企业协同办公平台建设方案(上报版)

企业协同办公平台建设方案
随着电子信息技术及互联网的不断发展和在办公领域的深入应用,自动化、智能化办公越来越多的出现在了现代办公管理的各个环节，帮助企业提升管理水平和工作效率。

同时，企业对于网络及信息系统的积极应用也从一个侧面反应了企业管理理念的不断提升，电子化管理工具的全面应用将是未来办公管理的必然趋势。

一、系统概述
协同办公平台，又称“OA系统”，是采用现代电子技术,以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信息门户 "为窗口，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作的应用软件系统。

它改变了过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为公司的管理和决策提供科学的依据,其管理效果主要体现在：
1、保障制度执行
✓制度执行规范统一,管理规定理解一致；
✓系统固化制度流程，灵活应用保证执行。

2、监管工作进程
✓任务分配明确有据，工作进展实时管控;
✓工作计划审核跟踪,待办事项提醒反馈；
✓工作内容集中反映，绩效考核有理有据。

3、共享知识信息
✓统一信息发布平台，个性设置关注内容；
✓区分角色推送信息,阅读与否及时反映；
✓知识文档统一留存,设置权限共享学习。

4、提高工作效率
✓流转程序系统执行,进展意见实时了解；
✓待办流程集中处理，工作期间避免打扰；
✓提供统一协调平台，内部沟通系统记录;
✓事务工作系统处理，避免人工重复劳动。

5、培养办公习惯
✓协助管理计划总结,主动推送待办事项;
✓培养电子办公习惯,奠定系统管理基础;
✓无纸办公节约成本，协同平台减少内耗。

二、实施内容：
鉴于协同办公平台是一套针对办公流程和信息进行管理的现代化电子工具，对它的引入实施将在推动企业完善、规范各项制度流程的同时对原有的工作习惯产生一定的冲击。

因此，信息部将采取系统信息量由少到多逐步增加、工作流程完善一个上一个、组织多种形式的系统使用培训等循序渐进的措施来保障该系统的成功实施。

本系统拟初始实施内容建议如下：1、信息门户管理平台
建立统一的集团信息门户，为企业信息发布、交流提供一个有效的场所，实现企业内部的各种信息（公告通知、文件、函件新闻资讯、内部期刊、管理制度等）的统一管理和发布，同时为员工的个人办公提供个性化服务.
2、工作流程管理平台
利用软件系统自由配置、固化成熟的工作流程及表单，以实现制度流程的电子化、规范化、标准化，减少人为理解原因造成的制度运作不流畅，从而提升集团的整体执行力.同时可以对工作的进程予以实施监控、催办和督办，对流程数据及结果进行分析、统计，继而进一步完善、优化工作流程.
3、知识共享管理平台
打破知识文档分散储存在不同员工及部门，依据权限统一管理集团所有知识文档，沉淀
日常工作中产生的成果并在合理范围内共享,提高内部经验的分享利用率，改进企业创新能力、快速响应能力，提高工作效率及员工技能素质,避免因员工流失带来的企业知识流失，减少管理培训成本。

4、个人办公管理平台
通过系统中的个人办公事务小工具，帮助企业员工对自身工作内容进行计划、记录和总结，提高员工个人的办公效率；支持领导对下属工作任务的派发、监管和协助，为准确考核员工绩效提供决策依据。

5、人力资源管理平台
整合人事信息、考勤管理、薪资福利、培训管理、绩效考核于一体，借助协同办公系统处理人力资源事务性工作,实现人员信息电子化、信息录入流程化、事务工作自动化，有效提升企业内部管理、增进人事管理效率。

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6、移动办公管理平台：
➢系统平台支持远程登录，方便员工在网络允许的情况下随时随地处理办公事务。

➢移动设备平台：基于集团移动办公的需要，实现移动设备对系统的登录、查阅、发起、操作、审批等移动办公功能。

三、建设设想：
1、组织保证：由信息部牵头，组织系统实施涉及到的相关部门负责人组成项目实施小组，配
合软件供应商共同完成对流程的梳理、知识文档的分类等系统实施工作。

2、建设原则：整体规划、分步实施，充分考虑公司管理的个性化和现有的办公习惯，力求在
短期内快速见到效果再逐渐深入推进。

3、环境配合：软硬件和网络环境部署充分考虑现有条件，适当进行改造和升级。

4、系统开发：协同办公平台软件在技术有一定的先进性，预留接口，满足不同业务信息系统
数据对接以及今后业务、组织的变化和需求的扩展.
5、合作伙伴：选择有丰富经验的知名协同办公平台供应商合作，要求协同办公软件供应商满
足“流程配置灵活、方便，技术设计先进、科学，应用功能成熟、稳定，售后
服务及时、优质”等基本要求。

充分借鉴他们的成功案例经验，最大化降低项
目风险，最短期内快速取得效果。

6、时间计划：
➢2012年9月上旬完成专业供应商的询价、必选、合同签订工作。

➢2012年10月底前完成信息整理、流程梳理及系统搭建等实施工作.
➢2012年11月中旬完成权限配置、系统培训及推广等实施工作。

➢2012年12月底前完成系统试运行、后续改进、完善等工作。

信息管理部
2012年8月28日
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