ISO45001交流沟通、参与和协商控制程序

交流沟通、参与和协商控制程序
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目的
1.1确保内、外部各方对公司QEHFMS运行的信息获得理解和沟通，促进过程和产品的有效控制，
寻求持续改进的机会。

1.2使顾客和相关方及时了解由本公司生产活动引起的质量、产品安全、环境、职业健康安全风
险，避免或减少由此带来的危害或损失。

1.3支持和鼓励员工参与和协商与其有关的公司各方面活动。

2适用范围
适用于公司QEHFMS有关的内、外部信息的交流、沟通过程以及员工参与和协商过程。

3定义
无
4职责
4.1总经理
4.1.1对外部沟通的职责的分配；
4.1.2确保在公司内部各职能层次的职责和权限能获得沟通；
4.1.3确保有效的管理体系和符合管理体系要求的重要性进行沟通；
4.1.4向公司内传达满足顾客、法律法规和相关方要求的重要性；
4.1.5确保获得信息传递所必须的资源；
4.1.6确保公司员工协商和参与过程的建立和实施。

4.2管理者代表/食品安全小组组长
4.2.1建立内外部信息沟通的渠道；
4.2.2为保证公司QEHFMS的有效实施和运行与外部方进行联系；
4.2.3促进QEHFMS良好的内部沟通；
4.2.4鼓励员工参与和协商职业健康安全相关及员工其他需求相关的政策与决定。

4.2.5对外发布食品安全风险产品召回等方面的信息；
4.2.6向总经理报告审核的结果及有关QEHFMS运行的业绩以及改进的机会。

4.3人事行政部
4.3.1收集有关法律法规及变更的信息，并在组织内沟通；
4.3.2对外来人员的信息调查，以及本公司QEHFMS要求的告知；
4.3.3就环境因素和职业健康安全风险的信息与内部员工进行沟通；
4.3.4就法规符合性、环境因素和职业健康安全问题进行内外部沟通；
4.3.5就外部审核结果进行内部沟通；
4.3.6支持员工参与和协商职业健康安全相关及员工需求相关的政策与决定。

4.4销售部
4.4.1收集与产品有关的客户要求并将相关要求进行内部沟通；
4.4.2监视和收集顾客对产品有关要求满足程度的信息,并使用适当的统计方法分析这些信息；
4.4.3向顾客提供产品质量或食品安全有关的信息；
4.4.4必要时，就公司的重要环境因素、重大危险源与顾客进行沟通；
4.4.5本公司产品、工艺、过程等变更引起的风险与客户沟通；
4.4.6负责客户抱怨的内外部沟通；
4.4.7负责客户订单及相关要求的内外部沟通。

4.5采购部
4.5.1向供方传达本公司的采购信息；
4.5.2公司与供方要求和反馈的沟通传达；
4.5.3与供方沟通公司食品安全、职业健康、环境保护相关要求；
4.5.4供方相关信息的内部沟通。

4.6储运部
4.6.1来料信息及仓储信息的内部沟通；
4.6.2评价和收集承运方满足公司运输要求的能力的信息；
4.6.3与承运方沟通产品装卸和运输中的防护要求；
4.6.4告知承运方应遵守的本公司环境和职业健康安全方面的规定。

4.7质量管理部
4.7.1原材料、产品和过程的监视和测量结果的内部沟通；
4.7.2收集产品质量有关的标准或法规，包括食品安全相关信息并负责内部沟通；
4.7.3负责食品安全危害分析及控制措施的内部沟通；
4.7.4就审核结果进行内部沟通；
4.7.5向管理者代表报告过程及其产品的趋势。

