传真管理规范
公司传真管理制度
一、目的为规范公司传真管理，提高传真传递效率，确保传真内容的安全与保密，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部各部门、各岗位使用传真机进行文件传递的行为。
三、传真设备与使用1. 传真设备由公司统一配置，各部门应合理使用，不得私自购买或借用。
2. 传真设备应放置在安全、通风、干燥、无阳光直射的地方，确保设备正常运行。
3. 传真设备应由专人负责管理，负责设备的维护、保养和日常使用。
4. 使用传真设备时，应遵守以下规定：（1）传真文件应由负责人或指定人员负责发送，确保文件内容准确无误。
（2）发送传真时，应填写传真封面，包括发送单位、接收单位、发送人、接收人、传真日期、文件主题等。
（3）接收传真时，应及时查看，如有疑问，应及时与发送人联系确认。
（4）传真文件应妥善保管，不得随意丢弃。
四、传真内容管理1. 传真内容应真实、准确，不得虚构、篡改。
2. 传真内容涉及公司机密、商业秘密和个人隐私的，应采取加密或注明“保密”字样。
3. 传真内容不得违反国家法律法规，不得含有侮辱、诽谤、诬告陷害等不当内容。
4. 传真内容应遵循以下原则：（1）有利于公司业务开展和形象塑造。
（2）有利于提高工作效率，降低成本。
（3）有利于维护公司利益，避免泄露机密。
五、传真档案管理1. 传真档案应由专人负责管理，确保档案完整、安全。
2. 传真档案应按照时间顺序排列，便于查阅。
3. 传真档案的保管期限根据文件内容确定，一般不少于1年。
4. 传真档案的销毁应按照公司规定程序进行，确保信息安全。
六、违规处理1. 违反本制度，擅自购买、借用传真设备的，给予警告或通报批评。
2. 未经授权，私自发送、接收传真文件的，给予警告或通报批评。
3. 传真内容涉及公司机密、商业秘密和个人隐私的，泄露给无关人员的，视情节给予警告、记过或降职等处分。
4. 传真内容违反国家法律法规，造成不良影响的，依法承担相应法律责任。
七、附则1. 本制度由公司办公室负责解释。
收发长途电话传真管理规定范文
收发长途电话传真管理规定范文1 目的1．0．1 为了做好收发、长途电话、传真管理工作，特制定本制度。
2 适用范围2．0．1 本制度适用于收发员长途电话传真管理人员。
3 内容3．1 收发员工作职责。
3．1．1 每日将邮政部门送来的报刊、杂志、信函、挂号、电报、大件包裹单等进行通知和分发。
3．1．2 收进的邮件有登记并让用户做好签收。
3．1．3 对收发文件严格管理，不丢失、不损坏、不泄密。
3．1．4 一般邮件必须当天通知有关单位或个人。
3．1．5 公用的报纸、期刊、信函，要在二小时内分发至柜内。
3．1．6 私人的期刊、报纸和公用的专用期刊，要进行登记和签收。
3．1．7 对已丢失的报刊，主动与用户取得联系，积极采取补救措施。
3．1．8 收到的电报，要在2 小时内通知到用户，加急电报在1 小时内通知到用户。
3．1．9 每日按时向院外发的公函、信件、挂号、电报等及时发出。
1 一般的电函、大字件、电报一天要一次，时间是下午2 点、4点。
2 加急的挂号、大字件、电报，做到二小时内发出。
3 发出的挂号信做登记，以备查询。
4 难发出的邮件要尽快找到发件单位并协调解决。
3．1．10 按照邮政部门的统一布置组织全院各单位做好收订任务。
3．1．11 组织召开基层收发员座谈，传达邮政部门精神，宣传发行工作意义，解释好发行的种类，提供所有信息。
3．1．12 凡向外埠发信函、特快专递、快件等必须事先由室主任签字方可办理，禁止因私办理以上业务。
3．2 长途电话、传真管理工作。
3．2．1 打电话发传真必须填申请单先由有关领导签字后方可实施。
3．2．2 认真做好发接记录，遇紧急情况立即通知有关人员。
3．2．3 禁止因私事打电话发传真。
3．2．4 维护好电话机、传真机。
3．2．5 电话卡发放要有登记，要有室主任或大项目负责人签字。
传真机使用管理办法
xx公司
传真机使用管理办法
第一条传真机的使用申请、登记、维修等作业悉依本办法的规定办理。
第二条传真机设置于人资管理中心，由行政专员负责其收发、登记、统计、报告等作业。
第三条传真机的使用，仅限定业务上的连接，非业务(私用)一律禁止文件的收发(传真)事宜。
第四条各部门人员因公须使用传真机时，应填写《文件传出申请单》并附有关传真文件及说明理由，经人资管理中心总监批准后，送行政专员处办理。
第五条行政专员凭《文件传出申请单》，给申请人办理对外传送作业，作业完毕后行政专员将原稿发还申请人，并让申请人在《传真发送记录表》上做出登记。
第六条行政专员应于每月底复印一份当月《传真发送记录表》送总经理处核阅。
