文书基础理论

文书学课程教案

第一章文书基础理论

第一节概述

一、文书与档案的含义

（一）文书

1.起源：符号出现之后结绳和刻契

2.演变：

（1）称谓的演变书契（殷商）——“官书”（周代）——文书（汉代）

（2）载体的演变甲骨金石简牍缣帛纸质

3.概念：

文书是人们在社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录，包括公务文书和私人文书。

4.分类：公务文书和私人文书

（1）公务文书：是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中，按照规范的体

式形成与使用的，具有法定效用的各种信息记录，简称公文。本书统称为文件。

对文件的概念，可以从以下几方面理解：

①文件是在处理公务活动中形成的

②文件的形成单位和使用范围十分广泛

③文件是机关管理信息的记录和传递

④文件是国家管理政务的工具

秦、汉以后形成的许多文种，可以概括为三大类：一是皇帝使用的各文种，称为诏令

文书；二是臣僚上书皇帝使用的各文种，称为奏疏；三是各官府相互行文使用的各文种，

称为官府往来文书。

（2）私人文书：是个人、家庭或宗族在与他人交往和处理私人事务中形成和使用的信息记录。如日记、手稿、遗嘱等。

（二）文书、公文、文件

目前，在机关单位中常常出现文书、公文和文件三个概念同时使用的情况，现在，我们对三者作简要分析。

1.文书，从广义上来讲，是机关、团体、企事业单位以及个人在社会活动中，为了某种需要，按照一

定的体式和要求形成的书面文字材料。也就是说，一切书

面文字材料，都可以称之为文书。从这里可以看出，文书所包括的范围是很广泛的。在《汉书•刑法志》中有“文书盈于几阁，典者不能遍睹”的叙述。唐代元

稹在《望喜驿》诗中有“满眼文书堆案边，眼昏偷得暂时眠” 的句子。这里的“文书”，指的就是公务文书。此外，还有用于民间的书契之类，亦称“文书” ，常有

“恐口无凭，立此文书为据”的说法。故古代文书有公用和民用两类。可见，古代文书的概念和现代的基本相近。

2.公文，是指公务活动中形成和使用的文书，或者说处理公务所使用的文书

称之为公文。公文一词，出现于东汉末年和三国时期。《后汉书•刘陶传》说：

“州郡忌讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文。”在《三国志•魏志•赵俨传》中也有“辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民”的记载。从此以后，公文就成为公务文书的统称了。

3.文件，是指机关、团体、企事业单位之间，正式行使的具有统一格式和行文关系的公文。它是公文中的一部分，或者说是公文中的主要部分。“文件”一词，出现得较晚，据查考，在清代末年才开始正式使用。当时在清代外交文书中，常常提到“交涉文件” 、“往来文件”、“公布文件”等等。到了民国时期，文件一词使用得更广泛，更普遍了。

综上所述，文书、公文、文件这三个词的含义基本上是相同的。但严格地说，它们之间既有含义宽窄之差，也有习惯称呼之别。三者之间的差别，不在其内涵，而在其外延。根据习惯的称呼，它们在不同的地方，或用文书，或用公文，或用文件。我们习惯说“文书工作”而不说“公文工作”或“文件工作” ，习惯说“文书处理程序”而不说是“文件处理程序” ，习惯说“中央文件”而不说“中央文书” “中央公文”。习惯用语，是约定俗成的。我们在这本书中，也尊重习惯用语，在不同的地方，分别使用了“公文” “文书”“文件”三个词。

（三）档案

1.概念：原始的历史记录。

2.特性：来源的广泛性、形成的条件性、记录形式的多样性和原始的记录性。

3.种类：公务档案和私人档案；历史档案和现行档案；文书档案、科技档案、专门档案和新型载体档案。（还有从政权性质及历史时期角度划分）

4.档案的价值：是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。

（1）凭证价值，第一价值，由内容和形式决定

（2）参考价值，又称情报价值，蕴藏丰富的经验和知识

二、文书与档案的联系与区别

文件是档案的前身，档案是文件的变体，是经过系统化整理的文件集合体；文件是档案的来源之一，档案是文件的主要归宿。

文书转化为档案的三个条件：处理完毕的文件才能作为档案；对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存；按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。

第二节文书的性质

一、文书的本质属性——现实执行性

文书的现实执行性包含以下几层意思：

1.“对号入座”式地贯彻执行文件的精神

2.文书是作为解决文件所规定需要解决问题的依据

3.文书在贯彻执行过程中，对解决问题具有指导意义

二、文书的非本质属性

1. 文件的政治性

2.文件的机密性

3.文件的信息内容与载体的不可分割性

4.文件的信息内容的独立性

第三节文书的特点

一、文书是由法定的作者制成和发布的

二、文书有法定的权威和效用

三、文书有规范的体式，并需经过一定的处理程序

第四节文书的作用

文书的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。具体包括以下几方面：一、上传下达作用

二、公务联系作用

三、凭证记载作用

第五节文书的分类一、从文书的来源上划分，可以将一个机关的文件分为收来文件和本机关制成文

二、从行文关系和方向上划分，可以将文书分为上行文、平行文、下行文。

行文关系是指机关之间文件往来所构成的关系。它是根据机关的组织系统、机关职权范围和机关之间不同的工作关系确定的，机关之间文件的授受关系。

三、从文书涉及的机密程度上划分，可以将文件分为绝密文件、机密文件、秘密文件、内部文件、公布文件。

四、从文书的作用上划分，可以将文件分为法规文件、行政文件、党的文件。

五、从文书的使用范围上划分，可以将文件分为通用文件、事务文件、专用文件