02-4202记录控制程序

记录控制程序
1 目的
对记录进行控制，是为了提供产品符合规定要求和质量、环境和职业健康安全管理体系运行有效的客观证据。

同时，为实施质量、环境、职业健康安全改进提供正确依据。

2 适用范围
适用于公司管理体系运行中相关的所有记录。

3 术语和定义
记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

4 职责
4.1 生产技术部为质量管理体系记录的归口管理单位，负责组织、指导各单位记录的控制、管理工作。

4.2 安全环保部为HSE记录的归口管理单位，负责组织、指导各单位HSE记录的控制、管理工作。

4.3 各单位负责归口管理记录的制定和修订，并负责本单位所使用记录的收集、整理、保管等控制和管理工作。

4.4 各单位负责本单位记录的建立、完善、收集、整理、保管等控制和管理工作。

5 工作程序
5.1 记录的范围
公司质量、职业健康安全、环境管理体系涉及的记录，须按本程序的要求加以规范和控制，包括：
a) 适用的法律法规要求的记录；
b) 法律法规和其他要求合规性评价的记录；
c) 危险源和重要环境因素记录；
d) 管理评审及内部审核的记录；
e) 教育、培训、技能和经验的记录；
f) 实现过程及产品满足要求所需的记录；
g) 供方（外包方）评价结果及有关的必要措施的记录；
h)需要确认的过程有关的各项记录；
i) 满足产品追溯性要求的标识的有关记录；
j) 与产品有关的要求的评审（合同评审）结果及有关措施的记录；
k) 顾客财产有关的各项记录；
l) HSE绩效有关信息；
m) 监视和测量设备校准或检定（验证）有关的记录；
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n) 产品的监视和测量记录以及授权放行产品、交付顾客的人员的记录；
o) 不合格品的性质及有关的任何措施的记录；
p) 测量和监视的结果；
q) 纠正措施和预防措施的记录；
r) 与顾客及其他相关方的信息交流；
s) 内外部信息交流与沟通的记录；
t) 其他与管理体系运行有关的记录。

5.2 记录的填写要求：
5.2.1 用工整、规范的文字符号和标准单位书写（如仿宋字体等）。

5.2.2 记录一般为文字记录形式，也可以是电子媒介形式。

记录的填写应字迹清楚，要真实、准确、完整、清晰。

如出现错误需修改，应圈掉错误的，写上正确的，并签名。

电子记录？
5.2.3 记录表格中要求的签字或盖章必须完整，并注明日期。

签字必须是完整签名，不涉及内容的项目应划斜杠表示（不得出现空格）。

5.2.4 记录的计量单位为国家法定单位，必要时注明检测仪器名称、规格、型号及编号。

5.3记录编号规定
5.3.1 记录按公司管理体系文件编制规定进行编号。

5.3.2 日志性记录（各岗位运行日志、各岗位工作记录、日报、月报等）只需在封页注明记录编号。

5.3.3 台帐类的记录按册进行编号。

5.3.4 对国家、行业及上级单位统一编号的记录，按原编号标识。

5.4 记录的媒介形式
用于传递、借阅的记录可采用书面或电子媒体形式。

5.5 记录的收集和保存
5.5.1 生产技术部负责汇总、编制公司三大管理体系《记录控制清单》中质量管理体系相关部分。

5.5.2 安全环保部负责汇总、编制公司三大管理体系《记录控制清单》中HSE管理体系相关部分。

5.5.3 各单位负责职责范围内记录的收集、整理，对记录的完整性、准确性负责，编制本单位的记录清单，保存本单位记录表格的样本，并将本单位记录清单报生产技术部（安全环保部）备案。

5.5.4各单位依据公司的《记录控制程序》的规定标识、贮存、保护、检索、保留和处置本单位管理体系的记录，并保存记录表格样本。

a）各单位文件管理人员定期按类别收集整理体系纸质记录，装订成册，必要时编制《记录控制清单》记录----------------------------精品word文档值得下载值得拥有----------------------------------------------
目录，予以保存；
b）保存各类纸质记录，应有专人专柜，便于检索，并注意做好防火、防盗、防虫鼠、防潮等工作；
c）采用其他媒介形式的记录，也应有相应的贮存条件，如光盘、优盘、移动硬盘等，应注意防潮、防光、防磁，以免贮存内容丢失，并且定期复制备份，为便于检索编制相关记录目录。

