系统功能分析理论在应用文写作实践中的运用_以求职信为例_苏娅

[ 关键词 ] 系统功能分析 ;功能 ;语境 ;结构 ;求职信 [ 中图分类号 ] H 152.3 [文献标识码 ]04-0112-04
系统功能分析理论在应用文写作实践中经过十 几年的探索实践 ,已取得十分明显的效果 。 其理论的 核心有三 :“把写作活动作为一个系统来研究时 , 不再 孤立地研究它本身 , 而是着重研究它与周围环境的关 系 , 这种环境就是语境 ;我们也不孤立地研究系统内 部各个要素 , 而是着重研究这些要素的关系及其组合 方式 , 这就是结构 ;结构需要从环境中获得能量 、物质 和信息 , 同时它又向环境输出它的产品以满足环境的 需要 , 这就是系统的功能 。语境 、功能 、结构 , 就是系 统写作理论三个最核心的概念 。”[ 1] 7
二 、做好语境分析 , 解决 “写给谁看 ”的问题
系统功能分析理论认为 , 语境是一个系统 , 系统 由不同的要素构成 。 系统是有层次的 , 就词而言 , 上 下句是它的语境 ;就句而言 , 前后段是它的语境 ;就段 而言 , 篇章是它的语境 ;就文本而言 , 读者 、工作社会 环境 、文化历史背景等是它的语境 。语境不是固定不 变的 。不同的读者 , 不同的时间 , 不同的地点 , 不同的 对象 , 不同的场合 , 不同的工作环境等 “语境 ”的变化 , 必然引起文本内容 、写作角度 、文体 、语体 、表达方式 等方面的改变 。语境对写作活动发挥着重要的作用 。 语境对写作主体的思维 、写作内容 、写作方式等形成 制约 。
应用文的社会服务功能要求无论写作任何文本 , 必须将语境作为文本写作的出发点和归宿 , 写作源于 工作需要 , 于是产生了写作活动 , 文本最终还要服务 于工作需要 。因此 , 文本从立意 、选材 、定体到写作角 度 、语体表达都不能脱离特定的社会工作环境 、读者 对象和场合情景 。这就要求作者要千方百计地了解 语境 , 主动适应满足语境的需要 。专家告诫 :“求职信 必须经过对目标公司和职位的认真考察后写成 。请 先取得你未来潜在雇主的信息 , 衡量你是否合适愿意 从事某项工作 , 再动手写求职信 。”[ 2] 41通过语境分析 可以大大加强求职信的针对性 , 从而达到满足用人单 位要求的目的 , 收到 “我符合要求 , 我有诚意应聘 , 我 定能胜任工作 ”的写作目的和社会效果 。在求职信中 语境分析的内容包括两个方面 , 第一 , 了解用人单位 的背景资料 , 特别应了解用人单位的岗位要求 ;第二 , 了解用人单位用什么标准衡量求职人 , 什么样的求职 信最受欢迎 。
系统功能分析理论最突出的特点就是 :其一 , 突 出了应用文的实用性 , 把应用文的写作目标作为写作 的出发点和归宿 ,一切活动都要为实现特定的写作目 的服务 , 为应用文最大限度地满足社会需要提供了理 论指导 和 训练 方法 。 反映 了 应 用文 “应 ”工 作 之 “用 ”、“应 ”社会之 “用 ”的本质特征 。 其二 , 强调了语 境在应用文写作中所发挥的巨大影响和反作用力 , 并 把对语境的分析作为应用文写作理论中的深层次问 题加以研究 , 在对特定语境分析的过程中挖掘出应用 文写作中创新性的重要内涵和价值 , 提出了应用文规 范化和创新性的辩证统一关系 , 突破了传统应用文写
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决社会实际问题的能力 , 从而形成了脱离社会 , 脱离 实际 , 重形式轻内容 , 重文采轻实际的写作模式 , 写出 的文章大多华而不实 , 空洞无物 , 难以满足社会工作 的需要 , 解决不了实际问题 。系统功能分析理论针对 这一弊端 , 将应用文写作活动放到具体的写作语境中 去 , 根据特定的写作对象和写作任务学习具体情况具 体分析的方法 , 以提高作者主动适应社会 , 满足读者 需要的能力 。
求职信功能分析表
目 的 公关助理
要 素 我是谁 为什么应聘 干什么工作 有什么条件
内 容 简历
求职目的 求职目标 专业特长及能力 希望和请求
效 果 符合要求
有诚意
能胜任
明确了写作目的 , 就要围绕求职信的功能理清写 作思路 , 确定全文的写作内容 。 这是写作活动中的又 一个重要环节 。 第一 , 怎样实现求职信 “知 ”的功能 ? 应当在文中对应地介绍这样一些内容 :告知读者 “我 ” 是谁 , 我为什么应聘 , 我想做什么工作 , 其目的是让用
通过语境分析和读者分析可以有效地解决 “写给 谁看 ”的问题 , 写出受读者欢迎的文本 。 语境分析的 作用主要表现在以下几个方面 :
1.化繁为简 , 突出重点 。 许多人在写求职信时抱 着尽善尽美的心态 , 为了突出自己 , 充分展示自己的 才能 , 求职信写得面面俱到 , 生怕疏漏某些细节 , 中心 内容和关键信息淹没在堆砌的材料中 。因此 , 内容繁 杂 , 多多益善是许多初学者的通病 。在进行语境分析 时 , 学会对读者和工作岗位进行分析 , 可以帮助写作 主体审时度势 , 认清形势 , 更好地把握内容 。求职信 的读者多数为领导者 , 担负着决策的重要职责 , 他们 工作繁忙 , 阅读求职信是他们的工作之一 。 他们必须 在有限的时间内阅读并完成岗位人选的筛选工作 。 有的求职信长达 10页之多 , 读者在阅读时需要从中 筛选出有价值的信息 , 这样的求职信淘汰率较高 。 因 此 , 写作时要针对某一岗位的职业要求 , 立意鲜明 , 着 重阐述自己的专业特长和优势所在 , 突出自己与岗位 相关的独到之处 , 这样才能给读者留下与众不同的 深刻印象 , 从而赢得面试的机会 。