第七条凡外来公务文件(含内部)传入时，由行政专员登记于《文件接收记录表》上，并于每月底复印一份呈总经理处核阅。
第八条行政专员因公外出或下班时，由其他人员暂代行其职务，并做好登记。
第九条行政专员应随时注意传真机的维护，确保传真机的整洁。
电话与传真管理制度
电话与传真管理制度一、目的与背景电话与传真是现代化办公环境中常用的沟通工具，有效管理电话与传真的使用对于提高工作效率、信息传递的准确性和保护重要信息的安全性至关重要。
为了规范电话与传真的使用，确保其合理有效地发挥作用，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于全体员工，规范办公室电话与传真的正常使用及管理。
三、管理原则1. 合理使用：员工应合理、科学地使用电话和传真设备，避免浪费资源，提高工作效率。
2. 保密性：员工在使用电话和传真时，应时刻注意保护公司的机密信息，并不得将任何机密信息通过电话和传真方式发送出去。
3. 安全性：员工在使用电话和传真设备时应遵循安全操作规程，避免安全事故的发生，如不正当的操作可能导致设备故障。
4. 规范性：员工在使用电话和传真设备时应遵守公司相关规章制度，做到遵纪守法，文明礼貌地与他人沟通。
四、具体规定1. 办公电话的使用- 办公电话仅限于公务通话，严禁私人通话。
私人通话需在工作时间外使用员工个人手机，不得在工作场所使用。
- 使用办公电话时应注意礼貌用语，语速适宜，信息传递清晰准确。
- 如需离开办公室较长时间，应关闭办公电话或将其转交他人代接。
2. 传真的使用- 传真发送前，需确认收件方的传真号码和接收人，并进行核对。
- 发送机密信息的传真前，需与收信人提前口头确认传真号码，并在传真件上标注“机密”字样。
- 接收传真时，应及时将传真件取走，并将其妥善保管，避免丢失或泄漏重要信息。
3. 电话与传真设备的维护与保养- 电话和传真设备应由专人负责维护和保养，确保其正常运行。
- 严禁未经批准私自移动、更换或涂改电话和传真设备的布线及标识，否则将承担相应责任。
- 如发现电话或传真设备故障或异常情况，应立即上报维修人员进行处理。
五、违规与处理1. 对于违反本管理制度的员工，将视情节轻重采取相应纪律处分，包括口头警告、书面警告、记过、记大过等。
2. 对于涉及泄露机密信息等严重行为的员工，将按照公司相关规定进行严肃处理，甚至追究法律责任。
传真机使用管理规定
传真机使用管理规定1.引言传真机作为一种重要的办公设备，广泛应用于各个行业和领域。
为了规范传真机的使用和管理，维护正常的办公秩序，特制定本传真机使用管理规定。
2.传真机的使用权限2.1传真机的使用权限仅限于公司授权的员工，员工应严格遵守公司规定的工作流程和文件传输规定。
2.2未经授权或外部人员不得使用公司的传真机，以防止信息泄露和非法使用的风险。
3.传真机的使用目的3.1传真机的主要用途是传输文件和文档，提高办公效率和工作效果。
3.2传真机不得用于发送非工作相关的文件，如个人文件、广告宣传等，以保证传真机的正常使用和工作秩序。
4.传真机的使用流程4.1使用传真机前，员工应按照公司规定的文件传输流程，准备好需要传输的文件和相关信息。
4.2员工应先核实接收方的传真号码，并确保准确无误，以免传错或发送至错误的接收方。
4.4在发送传真前，员工应检查传真机的纸张和墨盒，确保传真的质量和可读性。
4.5在传真文件发送后，员工应确认传真的发送成功，并记录传真的相关信息，以备后续查询和跟踪。
5.传真机的维护和保养5.1员工应做好传真机的日常维护工作，包括及时更换纸张、墨盒、清洁传真机的外壳和传输部件等。
5.2传真机出现故障或异常时，员工应及时上报相关责任人，并根据指示进行维修或维护。
5.3传真机的安装、拆卸和维修应由专业人员进行，不得擅自操作，以防止意外事故的发生。
6.传真机的信息安全6.1员工在使用传真机时，应确保文件内容的保密性，不得将机密文件传真给未经授权的个人或机构。
6.2在使用传真机发送机密文件时，员工应采取额外的防护措施，如加密传输、设置传真密码等。
6.3传真机接收到机密文件时，员工应确保文件的安全，并限制文件的复制、打印和分发，以防止泄密。
7.违规行为处罚7.1员工违反本规定的行为，视为违反公司纪律，将受到相应的处罚，包括但不限于口头警告、书面警告、停职、开除等。
7.2严重违反法律法规和公司规定的传真机使用行为，将承担法律责任，并赔偿所引起的相关损失。
传真机电话电脑使用管理规定
1、本中心传真机由人事行政负责接收。
2、发出的传真资料及时登记在传真发出及接收记录本上，详细记录发文内容、时间及发往地点的号码，接收人。
