中学档案管理制度

双流县通江职业中学档案管理制度

总则

1、为加强学校档案工作，全面提高学校档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据

《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等有关规定的精神，特制定本制度。

2、学校档案工作是学校工作的组成部分，是提高学校工作效率和质量的必要条件，是

维护学校工作历史面貌的一项重要工作。

3、各部门重大活动和工作活动中形成的全部档案均由本学校档案部门集中统一管理。

学校档案工作职责

1、传达贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策、法规和地方档案行政管理部门的

规定、办法。

2、制定本单位档案工作计划、管理办法、规章制度。

3、集中统一管理本学校在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案，积极提供

利用，为学校各项工作服务.

4、对本学校各部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导。

5、办理领导和上级档案部门交办的其他有关档案业务工作。

档案工作岗位职责

一、分管领导职责

1、分管领导负责机关档案工作的全面领导，确保学校档案工作的宏观建设，努力提

高档案工作科学管理水平，确立档案为学校和部门服务思想。

2、把档案工作列入学校议事日程，纳入目标管理，定期研究、检查、督促，确保完成

档案工作任务。

3、根据档案事业发展规划和工作要求，支持、解决档案管理工作中所需的人力、财力、

物力。

4、关心档案室和档案工作人员的工作、学习，表扬和奖励作出贡献的档案人员，以促

进、提高档案人员的政治、业务素质和工作积极性。

二、档案管理人员职责

1、宣传贯彻《档案法》及党和国家有关档案工作的方针、政策和规定，热爱档案工作，

努力学习档案专业知识，不断提高业务水平。

2、建立健全档案工作制度，规划草拟本学校档案工作计划和管理制度，并认真贯彻执

行。

3、按规定做好文书档案的工作和平时的归档工作。

4、集中统一管理本学校全部档案，做好各类档案及有关资料收集、整理、鉴定、统计

工作。

5、熟悉本学校室藏档案，积极开展档案的利用工作，热情接待查档人员，按规定办理

借阅手续，注意掌握利用效果的收集，编制必要的检索工具和参考资料。

6、认真做好库房管理，维护档案的完整、安全。

7、开展档案行政执法检查，对违反《档案法》的行为予以制止，并及时向领导汇报，

提出处理意见。

8、完成领导和上级档案部门交办的有关档案业务工作。

三、兼职档案人员职责

1、严格遵守相关档案法律法规，协助专职档案员在学校开展档案法律法规学习宣传

活动，增强全体教师归档意识。

2、认真参加学校年度文件材料归档等档案业务活动，注意收集本部门工作所产生的

档案材料，依照分类方案随时归入有关卷夹(盒)内。

3、每学期末按照要求对本部门所收集的档案进行整理、装订，并向档案室移交。

文书工作制度

文书工作是学校工作的组成部分，是保证文件质量，提高工作效率的必要条件，也是为档案工作打好基础的一项重要工作。

1、文书工作必须做到及时、准确、安全。

2、外单位来文一律由文书人员拆封，做到当天来文，当天登记，由文书人员负责传

递、用印和归档。

3、各种传阅文件由文书人员负责直送，不得横传，凡属规定阅文对象，阅后均应签

字，以示负责并备考。凡需外借的文件应向文书人员办理借阅手续，并按时退还。

4、正式发出和留存档案的文件材料，定稿和正本应一起归档保存。

5、各类会议都应指定专人，在专用记录纸上进行记录。通过电话发出和收到的重要

通知、指示和报告等应记录后与文件同等对待。

6、本学校工作活动中形成的全部文件材料(包括照片、录音、录像、图表、荣誉证书

等)，必须按照规定，及时向文书人员移交，集中管理，不得借故拖延留存。

7、文书人员应将办完的文件按照归档目录(文件分类方案)，随时归入有关条款的卷

夹(盒)内。

8、严格执行保密制度，做好文件材料的保密工作。没有归档价值的文件材料，经过

鉴别和主管领导人批准后，由文书人员负责统一集中销毁处理。

文件材料整理归档制度

1、应当归档的文件材料必须由学校各部门或承办人员收集齐全，交档案室或档案人员，

进行整理、归档、集中管理，任何个人都不得据为已有或者拒绝归档。

2、学校各部门办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括党、政、工、团、少以

及人事、总务、财会等工作的各种门类和载体的文件材料以及与本学校教育教学业务工作有关的材料，均属于归档范围。

3、文书档案由本学校档案部门(人员)在第二年的七月底以前整理归档完毕；其他门类

和载体的档案按有关规定，由经办人员整理立卷、定期移交归档。

4、归档文件材料向档案室移交时，须当面清点检查，同时附归档材料移交清单，办好

一切交接手续。

5、按照学校档案内容和载体不同，制定统一的分类方案。同一全宗应保持分类方案的

稳定。

6、归档文件的整理，以每份文件为一件。原件与复制件为一件。批复与申请、请示为

一件。报表、名册、图册按其原来的装订方式、一册(本)为一件。同一问题的来文

和复文(包括请示与批复、报告与批示等)可为一件。会议记录、未装订式样的统一的表格、可组合在一起为一件。

7、归档文件按件装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在

前，复制件在后；文件处理单在前，正文在后。去掉金属钉根据件内文件的厚薄，装订时以文件的左侧和左上角为装订的边和角。

8、编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编制归档号，归档号是在文件整理过

程中，体现归档文件类别，排列顺序的一组数字、字符的集合。包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数等项目。在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章。

9、归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录分保管期限装订。

10、装盒：将归档文件依保管期限按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及

备考表项目。装盒时不得混年度混保管期限。档案盒应采用无酸纸制作。声象材料要用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。

档案保管制度

1、根据保存档案资料的数量，设置必要的档案专用库房和柜、橱。

2、档案库房要落实各项安全保卫措施，添置温湿度计、去湿机、吸尘器、消防等设备，

做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。库房照明必须使用白炽灯。

3、档案人员进出库房应随手关门，非档案人员未经许可不得随意入内。

4、严格管理库房钥匙，不得转借他人，不得带出办公室；下班前认真检查库房门窗、

电灯是否关闭；定期检查防火设备，经常处于良好状态。

5、定时做好每天一次的库房内外温、湿度记录，及时采取措施，力争达到规定标准（温

度14～24度，湿度50～60）。

6、照片、底片应放入影集；录音带、录像带、光盘、磁盘应放置密封盒里，放入干燥

剂，有条件的应添置防磁柜。

7、库房中档案按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。库房内箱柜从左到右，从

上至下编号，并编制档案存放索引和示意图，

8、库房内严禁吸烟，不堆放杂物，并经常保持清洁整齐，每周一次，每季大清扫一次。