公文基础知识介绍
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公文基础知识介绍
公文的历史沿革
❖ 起源于殷商时期，祭祀、作战、惩戒 ❖ 唐代形成了一文一事制度，对用纸、折叠、撰写、
签押、封装、编号都有规定。 ❖ 1911年，南京临时政府颁布了《公文程式条例》 ❖ 1948-1949年东北行政委员会出台了《公文处理办
法》 ❖ 1981年发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，
001 下空两行
六角括弧
发文号
发文机关过 多,必须保 证首页显示 正文
秘密等级版 心右上角第 一行
机密★6个月 特急
不编虚号
签发人 ：***
上行文格 式
❖ 公文标题 居中排列，词意完整，排列对称，间距恰当 ❖ 主送机关
❖ 如主送机关过多，使公文首页不能显示正文时，移 至于版记中的主题词之下，抄送之上，方法同抄送
附件1
注意时间不用零 或0；不能回行
右空4 字
有文字采用中套方式
印章与正文必须同处 一页，调整行距和字 距，不标识“此页无 正文”
上行文：成文时间下一行，左空两字（附 注联系人及电话 ）
下套方式
成文时间拉开，左右 各空七个字
印章不交切，相距不 超过3毫米
多印章时居中排列， 主办单位在前，一 排最多三个，最后 一排印章之下右空 两字，标注成文时 间
❖ 附件 ❖ 正文下空一行，左空2字 ❖ （附件：1.******） 左上角第一行“附件”，无标点符号
居中排列， 词意完整， 排列对称， 间距恰当
词意完整， 排列对称， 间距恰当
主送机 关
公文主体注意事项
反线下空2行， 2号小标宋体
附件标 识无冒 号
3号仿宋，行距28，22行，28字
与正文距 离2-4毫米 附件：1.***
承办人将处理结果写在公 文处理单上，随文件退回
公文的常见问题
❖ 上行文要有1/3天头 ❖ 单位名称用全称或规范简称 ❖ 文号用六角括弧 ❖ 机密文件要打流水号 ❖ 请示文件要有附注，在成文时间下面 ❖ 信函文号在右 ❖ 上行文号在左 ❖ 一般文件居中
公文的常见问题
❖ 标题有机关、事由、文种三部分构成 ❖ 会签主办单位盖章在前 ❖ 一块盖两个章的不抄送 ❖ 会签单位要抄送 ❖ 抄送上级单位，不抄送二级单位，可抄送相关部门 ❖ 附件空一行 ❖ 回行再空两行，折行不顶头 ❖ 附件的名称要完全一致 ❖ 附件没有标点符号
分组成 ❖ 结束语为请审核、请批准、
妥否，请批示等 ❖ 一定要求回复
❖ 报告（事后行文陈述性） ❖ 工作报告 ❖ 情况报告 ❖ 答复性报告 ❖ 汇报性，沟通联系，不要求
回复 ❖ 引语、主体、结束语 三部
分组成 ❖ 结束语为特此报告，请审核，
请指正等 ❖ 可不回复
谢谢大家！
公文的常见问题
❖ 阅处件根据某领导批示要附在后面 ❖ 体例格式要么提行，要么连排 ❖ 不能使用空白印章 ❖ 标题不用生僻简称，有关简称要在正文里
请示和报告的区别
❖ 请示（事先行文请求性） ❖ 求教，待决，报批，求援，
协调等 ❖ 请解决 ❖ 请指导 ❖ 定向性、单一性 ❖ 引语、主体、结束语 三部
序数和词组，惯用语用汉字外，其他一律使 用阿拉伯数字
行文规则
1、注重实效 能不发文的就不发文，不搞文山会海 2、逐级行文 对下对上不越级 3、文权法定 部门发文不能直接对下，不越权 4、党政分开
行文规则
1、上行文 请示、报告、意见 一头主送，不送个人，一文一事，报告不夹带
请示事项，不抄送同级或下级机关，由主要 负责人签发
发文流程
❖ 草拟－审核（退办）－签发（复核）－编号 －缮印（校对）－用印－登记－分发
会签
归卷
邮局 机要中心 专人投递
收文流程