3、有关国际长途的传真，必须由总经理、副总经理批准方可进行拨发。
为确保管理处各部门工作顺利进行，以防重大及紧急事件的延误处理，现就管理处的电话使用作如下规定：(1)中心电话设备为保障中心各业务工作得以顺利进行而配备，必须严格按规定使用，无故损坏应赔偿。
（2）中心各部门办公区域，因公事要求安装电话，须由部门或个人申请，行政部统一办理报总经理批准后，交工程部实施。
（3）中心各部门职员办公用电话，除总经理办公室电话及传真机除外，其余均不具有国际、国内长途功能，确因公需要拨打长途，应填写长途申请单，经审批后指定拨发。
（4）接听电话首句规范用语为：“中佳如意某某部，您好！”（5）任何员工在工作区域内听到无人接听的电话时，都要主动接听，详细记录电话内容，并及时清楚的转告有关部门的主管及相关人员，如遇紧急情况，可直接转告总经理或副总经理。
（6）所有员工禁止在工作时间内打私人电话，若有紧急情况，亦须长话短说。
（7）所有员工禁止拨打声讯电话，一经发现，照价支付并给予纪律处分。
电脑使用管理规定（1）非中心指定人员不可使用电脑。
（2）所有员工对打印文件资料须保密。
（3）禁止使用电脑进行非公务工作。
（4）电脑磁盘不能移作他用。
（5）私人磁盘也不能用于中心电脑，以防止损坏或由病毒感染。
（6）各部门人员使用电脑应按规定使用，以免造成损坏影响工作。
（7）保持电脑的清洁。
（8）及时处理电脑中的碎片。
（9）为确保电脑的正确使用，要对经常电脑进行病毒的清理。
（10）对打印的废弃文件，应做标识。
机密文件及时处理粉碎。
长途电话、传真使用管理规定
一、目的：节约公司资源，规范长途电话、传真使用管理流程。
二、长途电话使用规定：
1、公司员工如需拨打长途电话，可到部门主管处填写“长途电话登记表”（见附
表一）后方可使用。
2、长途电话的拨打请自觉遵守“长话短说”简明扼要原则。
3、员工若有需要利用公司电话打私人长途或国际电话，应事先填写“长途/国际电
话申请单”（见附表二）向行政部报备，事后主动缴交费用。
三、传真使用规定
1、传真机的使用管理统一由行政助理负责。
收传真可到行政助理处领取，发传真
则自行负责。
2、各部门须建立并记录“传真登记表”（见附表三），保持传真机四周整洁，不
乱丢乱放传真资料。
(违者罚款￥10元/次)
3、除发传真外，任何人不得使用与传真机配套的直拨长途电话。
附表一
长途电话登记表
附表二
长途 / 国际电话申请单
申请日期：年月日
长途 / 国际电话申请单
申请日期：年月日
附表三
传真登记表。
公司传真机管理制度
第一章总则第一条为规范公司传真机的使用和管理，提高工作效率，降低通讯成本，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各部门及员工使用传真机。
第三条公司传真机主要用于公司内部及对外业务沟通，确保信息传递的及时、准确。
第二章传真机使用规定第四条传真机应由行政部门统一采购、分配、安装，并负责日常维护和保养。
第五条传真机应放置在便于使用、保密的地方，避免无关人员随意翻阅。
第六条员工使用传真机时，应遵守以下规定：（一）填写传真内容清晰、完整，确保接收方能够准确理解信息。
（二）使用公司统一规定的传真封面，包括公司名称、接收方名称、传真日期、传真号码等。
（三）传真内容不得涉及公司机密、商业秘密及个人隐私。
（四）不得利用传真机进行违法活动。
第七条传真机使用过程中，如遇故障，应及时向行政部门报修。
第三章传真机管理职责第八条行政部门负责传真机的采购、分配、安装、维护和保养工作。
第九条行政部门应定期对传真机使用情况进行检查，确保传真机正常运行。
第十条行政部门应建立传真机使用登记制度，详细记录传真机使用情况，包括发送、接收时间、发送人、接收人、内容摘要等。
第四章传真费用管理第十一条传真费用纳入公司通讯费用预算，由行政部门负责管理。
第十二条传真费用按实际发生金额结算，不得虚报、冒领。
第十三条行政部门应定期对传真费用进行统计和分析，合理控制通讯成本。
第五章奖惩措施第十四条对严格遵守本制度、合理使用传真机的员工，给予表扬或奖励。
第十五条对违反本制度、滥用传真机、造成不良影响的员工，予以批评教育，情节严重的，给予纪律处分。
第六章附则第十六条本制度由公司行政部门负责解释。
第十七条本制度自发布之日起施行。
前厅作业手册-传真发送服务规程
前厅作业手册-传真发送服务规程
一、传真发送服务说明
传真发送服务是指在前厅为顾客提供传真发送服务的相关规定和流程。
二、服务对象
本传真发送服务适用于所有顾客，包括酒店住宿顾客和非住宿顾客。
三、服务内容
1.顾客需要提供正确的传真号码和文件内容。
2.顾客如需传真发送服务，可以在前厅服务台进行申请。