4.8安环委员会
收集和传达公司活动相关的环境、职业健康安全的信息，包括变更的信息。

5工作程序
5.1内部沟通
内部沟通的信息内容包括：
1)产品生产程过程和成品质量信息、设备运行信息；
2)原辅材料有关的信息；
3)体系有效运行的信息（QEHF方针、目标，审核结论、纠正措施和预防措施的结果、管理评审
结果等）；
4)支持体系运行的信息（组织机构，各职能层次的职责、权限）；
5)环境因素识别和评价、危险源识别和评价、危害分析；
6)HACCP计划，前提方案，操作性前提方案等食品安全控制措施；
7)应急准备和响应的资源、计划、措施；
8)风险和机遇的识别与控制；
9)与相关方有关的信息；
10)法律法规及其他要求的内部沟通；
11)与以上内容有关的变更或改进的信息。

5.1.1责任部门就相关信息及时进行内部沟通。

内部沟通可以是会议、通知、培训、交接班记录、
意见箱、合理化建议、电话、电子邮件等形式，必要时记录应予以保持,如会议记录，《会议签到表》等。

5.2外部沟通
5.2.1外部沟通内容包括：
1)相关方可获取公司的QEHFMS方针；
2)产品和服务相关信息与客户的沟通；
3)原辅材料、服务相关信息与供方、外包方的沟通；
4)客户抱怨的接收与反馈；
5)对供方的投诉与处理；
6)公司的质量、食品安全、环境、职业健康安全相关信息与外部相关方的沟通；
7)环境、职业健康安全法律法规获取或变更的信息；
8)相关方的投诉，包括周围居民、上级主管部门、新闻媒体及政府部门；
9)审核的信息，包括客户审核、政府部门监察等；
10)公司的过程、产品和服务的变更所带来的质量、食品安全、环境、职业健康变更的信息沟通；
11)其他需要进行外部沟通的相关事宜。

5.2.2外部信息的传达方式
外部沟通由职责分配的部门进行，责任部门及时将相关信息与外部相关方进行沟通，沟通的信息应同时传到给公司相关部门。

外部沟通可通过电话、微信、邮件、访问等形式
5.2.3环境、职业健康投诉的接收与处理
1)任何部门接收到涉及对公司的环境、职业健康相关投诉（包括公司员工的投诉和建议）或政
府部门或其他相关方现场监察提出的整改要求，应通知安环委及总经理；
2)由总经理安排相关部门进行核实并评估，经评估需要整改的，组织相关部门商定责任部门、
整改措施及期限，由责任部门实施，安环委负责追踪验证实施结果；
3)整改完成后汇报总经理并由投诉接收部门将结果及时反馈相关方；
4)必要时保留相关记录。

5.3员工的参与和协商
5.3.1公司在进行决策时应与员工或员工代表进行协商，充分收集其意见，并对这些意见进行归
纳和分析，包括以下但不限于以下事项：
1)QEHFMS方针的建立、评审和更改；
2)与员工有关的需求和期望；
3)确定如何满足法律法规要求和其他要求；
4)公司QEHFMS目标的制定以及为实现目标的措施的策划；
5)公司部门及员工考核的内容、方法和结果的确认；
6)管理体系持续改进的确认。

5.3.2公司建立员工参与机制，确保员工（特别是非管理类员工）或员工代表充分参与到公司QEHF
管理活动，包括但不限于以下事项：
1)公司参与和协商机制的制定；
2)危险源辨识和风险评价、环境因素辨识和评价、危害分析；
3)风险和机遇的分析和评价以及控制措施的制定；
4)员工能力的要求、培训需求的确认、培训计划的制定、培训的实施及培训效果的确认；
5)内外部沟通的内容和方式的确认；
6)与员工有关的事件和不符合调查及纠正措施的确定与实施；
7)应急准备和响应措施的策划、开发、演练和评审；
8)实施管理体系持续改进的措施。

5.3.3公司鼓励并支持员工在以上活动的参与和协商，禁止任何部门和个人对提出建议的员工进
行威胁或报复，一经发现将严肃处理。

公司收集员工意见后应及时进行分析归纳，并对意见进行反馈。

公司每年收集各部门培训需求，根据员工能力安排培训计划，提高员工质量、食品安全、环境、职业健康安全知识和能力，充分认识到与其有关的QEHF要求，以更好的参与到公司QEHF管理活动中。