培训机构档案管理制度

培训机构档案管理制度
培训机构档案管理制度
一、总则
为规范培训机构的档案管理工作，确保档案的完整性和安全性，提高工作效率，制定本制度。

二、档案的定义
1. 档案是指培训机构的各类文件、记录、资料、资产、合同等信息载体，包括纸质档案和电子档案。

三、档案的分类
1. 按文件形式分类：纸质档案和电子档案。

2. 按用途分类：内部档案和外部档案。

3. 按保存期限分类：长期保存档案和短期保存档案。

四、档案的管理
1. 档案管理人员的职责：
（1）负责档案的收集、整理、归档和借阅工作。

（2）制定档案管理制度，维护档案管理系统的正常运行。

（3）保护档案的安全性和完整性，防止丢失、灭失、损毁。

（4）协助各部门进行档案查询和审批。

（5）定期进行档案整理和清理工作。

2. 档案的收集
（1）培训机构应建立档案收集制度，明确各类档案的收集来
源和方式。

（2）各部门应及时提供相关档案，并按规定的分类和编号进
行整理和归档。

（3）纸质档案必须使用档案袋或档案盒进行保存，清晰标注
档案名称和编号。

3. 档案的整理和归档
（1）档案整理应按照统一的分类方法和编号原则进行，确保
档案的有序性和准确性。

（2）归档后的档案应标注档案名称、编号、归档日期等信息，并登记到档案管理系统中。

（3）以电子形式归档的档案应按照一定目录结构进行存储和
管理，确保易查找和防止丢失。

4. 档案的借阅
（1）外部档案需经过负责人批准后，方可外借，外借档案应
填写借阅登记表，并按时归还。

（2）内部档案的借阅需经过负责人同意，并填写借阅单，归
还后需填写归还单。

5. 档案的保护
（1）纸质档案应保存在防潮、防火、防虫、防尘的环境中，
定期检查和保养。

（2）电子档案需要进行定期备份和加密，存放在安全可靠的
存储设备中。

（3）对重要档案进行加密保护，并设置权限控制，限制非授
权人员的访问。

6. 档案的销毁
（1）纸质档案到达保管期限后，应按照规定的程序进行销毁，销毁过程需要有监督，销毁记录需保存。

（2）电子档案到达保管期限后，应按照规定的程序进行备份，并将原档案进行彻底删除。

五、档案的监督
1. 定期组织对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时纠正，并提出改进意见。

2. 建立档案管理的宣传教育机制，加强档案管理人员的培训和学习。

3. 监管部门随时有权对培训机构的档案管理进行监督和检查。

六、附则
本制度自发布之日起实施，如有需要修改，须经培训机构负责人批准，并进行相应的宣传和培训。