3.传真发送费用按照标准收取，详细收费标准可咨询前厅服务人员。
四、操作流程
1.顾客填写传真发送申请单，其中包括传真号码、文件内容等信息。
2.顾客将申请单交给前厅服务人员。
3.前厅服务人员确认信息无误后，进行传真发送操作。
4.传真发送完成后，前厅服务人员将传真发送结果通知顾客。
五、注意事项
1.请顾客提前准备好需要传真发送的文件和相关信息。
2.传真发送过程中如遇到问题，请及时与前厅服务人员沟通协调解决。
3.传真发送后，请核对传真发送结果，避免信息遗漏或错误。
六、服务时段
传真发送服务时间为每天上午9:00至下午5:00，如有特殊情况需延时服务，请提前与前厅服务人员确认。
七、其他事项
本规程如有调整或变动，将提前通知顾客，敬请关注前厅公告信息。
以上即为前厅传真发送服务规程，感谢您的阅读和配合。
传真规章制度内容包括什么
传真规章制度内容包括什么第一章总则第一条为了规范和加强传真使用管理，提高传真服务的效率和质量，特订立本规章制度。
第二条本规章制度适用于本单位及其相关部门和人员在工作中使用传真设备和服务的行为及管理。
第三条传真服务的使用应当符合法律法规，遵循诚实守信、服务规范的原则。
第四条传真设备的使用应当合理、规范，在保证机密、安全和准确性的前提下进行。
第五条传真服务的使用应当积极配合单位工作、提高效率，并能保护单位的利益。
第二章传真设备管理第六条传真设备的管理应当由专人负责，确保设备的正常运转和维护保养。
第七条传真设备应当放置在安全、干净、通风良好的环境中，避免灰尘和水汽对设备的损害。
第八条传真设备应当定期进行维护保养，确保设备的正常使用。
第九条传真设备的使用人员应当熟悉设备的操作规程和注意事项，做到规范使用。
第十条传真设备的使用人员应当保证设备的正常使用，不得私自拆卸或调整设备。
第三章传真服务使用第十一条传真服务的使用人员应当遵循相关规定，保持通信内容的保密性。
第十二条传真服务的使用应当进行标准格式化，确保传真内容的清晰和准确。
第十三条传真服务的使用不得用于传播违法、不良信息，不得损害他人利益。
第十四条传真服务的使用应当及时、准确，确保文件传送的完整和安全。
第十五条传真服务的使用应当注意保护环境，避免造成资源浪费。
第四章违规处罚第十六条对于违反本规章制度的行为，一经查实，将按照严重程度给予相应的处罚。
第十七条对于不履行传真设备和服务管理职责的人员，将根据情节轻重追究责任。
第十八条对于故意损坏传真设备和滥用传真服务的行为，将按法律法规予以处理。
第五章附则第十九条本规章制度由本单位负责解释，并根据工作需要进行调整或修改。
第二十条本规章制度自发布之日起执行，同时废止之前的相关规定。
第二十一条本规章制度未尽事宜，按照相关法规和单位规定执行。
以上为传真规章制度的内容，希望所有使用传真设备和服务的工作人员严格遵守，共同维护工作的顺利进行和单位的利益。
国内外传真收发管理规定
国内外传真收发管理规定LEKIBM standardization office【IBM5AB- LEKIBMK08- LEKIBM2C】文书管理制度国内外传真收发管理办法1. 总则. 制定目的(1)将本公司内使用传真机处理国内外各种文件或资料作业制度化、节制化、效率化。
(2)促使本公司国内外传真之收发业务推行顺畅。
. 适用范围凡隶属本公司内之员工及经主管认可使用传真机之外宾传真文件或资料时，均依本办法管理。
. 权责单位(1)管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
(2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准2. 收发管理2.1.发文时间发文时间原则上为上班时间如上午10：00、下午3：00，急件发文特殊处理。
2.2.发文手续(1)申请人事先填具《传真发文申请单》，经单位主管核准后连同文件交总务课人员（或传真机管理人）发送。
(2)总务课人员（或传真机管理人）发送后，于《传真发文登记簿》上登录有关事项，并经申请人签认后，由申请人领回原稿文件。
2.3.收文手续总务课（或传真机管理人）于收到来文时，须先于《传真发文登记簿》上登录有关资料后，再通知收文者领取文件并签认收讫。
2.4.传真收发注意事项(1)传出文件如为一般信函时，应使用本公司传真专用信函格式。
(2)传出文件如为一般资料时，其传真首页也须以传真专用之信函格式。
(3)传出文件如为承接设计稿、产品广告等时，其格式应先经企划部美编设计人员确认无误后始可发出。
(4)本公司传出文件上均须注明：①本公司地址、电话、E-mail、网址等联系方式，对国外传真件须加注英文。
