合同备案和存档管理制度

合同备案和存档管理制度
一、背景
合同是企业日常运营中不可或缺的一部分，对于确保合同的有效性和可执行性具有重要作用。

合同备案和存档的管理制度是指企业组织、规范和监督合同备案和存档工作的管理机制，旨在加强对合同的管理和监督，确保合同的完整性和真实性，防范合同纠纷和风险。

二、目的
本制度旨在建立科学、规范的合同备案和存档管理程序，确保合同的及时备案和正确存档，提高合同管理的效率和准确性。

三、范围
本制度适用于公司内所有与合同相关的部门和人员。

四、职责和权限
1. 合同管理部门
•负责制定和修订合同备案和存档管理制度，并进行宣贯和培训；
•组织合同备案的审查和确认，并及时录入备案系统；
•负责合同存档工作，确保存档文件的完整性和真实性；
•对合同备案和存档工作进行监督和审核，发现问题及时整改。

2. 合同起草人
•在合同签订前，进行初步审核，确保合同符合相关法律法规和公司政策；
•填写合同备案申请表，并提交给合同管理部门备案；
•负责将签订的合同及时送交合同管理部门进行存档。

3. 合同审查人员
•负责对合同进行法律、合规审核，确保合同内容的合法性和合规性；
•及时提出修改意见和风险提示；
•审核通过后，将合同移交给合同管理部门备案。

4. 合同存档人员
•负责收集、整理和归档合同文件，确保存档的完整性和真实性；
•维护合同存档系统，定期进行备份和维护；
•对于过期的合同文件，按照规定进行销毁。

五、合同备案流程
1.合同起草人准备合同草稿，并进行初步审核。

2.合同审查人员对合同进行法律、合规审核，提出修改意见和风险提示。

3.合同起草人根据修改意见进行修改，并重新提交给审查人员审核。

4.审查人员审核通过后，将合同移交给合同管理部门备案。

5.合同管理部门进行备案审查，并将备案信息录入备案系统。

6.合同存档人员按照备案信息，归档合同文件并记录存档位置和日期。

六、合同存档管理
1.合同存档人员负责收集、整理和归档合同文件，确保存档的完整性和真实性。

2.合同文件按照合同类型和年份进行分类存档，每份合同文件都需打上存档标识，包括合同编号、合同名称、合同双方和签订日期等信息。

3.合同存档人员对合同存档系统进行定期备份和维护，确保系统的可靠性和稳定性。

4.合同存档人员需要及时更新合同存档系统，记录存档文件的位置和日期，便于查找和管理。

5.合同存档人员负责监督过期合同文件的销毁，按照规定的销毁时限和程序进行销毁，并保证销毁记录的准确性和可追溯性。

七、风险控制
1.定期开展合同备案和存档工作的内部审计，及时发现并纠正合同管理中的问题和风险。

2.加强合同管理部门和相关人员的培训，提高其合同法律和合规意识，降低合同纠纷的风险。

3.确保合同备案和存档系统的安全和保密性，防止信息泄露和数据损坏。

4.加强与相关部门的沟通和协调，及时了解公司合同管理的需求和问题，提出改进和优化措施。

八、制度评估和修订
合同备案和存档管理制度应定期进行评估和修订，根据实际运行情况和法律法规的变化，及时更新和完善制度内容，确保制度的科学性和有效性。

九、附则
本制度自发布之日起生效，相关部门和人员应严格执行。

如有违反，将依据公司相关规定进行处理。