系统功能分析理论提出 , 应用文的功能主要有两 点 , 其一为 “知 ”, 即让读者知晓情况 , 了解信息 ;其二 为 “行 ”,即让读者采纳建议 , 采取行动 。就求职信而 言其写作功能二者兼有 。求职信的功能是求职人为 求得某一职业向用人单位进行自我推荐的专用书信 。 其中既有 “知 ”:让用人单位了解自己的相关情况 、专 业特长 、求职意愿 ;又有 “行 ”:要给用人单位留下良好 而深刻的印象 , 促使其采取行动 , 认可并接纳自己或 允许面试 。明确了这一目的就为以后的写作活动奠 定了基调 :写什么内容 , 用什么方式写 , 应当产生什么 写作效果都要围绕上述目标来进行 。事实上大多数 人在写作时都不做这样的分析 , 只是想当然地认为求 职信就是为了求职 , 凡是与求职有关的信息统统写 上 , 导致出现中心不突出 , 主题不鲜明 , 内容散漫等问 题 。 例如 :有的求职信目标是应聘公关助理一职 , 却 大谈经济学方面的才能和特长 , 所写内容与岗位要求 毫无关系 ;有的人在同一份求职信中同时竞聘两个职 务 , 自以为一个岗位聘不上还可以另谋其他 , 殊不知 这样反而说明应聘人对自己缺乏足够的自信 , 给用人 单位留下实力不强 、用心不专的不良印象 , 在强手如 林的职场竞争中难以取胜 。因此 , 正确认识求职信的 功能是写作活动中重要的环节 , 是写好求职信的前提 和基础 , 只有弄清写作目的 , 在写作中才能有针对性 和目的性 。
在应用文写作活动中 , 读者是语境中不可忽视的 一个十分重要的因素 。法国解构主义大师罗兰 ·巴 尔特认为存在着两种写作 , 一种是 “及物的 ”, 另一种 是 “不及物的 ”。 两种写作导致了两种文 本 :“可阅 读 ”文本和 “可写作 ”文本 。前者是处于作家写作实 践之外的文本 , 它的意义是封闭的 、单一的 , 它使作家 和读者处于一种分离状态 , 读者往往无所事事 , 只是 单纯的消费者 ;后者不是孤立的封闭的文本 , 而是开
———以 求 职 信 为 例
苏娅
(内蒙古农业大学 人文学院 , 内蒙古 呼和浩特 010018)
[ 摘 要 ] 系统功能分析理论的核心可以用三 个概念来概 括 :即 语境 、功 能和结构 。 系统功能 分析理 论的特 点是突出了应用文的实 用性 , 把应用文的写作目标作为 写作的 出发点 和归宿 , 一切 写作活 动都要为 实现特 定的写 作目的服务 ;强调了语境在应用文写作中所发挥的巨大 影响和 反作用 力 , 把 对语境 的分析 作为应用 文写作 理论的 深层次问题加以研究 , 并在写作实践中得到充分的运用 ;突出理论与实践的有机结合 。
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放的 、未完成的文本 , 它等待着读者去再发现 , 它把读 者从文本的消费者变成文本的生产者 [ 3] 39 。求职信属 于 “可写作 ”文本 , 它的读者是承担着与作者共同完成 写作任务的另一文本生产者 。作者所写的求职信实 际上仅仅完成了一半的写作任务 , 求职愿望能否达成 要靠读者去实现 。因此 , 作者在文中与读者建立良好 的人际关系 , 以求得读者的信任和合作就显得十分重 要 。 很多人在写作前不了解读者的需要就是应用文 写作的依据这一基本法则 , 习惯于以自我为中心 , 想 我所想 , 写我所写 , 写出的文章看似完美 , 实际上与读 者需要相去甚远 。学习应用文写作 , 一个重要的任务 就是要学习了解读者 , 主动适应并满足读者需要的能 力和方法 , 从读者的角度出发进行换位思考 , 从 “我会 写什么 , 我擅长写什么 ”转变为 “读者需要什么 , 我写 什么 ”。
2.科学定位 , 选准角度 。 求职信的写作角度正确 与否 , 直接影响到文本的表达效果和文本社会功能的 实现 。有些初学者在自我介绍时往往把握不准写作 角度 , 有的求职信对所聘岗位表现出好高骛远 、不切 实际的想法 , 不考虑个人的实际水平和能力 , 要求地 位高 、待遇好的岗位 ;有的求职信评价多于写实 , 除去 简历 、学历等基本情况外 , 更多的是对个人经历 、能 力 、特点的自我评价 ;有的求职信自知实力不强 , 缺乏 竞争力 , 转而注重煽情 , 用词华丽 , 幻想以此赢得读者 的好感 , 类似问题的出现都是不考虑应聘岗位的特
传统的写作理论和写作方法注重学习写作的理 论和格式方法 , 忽视对社会的了解和认识 , 写作时注 重提高语言文字 、篇章结构的能力 , 忽视直面社会 , 解
[ 收稿日期 ] 2006-05-10 ＊ 本 文为第八届现代应用文国际研讨会交流论文 (2005成都 )。 [ 作者简介 ] 苏娅 (1958), 女 , 辽宁昌图人 , 内蒙古农业大学人文学院教授 。