②传真人之部门、职称、姓名等。
③受传真人之公司全称、部门、职称、姓名等。
④传真主旨。
⑤传真内容⑥备注事项(5)传真之使用须依下列原则：①先考试时效性。
②其次考虑经济性。
③再考虑方便性。
(6)传真机专用电话线严禁作为一般电话使用。
(7)收件未经登记严禁取用。
(8)严禁传送本公司机密文件、资料、图样。
打印、复印、传真收发管理制度
打印、复印、传真收发管理制度办公室打印中心负责公司打印、复印和传真收发工作。
为加强管理，进一步压缩办公费用，制定本工作制度。
一、打印管理1、公司实行打印集中管理，由办公室打印中心专门负责打印工作。
2、财务部保留传票打印机，并统一更换为针式打印机，保留一台复印机；人力资源部保留一台针式打印机；离退休管理处保留一台激光打印机；《有色矿冶》编辑部保留一台激光打印机和一台扫描仪。
3、打印中心负责公司领导签批的文件、便函等公文的排版、打印等工作；公文以外的文稿和资料，经部门负责人、办公室负责人同意，由起草人将电子文档修改无误后，通过内部局域网络发送或用U盘复制文稿到打印中心打印。
4、文稿打印完成后，由打印中心负责通知起草人领取打印稿件。
二、复印、传真收发管理1、打印中心负责公司复印、传真收发工作，严禁公司公务以外的复印、传真活动。
2、公司复印、传真收发实行登记管理，各部门要按照规定认真登记。
3、严禁使用传真机传送涉密文件、资料。
三、设备管理和维护1、打印中心工作人员要熟练使用各种设备，认真履行操作规程，严禁违规操作，保证设备正常工作状态。
2、打印中心工作人员要对打印、复印、传真等设备认真保养维护，精心使用，确保设备使用寿命。
3、设备出现故障，要及时报修解决；需要更换配件或设备要按规定及时请示报告。
四、耗材管理1、打印中心各种耗材由办公室统一采购。
2、工作人员要清楚掌握各种材料的使用和库存情况，提前列出材料采购清单并上报，避免因耗材不足影响正常工作秩序。
3、公司纸张由打印中心统一管理，各部门领用纸张要进行登记管理，并履行签批手续。
五、打印中心工作人员要严格遵守保密法律法规和有关规定，严守国家和公司秘密。
电话传真管理制度
电话传真管理制度制度名称电话传真管理制度受控状态编号第1章总则第1条公司电话、传真主要是作为方便与外界沟通、开展业务的用途，为了避免员工在公司内打私人电话、发送传真，特制定本制度。
第2章员工电话传真要求第2条员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。
第3条总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂听、挂线。
第4条总台文员接听外线电话的标准用语为：“您好，XX公司”，如果要接通分机电话时，先说：“请稍等！”如果分机占线，说：“电话占线，请稍后再打！”接听内线电话的用语为：“您好，总台！”其他内容视具体情况回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。
第5条公司不允许员工在公司挂私人长途电话。
有外线电话的贸易部门不得到总台挂长途电话。
行政、管理部门因工作需要挂长途电话的，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。
负责人不在的，应由主管领导签字同意，部门负责人及主管领导均不在，又确因业务需要挂长途电话的，通过总办同意可先行挂拨，但事后通话一定要三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由本人双倍负责。
第6条值班人员不按上述3条规定，手续不全即帮他人挂长途电话的，除电话费由其负责外，每发现一次惩罚50元。
屡教不改的，视情节给予扣发奖金直至辞退处理。
第7条员工不经同意即私自挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内长途电话的，每次罚款50元；私挂香港或澳门的，每次罚款100元；私挂国外长途电话的，每次罚款500元。
屡次劝告不改的，视情节给予扣发奖金，直至辞退处理。
第8条公司可为高层领导住宅装电话并报电话费。
部门正职负责人，经申请可报销电话费。
其他员工公司不予考虑电话问题。
第3章其他要求第9条各部门应在每月25日将本部门的《长途电话记录》送交人力资源部。
第10条人力资源部负责将各部门的《长途电话记录》备案，并根据记录内容，计算员工应当扣减的话费。
传真机、复印机等办公自动化设备保密管理规定
传真机、复印机等办公自动化设备保密管理规定
一、一般秘密内容，如发传真，应当加密传发。
