物业电子档案管理制度

第一章总则
第一条为规范物业管理电子档案的管理，保障物业管理工作的顺利进行，提高物
业管理档案信息化水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本物业管理区域内所有电子档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节。

第三条物业电子档案管理应遵循真实性、完整性、准确性、安全性、可用性的原则。

第二章电子档案的收集与整理
第四条电子档案的收集应遵循以下要求：
1. 收集范围：包括物业管理活动过程中产生的各类电子文件、电子图表、电子声
像等。

2. 收集方式：通过电子文件传输、扫描、拍照等方式收集。

3. 收集时间：在物业管理活动发生时或结束后及时收集。

第五条电子档案的整理应遵循以下要求：
1. 分类：按照物业管理活动类别、文件类型、时间顺序等进行分类。

2. 编号：采用统一编号规则，确保档案编号的唯一性。

3. 标题：准确、简洁地反映档案内容。

4. 说明：对档案内容进行简要说明。

第三章电子档案的归档与保管
第六条电子档案的归档应遵循以下要求：
1. 归档时间：在物业管理活动结束后及时归档。

2. 归档要求：电子档案应完整、准确、安全，符合归档要求。

3. 归档方式：采用电子档案管理系统进行归档。

第七条电子档案的保管应遵循以下要求：
1. 保管环境：确保电子档案存储设备环境适宜，防止温度、湿度、电磁干扰等因素影响档案安全。

2. 安全措施：采取加密、备份、防病毒等措施，确保电子档案安全。

3. 监督检查：定期对电子档案保管情况进行监督检查，发现问题及时整改。

第四章电子档案的利用与销毁
第八条电子档案的利用应遵循以下要求：
1. 利用范围：在物业管理活动中，根据工作需要，经批准后方可查阅、复制电子档案。

2. 利用方式：通过电子档案管理系统进行查阅、复制。

3. 利用权限：对查阅、复制电子档案的人员进行权限管理。

第九条电子档案的销毁应遵循以下要求：
1. 销毁范围：已无保存价值的电子档案。

2. 销毁程序：经批准后，由专人负责销毁，确保档案内容不被泄露。

3. 销毁记录：销毁电子档案时，应做好销毁记录。

第五章附则
第十条本制度由物业管理公司负责解释。

第十一条本制度自发布之日起实施。

第十二条本制度如有未尽事宜，由物业管理公司根据实际情况予以补充和完善。