规定进行编号，并录入于【文件总览表】。

1.1.5 内部文件分发、借阅：1.1.5.1 重新打印（此时有受控编号）经批准后的文件和【文件制修废审批表】交文管。

文件的生效日期以右上角“受控章”内的日期为准，文件首页及各单页的制修定日期则代表文件初定稿未签核前的日期。

文件资料的管理制度

文件资料的管理制度第一章总则第一条为加强对文件资料的管理，规范文件的产生、流转、利用和保存，提高工作效率、规范工作行为，保护重要文件资料的安全和完整性，特制定文件资料管理制度（以下简称“本制度”）。

第二条本制度适用于本单位所有工作人员在工作中产生的文件、资料的管理及利用。

第三条本制度所称文件资料，是指文字、图表、图片、影印件、磁带、光盘、电子文档等载体上所载记载内容的文件和资料。

第四条文件资料的管理应当遵循“谁产生，谁管理”的原则，实行责任到人。

第五条本制度执行委员会为单位的领导小组，负责监督并落实文件资料的管理及相关政策。

第六条全体员工都应当严格遵守本制度，不得违反本制度规定行事。

第七条对于重要文件资料，必须按照国家有关保密规定及本单位规定加强保密管理。

第八条本制度之规定如有更改，须经本单位领导小组批准后方可施行。

第二章文件资料的分类管理第九条文件资料应当按照不同的性质、用途、来源等因素予以分类，确保其有序管理。

第十条文件资料的分类应当有明确的标识和归档规范，便于管理和检索。

第十一条文件资料应当按照密级和保管期限进行分类管理，密级较高或保管期限长的文件应当进行特殊管理。

第十二条文件资料的分类管理应当定期进行整理和清点，确保档案的完整和准确。

第十三条对于重要文件资料的变更、修订或废止，应当依照程序及时调整并更新档案资料。

第三章文件资料的流转管理第十四条文件资料的流转应当有专门的领取、归还手续，并严格按照规定流转范围和权限。

第十五条文件资料的流转应当有记录，明确流转的时间、地点、人员及目的等信息。

第十六条文件资料在流转过程中应当保证其安全性，不得对文件资料进行私自复制或泄露。

第十七条对于流转后的文件资料，应当及时归还原处，并进行核实确认。

第十八条对流转中有遗失或损坏的文件资料，责任者应当承担相应的责任。

第四章文件资料的利用与传输第十九条文件资料在利用过程中，应当严格遵守相关规定，不得擅自更改、删除或篡改文件内容。

企业管理文件与资料控制程序

企业管理文件与资料控制程序企业管理文件与资料控制程序是指企业建立一套完善的文档与资料管理机制，以有效的方式控制企业内部各类文件和资料的流转、存储和使用，增加管理的规范性和效率，确保企业的信息安全。