二、复印秘密文件、资料，要按规定履行批准手续，认真进行登记，并严格按批准的复制数量和发放范围办理。
三、传真机、复印机落实专人保管，并严格执行保密规定防止泄密。
四、加强对各种秘密数据载体的传真、复印管理，对复印、传真废纸立即进行碎纸或烧毁处理，防止发生泄密。
五、不在未采取保密措施的各种有线、无线通信工具和计算机网络中传输秘密信息。
六、拍发密码电报，其内容应限于党和国家的重要秘密事项，或不宜用其他方式传递的事项，并在办文中，坚持“明来明复，密来密复”。
七、未经主管领导批准和因特定的工作需要，不能使用本单位的通信工具擅自与境外的机构人员联络。
八、属于秘书工作人员管理和操作的信息传输，有责任提醒和督促领导同志做好保密工作。
传真管理制度
传真管理制度第一章总则第一条为了规范和提高公司内部传真管理的工作效率，保护公司和客户的信息安全，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有传真设备的管理和使用。
第三条传真设备包括传真机、传真服务器及相关软件和硬件设备。
第二章传真管理第四条传真管理应遵守相关法律法规，保证传真文件的真实性、准确性和完整性。
第五条传真管理应建立健全的制度和流程，明确传真发送、接收和存档的责任和权限。
第六条传真管理部门应定期对传真设备进行检查和维护，确保其正常运行。
第七条传真管理部门应建立传真文件的存档和归档制度，确保传真文件的安全和可查。
第八条传真管理部门应为员工提供必要的传真操作培训，提高传真操作的规范性和效率。
第三章传真使用第九条员工在使用传真设备时应遵守公司的相关规定，确保传真文件的保密性和安全性。
第十条发送传真文件时，员工应填写完整的传真封面，包括发送方和接收方的相关信息，并在传真文件上签名确认。
第十一条员工在接收传真文件时，应及时通知相关人员，并确认传真文件的完整性和正确性，如有问题应及时向传真管理部门报告。
第十二条员工在使用传真设备时应节约用纸，避免产生不必要的浪费。
第四章传真安全第十三条传真管理部门应加强传真设备的安全保护，保障传真文件的安全。
第十四条传真文件包括公司内部文件和客户文件，均属于公司的重要资产，禁止私自外传。
第十五条传真文件的存放和归档应按照规定的程序和要求，确保传真文件的安全和完整。
第十六条发送和接收涉及公司机密的传真文件时，应加密处理，确保文件的安全性。
第五章传真监督第十七条传真管理部门应定期对传真设备和传真文件进行监督检查，确保传真操作的规范性和安全性。
第十八条传真管理部门应对传真操作过程中的违规行为进行监督和处理，确保公司内部传真管理的规范性和安全性。
第十九条员工应自觉接受传真管理部门的监督和检查，积极配合工作，保证传真操作的规范性和安全性。
第二十条传真管理部门应建立健全的违规处理制度，对违反传真管理制度的行为进行处理，并及时向相关部门通报。
收文发文传真管理
收文发文传真管理传真是一种电子通信方式，广泛应用于办公场所和商业领域。
它的快捷、方便以及可靠性使得传真成为办公工作中不可或缺的工具之一。
然而，由于传真的使用频繁和数量庞大，若没有一个良好的收文发文传真管理体系，就容易导致信息的丢失、混乱以及效率的降低。
因此，建立一个高效的收文发文传真管理机制是非常重要的。
本文将探讨收文发文传真管理的相关问题，并提出有效的管理方法。
一、收文传真管理收文传真管理主要包括传真的接收、记录和归档等环节。
1. 传真的接收接收传真是收文传真管理的第一步。
为了保证传真的准确接收，可采取以下措施：（1）给传真机设置专用的号码：为传真机设置一个专属的号码，以确保传真能够准确地传送到指定的接收地点。
（2）定期检查传真机：定期检查传真机是否正常工作，如传真碳粉是否需要更换、传真纸是否充足等。
确保传真机处于良好的工作状态。
2. 传真的记录记录收到的传真是为了方便文件的查找和管理。
在记录传真时，需要提供以下信息：（1）发信人姓名和单位：记录发信人的姓名和单位，以便与其后续的联系。
（2）传真主题：简要描述传真的主题和内容，方便后续查阅。
（3）接收时间：记录传真接收的具体时间，以便后续追溯。
3. 传真的归档归档收到的传真是确保文件安全和可查的重要环节。
在归档传真时，可以采用以下方法：（1）建立电子档案：将传真扫描保存为电子文件，以便后续搜索和管理。
（2）采用分类编号：为不同类型的传真建立分类编号，便于归档和查找。
二、发文传真管理发文传真管理主要包括传真的内容准备、发送和确认等环节。
1. 传真内容的准备在准备发文传真时，需要注意以下事项：（1）确保传真的完整性：检查传真的内容是否完整，包括正文、附件等。
（2）核对收件人信息：核对收件人的传真号码和单位，确保传真能够准确发送。
