刍议如何提升人事档案管理效能_金鑫

2015年第24期科技创新与应用管理创新

刍议如何提升人事档案管理效能

金鑫

（哈尔滨市朝鲜民族医医院，黑龙江哈尔滨150000）

1档案管理过程中面对的问题

1.1工作者的思想意识薄弱，素养不高

通过分析我们发现，目前我们国家的很多机构对于档案管理工作还没有形成正确的认知，他们觉得单位的发展和档案管理之间没有必然的联系，管理工作仅仅是一种形式化的内容，没有将其落实好，经常应付。正是因为缺少管理意识，所以很多单位在规划该项管控工作的时候非常随意，安排一些非专业的人员或是那些马上要离退的工作者开展该项工作，此时就会导致员工的流动性变高，导致档案工作无法很好的进行。

1.2制度欠缺

不论是何种性质的活动，要想使其开展有序，就要制定合理的制度，档案管理工作也不例外，要想获取稳定发展，就必须制定对应的管控条例。但是通过分析我们发现，如今我们国家的许多单位都没有设置对应的管控制度。而单位出现的很多负面问题都是由于制度欠缺导致的。假如想提升档案的管控效能，首先要做的就是完善制度，制定合理的管控体系。

1.3措施不先进

我们国家的很多单位在开展档案管控工作的时候，使用的都是一些不先进的措施，很显然这就导致了效率不高，而且对应的资料得不到更新，干扰到管控效能的发挥。除此之外，还有一些单位根本没有设置对应的督查组织，这就导致了人力工作无法正常开展。

2提升人事档案管理效能的具体措施

2.1积极搜集材料

在开展材料收集工作的时候，必须依照有关的法规条例开展。具体来讲，要收集的内容很多，比如工作者的业绩以及基本情况等等。同时对于那些关乎到个体利益的合约等资料也应该收集，对社会发展需求的材料要不断的补充完善，这样在保证人事信息多元化的同时，保证了其内容不断的丰富，资料收集更加完整。

2.2积极开展鉴定活动

当我们开展档案管理活动的时候，经常忽略鉴定工作的存在意义，很显然这是不正确的。为了避免问题发生，我们就要积极的开展鉴定工作，提升无头档案等的处理效率，对于那些没有意义的资料要去除，同时还要优化档案内容，切实提升管理能力。

2.3做好保管活动

当我们开展档案保管活动的时候，应该朝着现代化方向发展。当前的保管类型划分无法精准的反馈出人才流动状态，所以，我们必须要明确具体要素，对于那些不能够合理归置的材料必须统一存放，保证移交相关部门的准确性和效率，对新部门、新体制的建立等都要有一定的积极促进作用。

2.4加强档案传递

当我们管控档案的时候，必须要认真控制其转入和转出有关的凭证资料，确保管控工作者的素养较高，对及时补救错漏等要创造好的条件。

2.5利用人事档案，发挥作用

人事档案工作的全局工作中，对其利用有很大的影响，相关的人事干部等要根据当前社会新形势的发展，对认识档案的作用进行发挥，对其利用的范围进行扩大，对利用手续进行简化，对利用的限制进行放松，对人事档案管理工作的新形式进行不断探索、潜心研究，保证能够多视角、多途径地保证为社会提供更加丰富的人才信息，保证能够为我国事业单位的具体改革等做出自己的贡献。

2.6加强人事档案管理监督工作

监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用，又能保证档案安全。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的

档案馆室还可以安装摄像监视器。做好利用监督还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，经常分析使用人的状态以及使用情况，勤于查阅被使用的资料。应该利用人离开以前的时候，认真查阅被其使用过的资料以及档案等，如果在查阅的时候发现了问题，要在第一时间处理，而且在资料上备注。如果出现了档案严重受损之类的问题，要尽快告知相关负责人，这样就能够便于我们尽快处理，避免问题继续严重。

2.7加大人事档案管理信息化与网络化建设的投资

如果希望档案管控活动朝着网络化方向发展，我们要做的还有很多，比如要确保思想基础正确，而且还要保证物质条件充足，只有将两个层面的工作都开展到位，才可以确保我们的信息化发展目标能够实现。具体来讲，档案管控单位必须积极研究融资措施，而且要分析单位的实际情形，合理的利用科研成就，积极开阔人事档案管理互联网领域当中新的经济增长点。除了上述以外，作为档案的管控组织，还必须认真发掘单位本身的高技术水平的信息工作者，目的是为了让他们投入到档案信息化管控工作之中，把他们的能力合理的发挥出来。此时，我们不但能够提升信息化系统的建设速率，最主要的是能够节省资金，提升效率，可以说是一箭双雕。

2.8优化人事档案管理制度，增强人事档案的动态性和真实性

当我们开展档案管理工作的时候，对于那些不能够和时代发展状态保持一致，无法融入到新环境之中的法规条例，必须合理的改进，确保这些新的规章条例能够被很好的应用到当前的管控工作之中，能够和时代的发展步调保持一致，确保人事档案管理制度更加的合理科学，逐渐朝着制度化和法律化的方向转变，对档案材料的登记制度、传递等制度监理和完善，实现动态的管理和考核，对遗漏丢失的材料要及时的进行查找补救，运用现代科技和信息技术，保证档案材料的完整。

2.9做好人事档案材料的管理

为了使人事档案能够真实地全面反映个人全貌，要把员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。遇有聘任、晋升需要查档、调档时要及时将抽出的材料归回原位，并按人事档案工作有关规定，按照统一标准进行整理装订。人事档案管理人员必须具有良好的职业道德和工作责任心，及时收集与人事档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

通过上文的分析，我们发现，要想提升档案管理的功效，确保管控工作能够发挥出它的存在意义以及价值，就要强化管理意识，确保其能够和时代的发展步调保持一致，和经济发展规定相协调，同时还要积极的培训管控工作者，而且在日常开展管理活动的时候，必须合理的运用电脑等新技术，切实提升工作者的管控能力，增加单位的竞争能力。

参考文献

[1]张晶，张敏.浅析如何提升人事档案管理效能[J].电子制作，2013（20）：239.

[2]贾雪燕.关于如何提升人事档案管理功能的分析[J].黑龙江史志，2014（3）：126-127.

[3]李瑞东.浅析如何提升人事档案管理效能[J].华章，2013（16）：307.

摘要：人事档案主要记录以及反馈工作者的个人发展情况，它关乎到广大群众的切实权益。通过查阅档案，我们能够得知员工的工作情况，能够澄清问题，正确使用人才，同时还能够帮助我们更好的制定发展规划。文章具体的分析了当前档案管理工作面对的问题以及处理方法等。

关键词：人事档案；档案管理；管理效能

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