教育培训机构档案管理制度
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教育培训机构档案管理制度
1. 前言
本制度旨在规范教育培训机构的档案管理工作,确保档案的安全性、完整性和便捷性,保证企业信息及历史记录的准确性和可追溯性,供
应可靠的支持和依据,以优化企业的生产管理和决策过程。
2. 适用范围
本制度适用于我司全部部门和员工,在对教育培训机构的档案进行
管理时,必需遵守本制度的规定。
3. 档案管理职责与权限
3.1 档案管理部门职责
•负责组织实施档案管理制度并进行宣传和培训。
•统一规划、设计和建设档案管理系统。
•定期对档案进行检查和鉴定,确保档案的完整性和安全性。
•负责档案的分类、编目、整理和储存。
•帮助其他部门进行档案查询、借阅和归档工作。
3.2 部门经理职责
•负责本部门的档案管理工作,并搭配档案管理部门的日常工作。
•确保本部门的档案依照规定进行分类、编目和归档。
•定期对本部门的档案进行审核和整理,确保档案的完整性和准确性。
•对档案查询、借阅和归还进行严格管理,确保档案的安全性和保密性。
3.3 员工职责
•遵守公司的档案管理制度。
•依照规定将相关资料归入档案,并正确填写档案檀卷、文件编号等信息。
•防止档案遗失、被盗或损坏,定期检查档案的存放环境。
•严禁私自拍摄、复制或传递档案文件。
4. 档案管理流程
4.1 档案的建立与归档
•档案的建立应依照标准格式,包含档案分类、文件名称、编号、日期、责任人等信息。
•档案文件应依照文件分类进行编目,并标明文件的页数、密级和保管期限。
•经过审核和签字确认后,档案文件将归档保管。
4.2 档案的查询与借阅
•需要查询档案的部门或员工应填写档案查询申请表,并提交给档案管理部门。
•档案管理部门在接到申请后,及时查找并供应需要的档案资料。
•档案查询结束后,档案管理部门负责归还档案文件,并将查询记录记录在档案查询登记表中。
4.3 档案的保管与销毁
•档案管理部门负责建立档案保管室,确保档案的安全、防火和防水。
•档案文件保管期满后,由档案管理部门依照规定进行审核并进行销毁。
•涉及保密性的档案文件销毁需经过安全管理员审核并填写销毁记录。
5. 档案管理技术支持
5.1 档案管理系统
•公司建立档案管理系统,包含电子文档管理和纸质档案管理两个方面。
•电子文档管理应确保档案的安全性和备份,实现档案的在线查询和存储。
•纸质档案管理应遵从规定的分类、编目和归档流程,配备特地的档案柜和档案盒。
5.2 安全措施
•档案管理部门应加强实物档案的安全管理,采取密封、封存和防火措施。
•定期备份电子档案,确保档案的可恢复性和数据安全性。
•只有被授权的人员才略进入档案保管室,防止档案的丢失和泄密。
6. 档案管理的培训与评估
•公司应定期组织档案管理培训,包含档案管理制度的学习和操作培训。
•档案管理部门应对各部门进行档案管理工作的评估和监督,及时发现问题并供应改进建议。
•公司领导定期评估档案管理工作的运行效果和安全情形,提出改进措施。
7. 附则
本制度的修改和增补由档案管理部门提出,并经公司领导批准后执行。
8. 实施日期
本制度自批准之日起施行,并作为教育培训机构档案管理的操作引
导文件。