本文将从程序的目的、步骤和实施过程三个方面分析企业管理文件与资料控制程序的重要性以及如何制定和执行该程序。

一、目的企业管理文件与资料控制程序的主要目的是确保企业的信息系统始终处于可信状态，保证企业信息资产的安全可控。

其具体目的包含以下几个方面。

1.统一管理企业的文件与资料，防止文件泄露、丢失和篡改。

2.对于敏感信息和机密信息，实施安全控制和权限控制。

3.确保文件和资料的共享和交流在特定的人员和渠道内进行。

4.规范企业文件和资料的使用流程，使员工使用文件和资料更加规范、高效和安全。

5.减少企业的风险和损失，促进企业业务发展和可持续发展。

二、步骤企业管理文件与资料控制程序主要分为以下几个步骤。

1.识别企业需要管理的文件和资料，分门别类地管理。

2.制定文件和资料的归档和管理标准，建立规范的文件和资料管理程序。

3.明确文件和资料的保密等级和权限，安排相应的用户权限。

4.实施文件和资料的备份和恢复机制，保障文件和资料处于稳定的状态。

5.对于敏感信息和机密信息，建立安全审计机制，确保信息的安全。

三、实施过程企业管理文件与资料控制程序的实施过程需要根据不同企业的实际情况来具体制定。

可以按照以下过程实施：1.明确企业文件和资料的规范和标准，建立文件和资料档案。

2.建立并实施权限控制机制，确保文件和资料的安全和保密性。

3.针对不同权限的用户，建立各自的使用规范和标准。

4.实施日常巡检和监控，发现问题及时排查和解决。

5.周期性进行文件和资料的备份和恢复，保障文件和资料处于稳定的状态。

6.提醒员工遵守企业的文档和资料控制规定，建立员工知识产权保护的意识。

企业管理文件与资料控制程序的制定和实施是企业信息安全的重要保障，也是确保企业业务高效、行政合规的重要措施。

文件资料管理流程

文件资料管理流程文件资料管理是一项重要的任务，涉及到文件的创建、存储、检索以及销毁等多个环节。

一个良好的文件资料管理流程可以帮助组织高效地管理和利用文件资料，提高工作效率和信息管理的质量。

下面将介绍一个常见的文件资料管理流程。

一、文件资料创建二、文件资料存储文件的存储是文件资料管理的核心环节，主要包括文件的归档、传输和保管等。

首先，需要将文件进行归档，即按照一定的分类标准和顺序进行存放，例如按照时间、部门、项目等进行分类。

其次，需要确保文件的传输安全，可以使用加密、备份和存储技术来保护文件的机密性和稳定性。

最后，需要明确文件的保管责任人，并建立文件保管制度，确保文件的安全和可靠性。

三、文件资料检索四、文件资料利用文件的利用是文件资料管理的重要目标，主要包括文件的传阅、交流和使用等。

在文件的传阅和交流过程中，需要确保文件的安全和机密性，可以使用加密、权限等措施来保护文件的安全。

同时，还需要确保文件的有效性和可靠性，例如通过文件审批、会签等程序来保证文件的准确性和合法性。

在文件的使用过程中，还需要遵循一定的权限和规范，例如禁止外传、遵守文件保密政策和法律法规等。

五、文件资料销毁文件的销毁是文件资料管理的最后一步，主要包括文件的清理、销毁和备案等。

首先，需要对文件进行清理和整理，即对不再需要的文件进行筛选和处理。

其次，需要选择合适的方式来销毁文件，例如烧毁、碾压、化学处理等。

最后，还需要及时备案文件的销毁情况，并保留相关的证明和记录，以备查阅和审计。

综上所述，文件资料管理流程是一个涉及多个环节和程序的复杂过程，需要组织和个人共同努力来完成。

通过建立一个良好的文件资料管理流程，可以提高工作效率、提升信息管理的质量，促进组织的发展和进步。

ISO9001-2015文件和资料管理程序

文件和资料管理程序（ISO9001：2015）1 目的为建立本公司文件之管制作业,以求发行文件一致性,可溯性及适用性,从而实现质量方针﹑质量目标与质量承诺,保证公司所有与质量有关的作业内容﹑过程﹑权责等文件化为执行之依据.2 范围本公司质量管理体系所涉及的所有外部\内部文件。

3 定义3.1 外部文件:在本公司中的管制范围是与质量有关的外来文件需要进行管制。

3.2 内部文件:由内部根据各部门管制\产品生产等需要而自行制定的文件。

3.3 作业指导书范围:如管理办法、检验规范、BOM表、生产作业指导书、工厂其它规章制度等。

4 职责4.1:文控负责担任文件之编号﹑登录﹑发行﹑存盘﹑管制执行及作废回收等工作。

4.2:各部门所需文件之制作﹑会签﹑审查﹑核准后送文控中心。

4.3:总经理、管理者代表负责内部体系文件的审核、批准。

4.4:文控负责所有体系文件电子文档的管理、保存。

文控室原稿（包括电子文档）均为受控文件，无须盖受控文件章，但要记录于文件清单上，以利查找。

5 程序5.1外部文件控制流程说明5.1.1:接收5.1.1.1当客户E-mail图纸或其它技术资料来我司时由业务人员将E-mail资料按客户分类储存在电子文档中,而后要求打印一份交给文控中心。

5.1.1.2当客户以传真的形式发送技术资料时由文控中心负责人将图纸接收后复印一份进行留存。

5.1.2:外来文件识别、分发管制5.1.2.1文控接收到文件后首先将其记录于《外来文件清单》。

5.1.2.2文控根据相关部门需要复印相应份数的资料。

5.1.2.3复印完成后将原稿按客户的类型分类储存于文控中心原稿档案中，复印件由文控将其盖上蓝色<外来文件章>后分发，要求分发时将分发的份数、日期、接收人等记录于《文件分发/回收记录表》中。

5.1.2.4接收部门接收文件后要求将外来文件进行分类储存,并且要得到明确的标识;而且在现场不可以出现作废或已变更的文件。

文件管理流程图

文件管理流程图文件管理流程图是指在企业、机构或个人进行文件管理时，按照一定的步骤和程序进行的管理流程。

下面是一个简单的文件管理流程图：文件管理流程图1. 收集文件- 由相关部门或个人将需要管理的文件收集起来- 包括电子文件和纸质文件2. 分类整理- 对收集到的文件进行分类，可以按照文件类型、文件内容、文件日期等进行分类- 根据分类，将文件进行整理并放置到相应的位置，可以使用标签、文件夹或文件柜等方式进行标识和存放3. 创建文件索引- 对所有的文件进行编号或标识，以便快速查找和管理- 创建文件索引，包括文件名称、编号、存放位置等信息，并将索引存储在数据库或电子表格中4. 存储文件- 将纸质文件存放到文件柜或文件夹中，确保文件的安全和完整性- 将电子文件存储在计算机或服务器中，根据不同的文件类型选择合适的存储方式，如硬盘、云存储或备份设备5. 文件检索- 当需要查找某个文件时，通过文件索引进行检索- 输入文件名称、编号或关键词等进行搜索，可以根据不同的条件进行筛选和排序6. 文件借阅与归还- 当需要借阅某个文件时，填写文件借阅单，并由相关人员审批和签字- 借阅人在规定的时间内使用文件，并在使用完毕后归还文件7. 文件更新与维护- 当文件内容有更新或有需要删除的文件时，进行相应的修改或删除操作- 在文件更新和维护过程中，及时更新文件索引和存储位置8. 文件销毁与归档- 当某些文件不再需要保留时，按照相关规定进行文件销毁 - 对于一些需要长期保留的文件，可以进行归档，将文件存放到专门的存储区域，并做好相应的标识和记录9. 定期审查与整理- 定期对文件进行审查和整理，及时处理过期文件或冗余文件，以保持文件管理的高效和精确以上是一个简单的文件管理流程图，可以根据不同的组织和个人需求进行调整和优化。

