第七章 会议实务

一位报告客户反应的销售经 理可为其他人提供他们部门 工作的效果和问题
一生产经理的经验，有资格 向其他成员提供有用的意见
处理合同争议的律师顾问， 其固有的特殊技能可以促进 讨论
在一个预算会议上，如签署、 谈判一个新合同，财务主管 可在场授权这行动
请柬邀请信格式
格式一 尊敬的XX会员： 兹定于X年X月X日上午9时于我公司一层105招待事举行会员联谊活动，以感谢您对我公司的支持和厚爱。 届时请携带会员卡和本请柬前来参加。 敬请光临。 XX公司
格式二 谨定于X年X月X日（星期X）上午9时在XXX举行酒会。 敬请 光临 XX公司
请回复电话：XXXX
情景题
假设你是一家国内知名广告公司的总经理秘书，现在你所在公司想在全国范围内召开一次广告业界最新潮流 和技术研讨会，按照之前所说的步骤，确立与会人员，并拟写一份邀请信。
注意：详细标明与人人员的类型。邀请信可以选择两种样式中的一种。
第七章 会议实务
一、会议相关知识 二、会前准备 三、会间组织服务 四、会后的善后处理
会议相关知识
会议要素的构成
1、会议名称
2、会议议题 ：指会议所要讨论的问题。会议议题尽量集中，不宜
过多或太分散。议题产生有两种情
况：一种是领导指定；另一种是秘书调研，综合信息后提出，由领导审定。
3、会议组织者和与会者
会议日程、议程、程序的安排和拟写
会议日程：指在一段时间内会议进程的具体安排，使与会者了解会议期间每天的活动安排情况。有表格式和 条列式两种。日程应在会议之前发给与会者。
会议议程：一个会议常有多个议题，秘书根据议题的内在联系，主次、先后排列次序，便称为议程。议程需 呈送领导审定，在会前发给与会者 。
4、会议时间
5、会议地点 ：会址，指会议所在的城镇也指会议召开的具体会场。
6、会议方式
7、会议文书 ：反映和记录会议情况的文件材料。
8、会议服务 ：为保证会议顺利召开进行的保障性工作。
会议名称
正式会议必须有一个恰当的、确切的名称。会议名称往往由三部分组成： 会议的主持、召集单位 会议的主体：主要内容（议题）或主体（与会者）。可细分为以下三种情况： 1、以与会者的身份或职务为会议名称的主体。如：XX公司全体职工大会；XX协会XX届理事会。主体的身份有：
A、一次会议议题不能安排太多或太少，一般以安排一个主议题和一两个小议题为宜；要充分考虑每个议题需 要讨论的时间。
B、尽量将同性质的议题集中安排在一个会议讨论，便于讨论和节省时间。 C、准备一些后备议题，以备不时之需，在时间允许条件下提交讨论。
邀请与会者
选择与会者→评估与会者→通知与会者 选择与会者。三个标准：1、跟议题讨论有直接关系的人；2、可提供相关的资讯，使讨论更有效率的人；3、
会议时间
一是指会议召开的时间； 二是指整个会议所需要的时间、天数； 三是每次会议的时间限度。其中每次会议的时间限度，最好不要超过1小时。
会议方式
定时定点的会议 远程会议，运用电视、电话、广播等突破空间限制 移动会议，一次会议先后在两个以上的地点进行 “套会”，即“会中会”，在与会代表中划出一部分人员，在一个时段召开专门会议 并会形式，有些会议采取合并召开的形式 现场会，在事情发生地召开会议 座谈会，用于听取意见、征集意见、交流思想等。
闭幕式：XX同志作总结讲 话
分组讨论XX同志的工作 看文件 报告
大会发言
自由活 动
选举
文娱晚 会
领导接见、全体代表合 影留念
会议议程格式
XX公司职工代表大会议程表（安排） 一、审议2001年工作总结； 二、讨论2002年工作计划； 三、审议并通过2001年财政预算及2002年财政预算； 四、增选职工代表
发言具有代表性和权威性的人。如：新产品发布会，可以邀请研发部主管、技术专家、销售代表。 评估与会者：列出与会者的初步名单，依次确定每个人的会议贡献度，以确定与会人员。 通知与会者：会议通知三种类型：1、口头通知：常用电话通知形式，适用于内部会议。2、发正式会议通
知：外单位或跨地区会议须寄书面通知。其中跨地区会议要发两次通知：第一次预告通知，提前两倍往返邮 程的时间寄出，简要写明会议的内容、时间、地点、要求，还需附上一份或数份《与会者登记表》或《会议 回执》，要求限期回复；第二次正式通知。3、请柬式邀请信：适用于邀请性会议 。
党员、团员、经理、职工代表、局长等，都可以写到会议名称中。 2、以会议内容（主要议题）为会议名称的主体。如：XX公司海外企业经营管理会议；XX公司XXX庆功大会等。 3、有些会议主体部分不太规范，更不严格，会议名称就要简单明了即可，如校庆、厂庆。有些会议有届次序别，
届次序数往往加在主办单位和会议主体之间，如：XX公司第X次海外企业经营管理工作会议；XX协会第X届 理事会。 会议的种类（名称），在会议名称的末尾，如：XXX会、XXX大会、XXX座谈会等。
会前准备
安排议题 邀请与会者 会议日程、议程、程序的安排和拟写 会场布局 座位的安排 会场装饰
安排议题
收集议题 议题的来源：A、领导指示交办的问题；B、领导下达命令，需要各部门贯彻执行的问题；C、下级单位提请 讨论的问题。
筛选议题：根据会议目的与任务，对收集的议题进行筛选。 确定议题：将筛选的议题交领导审定，由领导最终确定议题。 注意事项：
不同会议理想的出席人数
解决问题型
少于5人
调查问题型
少于10人
工作回顾或展示型 少于30人
动员会
越多越好
信息发布会
没有限制
决策会议
7人以内
与会者的功能分类
信息提供者 意见提供者 特殊技能专家 授权者
是否拥有可分享 的信息
能否提供特殊的 意见、建议
他们的专业身份 是否有用
能否保证已获同 意的决策落实
会议程序：除了议题外，会议还有一些礼节性、结构性的内容、项目，把每一次会议的这些项目有序排列， 便成为会议程序表。
确定会议地点。
会议日程表
日期 星 期
X月X日 一
X月X日 二
X月X日 三
X月X日 四
上午（9：00~12：00） 下午（15：00~18：00） 晚上
开幕式：XX同志致辞；XX 同志做工作报告 分组讨论XX同志的工作报 告 分组酝酿人事安排