学校人事档案管理制度

学校人事档案管理制度
一、总则
为加强学校人事档案信息化管理，规范人事档案的建设和管理，
促进学校人事管理工作的高效有序进行，根据《中华人民共和国档案法》、《公务员法》等法律法规和学校相关规定，制定本制度。

二、适用范围
学校人事档案管理制度适用于全校教职工的人事档案建设和管理
工作，包括但不限于教师、行政人员、实验室技术人员、保卫人员等。

三、档案管理责任
1.学校领导是人事档案管理的第一责任人，对人事档案的安全、保密和合规性负有直接责任。

2.人资处是学校人事档案的管理部门，负责学校人事档案的
建设和管理。

3.各院系部门是学校人事档案的使用部门，负责本部门人事
档案的使用和归还，并配合人资处做好教职工人事档案的整理和管理
工作。

四、档案建设和归档
1.教职工负责提交个人相关证件和材料，由人资处进行核验、备案，并建立个人电子档案和纸质档案。

2.确立“一人一档一册三方存”的档案归档模式，即每名教
职工有且仅有一个人事档案，每个人事档案对应一份电子档案和一册
纸质档案，这三份档案分别存放在教职工本人、人资处和档案管理室
三个部门中，进行互动协作和交流，定期交换、比对和核对审核档案
目录。

3.教职工离职后，应主动提交有关离职证明和材料，并在离
职时进行教职工人事档案归档的核对和清理，并完成离职审批手续。

五、档案借阅和使用
1.应向人资处提出书面借阅申请，在规定时间内办理借阅手
续并进行借阅登记，档案管理员会根据借阅用途和需要进行审核或提
出建议。

2.借阅者应认真阅读和使用档案，对档案内容进行保密并保
持原状，不得擅自更改、污损、遗失、外泄或用于非正常用途，还档
后需在规定时间内办理还档手续。

六、档案管理的保密和安全
1.学校人事档案应加强保密措施，限制借阅员工的人选范围，重要保密内容需制定相应的措施进行保护，规定门禁监控、电脑文件
安全保密措施等。

2.学校人事档案的管理机构应加强内部管理，明确人员职责
和权限，定期进行安全检查，及时发现和处理漏洞和隐患，防止人事
档案泄露和丢失。

七、档案的更新、修订和销毁
1.学校人事档案应定期更新，及时补充重要信息和材料。

2.对于错误、失效或过期的人事档案应及时进行修订或清理，以确保人事档案的有效性和真实性。

3.对于人事档案中的过期和无用材料，应按照相关规定和程
序进行销毁处理，确保档案管理的有效性、安全性和保密性。

八、附则
1.本制度解释权归学校教务处所有。

2.本制度生效日期为公告发布之日。