2. 传真的发送传真发送是发文传真管理中的重要环节。
在发送传真时，应遵循以下原则：（1）核对传真机设置：核对传真机的设置信息，包括传真模式、传真号码等，确保传真能够准确发送。
公司办公传真管理规范
公司办公传真管理规范在办公交往中，经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达身在异地的交往对象手中。
传统的邮寄书信的联络方式，已难于满足这一方面的要求。
在此背景之下，传真便应运而生，并且迅速走红于商界。
传真，是利用光电效应，通过安装在普通电话网络上的传真机，对外发送或是接收外来的文件、书信、资料、图表、照片复印件的一种现代化的通信联络方式。
现在，传真机早已普及成为不可或缺的办公设备之一。
利用传真通信的主要优点是，它操作简便，传送速度非常之迅速，而且可以将包括一切复杂图案在内的资料传送出去。
它的缺点主要是发送的自动性能较差，需要专人在旁边操作。
有些时候，它的清晰度难以确保。
在利用传真对外通信联络时，必须遵守办公传真管理规定。
第一条必须合法使用。
安装、使用的传真设备，必要时需办理相关手续。
如欲安装、使用自国外直接带入的传真设备，必须首先前往国家所指定的部门进行登记和检测，然后方可到电信部门办理使用手续。
使用自备的传真设备期间，按照规定，每个月都必须到电信部门交纳通讯费用。
第二条必须得法使用。
使用传真设备通信，必须在具体的操作上力求标准而规范。
不然，会令其效果受到一定程度的影响。
本人或本单位所用的传真机号码，应被正确无误地告知自己重要的交往对象。
一般而言，在商用名片上，传真号码是必不可少的一项重要内容。
对于主要交往对象的传真号码，必须认真地记好，为了保证万无一失，在有必要向对方发送传真前，最好先向对方通报一下。
这样做既提醒了对方，又不至于发错传真。
发送传真时，必须按规定操作，并以提高清晰度为要旨。
与此同时，也要注意使其内容简明扼要，以节省费用。
单位所使用的传真设备，应当安排专人负责。
无人在场而又有必要时，应使之│处于自动接收状态。
为了不影响工作，单位的传真机尽量不要同办公电话采用同一条线路。
第三条必须以礼使用。
办公人员在使用传真设备时，必须牢记维护个人和所在单位的形象，必须处处不失礼数。
在发送传真时，一般不可缺少必要的问候语与致谢语。
传真管理制度
传真管理制度第一部分总则为规范传真使用、加强传真安全管理，提高工作效率，制定本制度。
第二部分传真的种类（一）普通传真：指用普通传真机或传真模块（以下简称传真机）发送和接收文字、图像等资料；（二）加密传真：指利用传真机的加密功能发送和接收机密资料；（三）网络传真：指利用数据通信网络传送文件和资料。
第三部分传真的使用范围（一）传真主要用于重要文件、报表、通知、函件等的传输；（二）传真的发送和接收应当符合相关规定，不得用于非法目的。
第四部分传真的发送（一）发送普通传真应当按照传真机的操作说明进行；（二）加密传真的发送应当按照加密功能的使用说明进行；（三）网络传真的发送应当按照网络传真软件的操作说明进行；（四）发送文件前应当确认传真号码是否准确，避免发送错误。
第五部分传真的接收（一）接收普通传真应当及时取件，防止文件丢失；（二）接收加密传真应当按照解密步骤进行；（三）接收网络传真应当按照网络传真软件的操作规程进行。
第六部分传真的保管（一）接收的传真文件应当按照文件管理规程进行分类保管；（二）机密文件应当妥善保管，禁止外泄；（三）不再需要的传真文件应当及时销毁，防止信息泄露。
第七部分传真管理（一）传真管理由传真管理员负责；（二）传真管理员应当定期检查传真机的使用情况，发现问题及时处理；（三）传真管理员应当对传真机进行维护和保养，确保传真机正常使用。
第八部分传真的费用（一）传真使用费用应当由各部门按照规定承担；（二）传真使用费用超过部门预算的，应当及时汇报并办理报销手续。
第九部分传真的规定（一）不得私自更改传真文件内容；（二）不得私自删除传真文件；（三）不得私自传输机密文件。
第十部分附则本制度于颁布后生效，并由传真管理员负责宣传和执行。
以上为传真管理制度的内容，希望各部门员工认真遵守，确保传真的安全使用，提高工作效率。
打印复印传真管理办法
打印复印传真管理办法
第一条为使公司打印、复印、传真工作规范化、制度化，结合公司实际情况，特制定本规定。
第二条公司在办公室设打印机、复印机、传真机；另外在财务部、经营部、人力资源部和生产中心设打印机。
其他部门一律不设打印机、复印机、传真机。
第三条公司文件文稿资料复印、传真实行登记制度，由办公室统一办理，经办人详细填写打印、复印、传真登记簿，不得缺项，否则办公室不予受理。