wenku.baidu.com
把有关公文附在公文后面
多次请示的同类问题附在 后面提供参考
❖ 签收－登记－审核－拟办－批办－承办（传 阅）－催办－注办－立卷 －归档 －销毁
不需要办理的写请***阅 需要批示的请***阅示 需要承办的请***阅示请***部门处理 几个部门的主办领导和部门在前
1987年和1994年进行了修订
公文的历史沿革-党的公文处理
❖ 1951年9月《公文处理暂行办法》 ❖ 1989年《中国共产党各级领导机关公文处理
条例（试行）》，1996年5月3日正式文本至 今使用
公文参考规范
❖ 中国共产党机关公文处理条例（1996-5-3） ❖ 国家行政机关公文处理办法（2000-8-4） ❖ 国家行政机关公文格式GB9704-1999
公文的格式
❖ 眉首（版头）
首页红色反线之上 公文份数序号，秘密等级和保存期限、紧急程度、发文单位标示、发文字
号及签发人
❖ 主体
红色反线之下到主题词 公文标题，主送单位、正文、附件说明及附件、成文时间、公文生效标识、
附注
❖ 版记
❖ 主题词以下统称为版记 主题词、抄送、内部发送、印发单位和印发时间
文件流水号 版心左上角 第一行
3号黑体，词目用3号小标宋 体，中间空一字，全角冒号
主送机 关过多 则放在 这里
级别高低，依次排序，先外 后内
以印制时间为准， 右空1字，应为 2005年7月27日印 发
4号半角白 体阿拉伯 数字，居 中，
公文的层次及数字
❖ 第一层 一 ❖ 第二层（一） ❖ 第三层 1. ❖ 第四层（1） ❖ 公文中的数字，除成文时间，部分结构层次
下行文
1、政出一门 会签意见要统一 2、逐级行文 3、注意抄送 抄送上级主管部门和相关单位 4、注意职权 部门文件不对下一级，只对对口部门 上级单位不得和下级单位联合行文
平行文和联合行文
❖ 平行文只有函这一文种 ❖ 联合行文必须会签完毕才能正式行文 ❖ 主办机关排列在前 ❖ 只能标注一个机关的发文字号
公文的历史沿革
❖ 起源于殷商时期，祭祀、作战、惩戒 ❖ 唐代形成了一文一事制度，对用纸、折叠、撰写、
签押、封装、编号都有规定。 ❖ 1911年，南京临时政府颁布了《公文程式条例》 ❖ 1948-1949年东北行政委员会出台了《公文处理办
法》 ❖ 1981年发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，
001 下空两行
六角括弧
发文号
发文机关过 多,必须保 证首页显示 正文
秘密等级版 心右上角第 一行
机密★6个月 特急
不编虚号
签发人 ：***
上行文格 式
❖ 公文标题 居中排列，词意完整，排列对称，间距恰当 ❖ 主送机关
❖ 如主送机关过多，使公文首页不能显示正文时，移 至于版记中的主题词之下，抄送之上，方法同抄送
附件1
注意时间不用零 或0；不能回行
右空4 字
有文字采用中套方式
印章与正文必须同处 一页，调整行距和字 距，不标识“此页无 正文”
上行文：成文时间下一行，左空两字（附 注联系人及电话 ）
下套方式
成文时间拉开，左右 各空七个字
印章不交切，相距不 超过3毫米
多印章时居中排列， 主办单位在前，一 排最多三个，最后 一排印章之下右空 两字，标注成文时 间
❖ 附件 ❖ 正文下空一行，左空2字 ❖ （附件：1.******） 左上角第一行“附件”，无标点符号
居中排列， 词意完整， 排列对称， 间距恰当
词意完整， 排列对称， 间距恰当
主送机 关
公文主体注意事项
反线下空2行， 2号小标宋体
附件标 识无冒 号
3号仿宋，行距28，22行，28字
与正文距 离2-4毫米 附件：1.***
承办人将处理结果写在公 文处理单上，随文件退回
公文的常见问题