5.5.5 编制记录清单时须注明记录的责任单位并规定保存期限，记录的保存期限应符合行业和上级单位有关的法规、制度要求，并应满足产品、过程、活动有关追溯期的要求。

5.5.6 各单位新增、更改或废除记录表格按《文件控制程序》的相应要求执行，新设计的记录表格须经单位领导审核签字，同时更新本单位记录清单和记录表格样本。

5.5.7 各单位记录清单发生变化时，其增减记录清单每年年底报送生产技术部部或安全环保部备案。

5.5.8 记录应保管在适宜的环境，以确保记录不受潮、发霉、污损，保密的记录应予以标识，并根据具体情况对记录定期进行整理和归档。

5.6 记录的查阅、借阅
5.6.1 记录查阅、借阅应填写《记录借阅登记》,查阅和借阅人不得在记录上作任何标记，更不能涂改。

5.6.2 当合同有要求或其他特殊情况时，记录可提供给顾客或其它个人、团体。

5.7 处置
5.7.1 对达到或超过保存期限的记录，由保存部门负责在每年年底前进行一次处理。

处理方法：由记录保管人员填写《记录销毁申请单》，报部门负责人批准后销毁。

清单内容包括：记录序号、名称、编号、份数、销毁原因等。

5.7.2 对应该销毁的纸质记录，如果不保密的充分利用其反面后出售；对保密的用碎纸机粉碎后出售。

对电子媒体的记录执行删除即可。

6 相关文件
6.1《中国铝业股份有限公司管理体系文件编制导则》 Q/CHALCO 11 A1-2010∥Q/CHALCO 08 A11-2010
6.2《文件控制程序》 CHALCO-HZ-QHSE-P-4201-2010
6.3《山西华泽铝电有限公司公文管理办法》华泽办字[2005]208号
6.4《山西华泽铝电有限公司档案管理办法》华泽办字[2008]第67号
7 程序流程图（见附件）
8 记录
8.1《记录控制清单》
8.2《记录销毁申请单》
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8.3《记录借阅登记表》
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----------------------------精品word 文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- 附件：
记录控制程序流程图 她含着笑，切着冰屑悉索的萝卜，
她含着笑，用手掏着猪吃的麦糟，
她含着笑，扇着炖肉的炉子的火，
她含着笑，背了团箕到广场上去
晒好那些大豆和小麦， 大堰河，为了生活，
在她流尽了她的乳液之后，
她就用抱过我的两臂，劳动了。

大堰河，深爱着她的乳儿；
在年节里，为了他，忙着切那冬米的糖， 为了他，常悄悄地走到村边的她的家里去，
为了他，走到她的身边叫一声“妈”，
大堰河，把他画的大红大绿的关云长 贴在灶边的墙上，
大堰河，会对她的邻居夸口赞美她的乳儿； 大堰河曾做了一个不能对人说的梦：
在梦里，她吃着她的乳儿的婚酒，
坐在辉煌的结彩的堂上，
而她的娇美的媳妇亲切的叫她“婆婆”
…………
大堰河，深爱她的乳儿！
大堰河，在她的梦没有做醒的时候已死了。

她死时，乳儿不在她的旁侧，
她死时，平时打骂她的丈夫也为她流泪，
五个儿子，个个哭得很悲，
她死时，轻轻地呼着她的乳儿的名字，
大堰河，已死了，
她死时，乳儿不在她的旁侧。

大堰河，含泪的去了！
同着四十几年的人世生活的凌侮，
同着数不尽的奴隶的凄苦，
同着四块钱的棺材和几束稻草，
同着几尺长方的埋棺材的土地，
同着一手把的纸钱的灰，
大堰河，她含泪的去了。

这是大堰河所不知道的：
她的醉酒的丈夫已死去， 产品、过程和
活动的需要
相关法规及管
理体系的要求 建立记录表格 确定记录表格编号和填写要求
建立、修订记录清单 记录的填写和使用
收集整理记录
归档、贮存
超过保存期记录 记录借阅
增减、修订记录 评审、申请销毁 记录销毁 记录适用性评审
大儿做了土匪，
第二个死在炮火的烟里，
第三，第四，第五
而我，我是在写着给予这不公道的世界的咒语。

当我经了长长的飘泊回到故土时，
在山腰里，田野上，
兄弟们碰见时，是比六七年
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