财务部、经营部、人力资源部和生产中心的文稿、报表等资料可自行打印。
第四条文件草稿、文稿一律两面打印。
第五条复印文件时，不得私自增加留存，复印废页、余页应及时销毁。
第六条公司传真机应随时处于开机状态。
第七条办公室对复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终分部门作统计。
第八条复印机、传真机由办公室秘书负责管理。
其他人员在操作、使用复印机、传真机时，需经得办公室秘书的同意，并接受其指导。
第九条本规定由办公室负责解释，经总经理批准后实施。
附表：
复印登记簿
传真登记簿。
前厅作业手册-传真、留言分送服务规程
前厅作业手册-传真、留言分送服务规程
1. 传真服务规程
1.1 传真接收流程
•前厅接待人员每天早晨检查传真机，确保传真功能正常。
•当有传真进来时，前厅接待人员应立即注意到并将传真文件取下。
•传真文件应妥善保存，并及时送交相关部门或人员。
1.2 传真分发规定
•接收到的传真文件应根据内容分类，并按部门或个人进行划分。
•前厅接待人员应记录下传真的内容、发件人和接收人，并妥善存档以备查阅。
2. 留言分送服务规程
2.1 留言接收流程
•前厅接待人员每天检查留言板，确保上面的留言内容完整。
•当有新的留言时，前厅接待人员应立即记录下来，并做好分类处理。
2.2 留言分送规定
•根据留言内容的重要性和紧急程度，前厅接待人员应将留言分发至正确的部门或个人。
•前厅接待人员应及时通知相关部门或个人留言内容，并督促处理。
以上是前厅作业手册中关于传真、留言分送服务的规程，希望各位员工能认真遵守，保证公司运转的顺利进行。
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传真管理标准
1 范围
本标准规定了我公司各类传真收发管理流程及形成的报告和记录。
本标准适用于我公司传真管理工作。
2 目的
为提高工作效率，规范传真收文管理，特制订本规定。
3 管理内容
3.1 为了加强电厂传真收、发件的管理，使传真件及时、准确、无误地收发及查找并按时归档，特制定本办法。
3.2 管理内容
3.2.1 传真收件
3.2.2 传真发件
3.2.3 传真归档
4 管理目标
及时、准确、无误地收发及查找并按时归档,确保工作流程顺畅。
5 主管、协管部门及岗位
5.1 传真收发由综合办公室负责总体协调。
5.2 部门传真收发往来由部门办事员主要负责。
6 管理流程
6.1 传真收发管理流程图见附录A。
6.2 传真收\发管理原则
6.2.1 传真发件
6.2.1.1 凡是工作需要,发往国内、国外单位涉及电厂业务重要的传真件，发往上级机关、各股东的请示、报告等传真，均列为厂级传真发件的范围。
6.2.1.2 电厂传真发件，一律用统一的传真发件格式。
文头由发件人填写、经厂领导批准后，由各部门办事员传出。
如文头纸写不下，可续相同大小的续页纸。
6.2.1.3 经厂领导签发的传真到月底25日左右交档案室归档。
6.2.2 传真收件
6.2.2.1 凡是署名电厂的传真收件，上级机关或股东方发给电厂的传真文件，重要通知、会议通知等传真收件，均由综合办公室登记并按收文程序处理。
6.2.2.2 凡是署名电厂领导一级的重要传真收件，由综合办公室送电厂领导批阅，传阅后由综合办公室保存并归档。
6.2.2.3 凡是署名电厂其他人员的传真件，综合办公室通知收件人领取，综合办不保存。
如有保存价值，请收件人送综合办公室保存、归档。
6.2.3 部门级传真收、发件的管理。
6.2.3.1 凡注明公司重要事项，需由各部门发往公司以外的业务信来传真件，必须经电厂分管副厂长审核签字后，由各部门做好专项记录后再发出。
6.2.3.2 部门级传真发件：一律用统一传真发件格式，文头由发件人填写、经部门领导审核签字并编号后，由各部门自行发出，如文头纸写不下，可续相同大小的续页纸。
6.2.3.3 各部门的传真收件，均由各部门自行保管，重要收件年底归档。
6.2.3.4 如必重要传真件，需要厂领导审阅的，送综合办公室，按收文程序处理。
6.2.3.5 各部门的传真收、发件于次年一月底前随其它归档文件一起交综合档案室归档。
7 报告和记录
7.1 国投昔阳我公司传真文件文头纸。
地址：山西省·长治市·武乡县下城村
邮编：046300
电话：（0355）6435209
传真：（0355）6435210
收件人 ATTN ：拟稿 FROM ：
收件单位 TO ：核稿CHECK：
传真号 FAX ：签发 APPROVED: 主题 SUBJECY: 日期 DATE: 页数 PAGE：传真编号 NO：
□紧急□请审阅□请批注□请答复□请传阅
××××：
二○○年月日。