❖ 上行文要有1/3天头 ❖ 单位名称用全称或规范简称 ❖ 文号用六角括弧 ❖ 机密文件要打流水号 ❖ 请示文件要有附注，在成文时间下面 ❖ 信函文号在右 ❖ 上行文号在左 ❖ 一般文件居中
公文的常见问题
❖ 标题有机关、事由、文种三部分构成 ❖ 会签主办单位盖章在前 ❖ 一块盖两个章的不抄送 ❖ 会签单位要抄送 ❖ 抄送上级单位，不抄送二级单位，可抄送相关部门 ❖ 附件空一行 ❖ 回行再空两行，折行不顶头 ❖ 附件的名称要完全一致 ❖ 附件没有标点符号
分组成 ❖ 结束语为请审核、请批准、
妥否，请批示等 ❖ 一定要求回复
❖ 报告（事后行文陈述性） ❖ 工作报告 ❖ 情况报告 ❖ 答复性报告 ❖ 汇报性，沟通联系，不要求
回复 ❖ 引语、主体、结束语 三部
分组成 ❖ 结束语为特此报告，请审核，
请指正等 ❖ 可不回复
谢谢大家！
公文的常见问题
❖ 阅处件根据某领导批示要附在后面 ❖ 体例格式要么提行，要么连排 ❖ 不能使用空白印章 ❖ 标题不用生僻简称，有关简称要在正文里
请示和报告的区别
❖ 请示（事先行文请求性） ❖ 求教，待决，报批，求援，
协调等 ❖ 请解决 ❖ 请指导 ❖ 定向性、单一性 ❖ 引语、主体、结束语 三部
序数和词组，惯用语用汉字外，其他一律使 用阿拉伯数字
行文规则
1、注重实效 能不发文的就不发文，不搞文山会海 2、逐级行文 对下对上不越级 3、文权法定 部门发文不能直接对下，不越权 4、党政分开
行文规则
1、上行文 请示、报告、意见 一头主送，不送个人，一文一事，报告不夹带
请示事项，不抄送同级或下级机关，由主要 负责人签发
发文流程
❖ 草拟－审核（退办）－签发（复核）－编号 －缮印（校对）－用印－登记－分发
会签
归卷
邮局 机要中心 专人投递
收文流程
wenku.baidu.com
把有关公文附在公文后面
多次请示的同类问题附在 后面提供参考
❖ 签收－登记－审核－拟办－批办－承办（传 阅）－催办－注办－立卷 －归档 －销毁
不需要办理的写请***阅 需要批示的请***阅示 需要承办的请***阅示请***部门处理 几个部门的主办领导和部门在前
1987年和1994年进行了修订
公文的历史沿革-党的公文处理
❖ 1951年9月《公文处理暂行办法》 ❖ 1989年《中国共产党各级领导机关公文处理
条例（试行）》，1996年5月3日正式文本至 今使用
公文参考规范
❖ 中国共产党机关公文处理条例（1996-5-3） ❖ 国家行政机关公文处理办法（2000-8-4） ❖ 国家行政机关公文格式GB9704-1999
公文的格式
❖ 眉首（版头）
首页红色反线之上 公文份数序号，秘密等级和保存期限、紧急程度、发文单位标示、发文字
号及签发人
❖ 主体
红色反线之下到主题词 公文标题，主送单位、正文、附件说明及附件、成文时间、公文生效标识、
附注
❖ 版记
❖ 主题词以下统称为版记 主题词、抄送、内部发送、印发单位和印发时间
文件流水号 版心左上角 第一行
3号黑体，词目用3号小标宋 体，中间空一字，全角冒号
主送机 关过多 则放在 这里
级别高低，依次排序，先外 后内
以印制时间为准， 右空1字，应为 2005年7月27日印 发
4号半角白 体阿拉伯 数字，居 中，
公文的层次及数字
❖ 第一层 一 ❖ 第二层（一） ❖ 第三层 1. ❖ 第四层（1） ❖ 公文中的数字，除成文时间，部分结构层次
下行文
1、政出一门 会签意见要统一 2、逐级行文 3、注意抄送 抄送上级主管部门和相关单位 4、注意职权 部门文件不对下一级，只对对口部门 上级单位不得和下级单位联合行文
平行文和联合行文
❖ 平行文只有函这一文种 ❖ 联合行文必须会签完毕才能正式行文 ❖ 主办机关排列在前 ❖ 只能标注一个机关的发文字号