文件管理流程图可以帮助提高文件管理的效率和准确性，优化工作流程，并能确保文件的安全和易于使用。

001文件资料管理程序

季
文件编号
ZS/QP01— 2006 A/0
第 4 页共4页
柳州正盛科技有限公司
文件版本页数
文件名称
文件资料管理程序
发布日期
2006 年 12 月 15 日
5.12.1 各部门指定人员按月收集本部门的质量记录，分类按日期顺序整理装订成册。 5.12.2 所有质量记录封面应醒目的标明记录名称、整理时间及保存期限。 5.13 质量记录的归档 5.13.1 质量记录原则上由各质量活动的管理部门负责归档。 5.13.2 建立台帐，标明每册编号、名称、页数和保管期限；对硬拷贝或电子媒体应有台帐,所有记录应便于存取与检索。 5.13.3 质量记录应有适宜的保管设备（档案盒、柜等）和适宜的环境，做好防虫蛀、防火、防潮，防变质和丢失。 5.14 质量记录管理 5.14.1 质量记录原件一律不外借，因工作需要查阅质量记录，经保管部门同意，可在保管部门查阅，需长期借阅，由资料员提供复印件，并经办理借阅手续。 5.14.2 顾客和承包方须查阅或索取质量记录时，若合约有规定，在双方同意的时间内提供其评估使用。 5.15 质量记录的保存 5.15.1 生产批准、工装记录、采购订单及其修改单的保存时间为零件(或零件系列)在现场生产和服务中规定的有效期再加一个日历年。 5.15.2 质量运行状态记录(如控制图,检验和试验结果)及一般质量记录保存期为两年。 5.15.3 质量审核记录和管理评审记录保存期为三年。 5.15.4 具有安全特性/安全件质量记录期限为十年。 5.15.5 重要的或利用价值高的为长期或永久保存。 5.15.6 其它质量记录的保存期限按质量记录清单要求保存。 5.16 质量记录的处理每年末各部门对质量记录进行一次清查，对过期的质量记录填写“文件/记录申请单”，经部门领导审核签名认可后，即可销毁。 6.相关文件 6.相关文件 6.1《技术资料管理办法》 7.相关记录 7.相关记录

文件信息管理程序

文件信息管理程序概述：文件信息管理程序是一种用于方便管理和查找文件信息的工具。

它可以帮助用户有效组织和管理文件，提高文件的检索速度和准确性。

本文将介绍文件信息管理程序的主要功能和优势。

一、背景介绍随着互联网和数字化时代的到来，各类文件如文档、图片、音频、视频等以大量的形式存在于我们的计算机中。

这些文件的数量庞大且不断增长，给我们的文件管理带来了诸多挑战。

传统的文件夹分类方式已经不能满足用户的需求，用户需要一种更智能、高效的方式来管理文件。

文件信息管理程序就应运而生。

二、功能特点1. 文件分类管理：文件信息管理程序可以根据文件的属性和内容自动进行分类管理。

它可以通过文件名、扩展名、创建日期、修改日期等属性来识别文件，并根据用户的自定义规则进行分类。

这样，用户就可以迅速找到所需的文件，提高工作效率。

2. 全文检索：文件信息管理程序可以提供全文检索功能，用户只需要输入文件相关的关键词，即可迅速搜索到相关的文件。

这比传统的文件夹层级式查找方式更方便快捷，大大节省用户的时间。

3. 文件标签化：文件信息管理程序支持给文件添加标签。

用户可以根据文件的内容和关键词，为文件添加标签，方便后续的查找和管理。

标签的使用可以大大简化文件的组织和归档工作。

4. 文件预览和编辑：文件信息管理程序可以提供文件的预览和编辑功能，用户可以在不打开文件的情况下，直接通过程序对文件进行预览和编辑，提高文件操作的便捷性。

5. 多设备同步：文件信息管理程序支持多设备之间的同步。

用户可以在不同的设备上安装文件信息管理程序，并通过云同步功能实现文件管理的同步。

这样，用户可以在任何时间、任何地点访问和管理文件。

三、优势和价值1. 提高工作效率：通过文件信息管理程序，用户可以快速找到所需的文件，节省查找时间，提高工作效率。

2. 简化文件管理：文件信息管理程序可以自动分类和标签化文件，简化了文件的组织和归档过程，减少了用户的操作负担。

3. 方便的文件分享和协作：文件信息管理程序可以支持文件的分享和协作，用户可以方便地与他人共享和协作文件，提高团队的工作效率。