经济技术开发区工作委员会办公室招投标书范本

附件项目需求书天津经济技术开发区内部办公平台（以下简称OA）自年上线使用以来，根据业务需求的变化进行了一次改版升级，解决了系统存在的一些问题。

随着信息化产品的快速发展及内部办公业务的日渐丰富，目前OA在用户体验上、业务流程上存在较大提升空间，因此提出对现有OA办公平台进行升级改造。

一、OA用户体验改进建设需求将OA办公平台与机要大数据平台深化整合，把机要大数据嵌入个人、部门、领导的OA主页界面中。

根据不同角色提供个性化界面，设置公文机要数据的各项效能指标，既可以突出管委会公文处理时效的透明化，又能激励办公人员提高公文处理效率。

采用主流界面样式进行设计，为工作人员提供更便捷、更高效、更简洁的用户使用体验。

. 管委会主要负责同志工作台为管委会主要负责同志提供定制化OA主页，区别于普通办公人员，通过个性化定制，让领导同志看到整体内部办公情况，掌握全局工作效率。

主要需求如下：..全系统公文处理情况即可以查看全系统统计，又要看到各部门的数据统计。

包括公文总量、公文待办总数、公文超时总数、公文阅件总数、公文待阅总数等。

..全系统公文数据对比分析即可以查看全系统数据对比，又要看到各部门的数据对比分析情况。

包括各部门的办件量对比、超时件对比、待办件对比、文件来源对比、文件类型对比、处理时长对比等；..全系统办件趋势分析即可以查看全系统办件趋势，又要看到各部门的办件趋势分析情况。

可以按月、季度、年度进行趋势分析，并可定制查询不同期间、不同部门、不同类型等的趋势分析，包括管委会各部门的办件量趋势对比、超时件趋势对比、待办件趋势对比、文件来源趋势对比、文件类型趋势对比、处理时长趋势对比等。

..全系统效能分析主要显示全委机要整体效能情况，又要看到各部门的办件整体效能情况。

效能指标包括各单位当月季度年度公文数量、各单位当月季度年度超时公文量、平均处理时长、各单位处理时长、按照文件分类分析本月本季度本年情况等。

. 管委会各分管领域负责同志工作台为管委会各分管领域负责同志提供定制化OA主页，通过个性化定制，让分管领域负责同志看到分管部门的整体内部办公情况，掌握分管部门全局工作效率。

主要需求如下：..分管领域公文处理情况即可以查看分管领域的公文处理情况，又要看到分管领域各部门的公文数据统计。

包括公文总量、公文待办总数、公文超时总数、公文阅件总数、公文待阅总数等。

..分管领域公文数据对比分析即可以查看分管领域的公文数据对比，又要看到分管的各部门的数据对比分析情况。

包括各部门的办件量对比、超时件对比、待办件对比、文件来源对比、文件类型对比、处理时长对比等。

..分管领域办件趋势分析即可以查看分管领域的办件趋势，又要看到分管的各部门的办件趋势分析情况。

可以按月、季度、年度进行趋势分析，并可定制查询不同期间、不同部门、不同类型等的趋势分析，包括分管领域内的各部门的办件量趋势对比、超时件趋势对比、待办件趋势对比、文件来源趋势对比、文件类型趋势对比、处理时长趋势对比等。

..分管领域效能分析主要显示分管领域的机要整体效能情况，又要看到分管的各部门的办件整体效能情况，全面了解其分管领域各部门公文办理的具体情况。

效能指标包括各单位当月季度年度公文数量、各单位当月季度年度超时公文量、平均处理时长、各单位处理时长、按照文件分类分析本月本季度本年情况等。

. 部门领导工作台——针对副处级以上的部门领导为部门领导提供定制化OA主页，通过个性化定制，让分管领域负责同志看到分管部门的整体内部办公情况，掌握分管部门全局工作效率。

主要需求如下：..部门公文处理情况主要显示本部门的公文处理情况，并可看到各科室、个人的公文处理情况。

包括公文总量、公文待办总数、公文超时总数、公文阅件总数、公文待阅总数等。

..部门公文数据对比分析主要显示本部门的公文数据对比，并可看到部门各科室的数据对比分析情况。

包括本部门及各科室的办件量对比、超时件对比、待办件对比、文件来源对比、文件类型对比、处理时长对比等。

..部门办件趋势分析主要显示本部门的办件趋势，并可看到部门各科室的办件趋势分析情况。

可以按月、季度、年度进行趋势分析，并可定制查询不同期间、不同科室、不同类型等的趋势分析，包括本部门的办件量趋势对比、超时件趋势对比、待办件趋势对比、文件来源趋势对比、文件类型趋势对比、处理时长趋势对比等。

..部门效能分析主要显示本部门的机要整体效能情况，又要看到部门各科室的办件整体效能情况，全面了解本部门及各科室公文办理的具体情况。

效能指标包括各单位当月季度年度公文数量、各单位当月季度年度超时公文量、平均处理时长、各单位处理时长、按照文件分类分析本月本季度本年情况等。

. 个人工作台—针对科级及以下工作人员为办公人员提供定制化办公主页，让个人办公更有时效性,主要需求如下：..个人公文处理情况主要显示本人的公文处理量、超时公文数量、待办公文量、待阅公文量、已办公文量、已阅公文量等统计数据，并显示公文待办箱、行政办公待办、简报、邮件等信息。

..日常办公、办文的功能提升对优化公文管理、会议通知、通讯录、短信中心等功能模块进行界面改造，表单字段进行优化，充分学习当前流行办公系统的操作习惯，提升用户体验。

二、OA业务功能建设需求. 优化现有公文流程..外来文监管对外单位来文进一步加强监控，形成闭环管理。

具体需求如下：增加公文截止日期及意见规范示例；对外单位来函进行来源分类；对上级单位明确回复时限要求（新区、市政府）的来文，机要室人员根据上级来文具体要求，可以设定回复公文的到期时间，系统自动提醒催办；对‘回复意见’进行规范化示例，要求各单位在规定时间内进行标准化答复，形成外单位来文的闭环管理，机要室可对各部门回复情况实现全面把控，及时跟踪。

..审批字段标准化机要室需要对管委会公文的文件内容及拟办意见进行逐条审核，并转发相应部门进行回复中转，人工耗时很大，需实按现有文件种类及意见形式，进行审批标准规范化。

具体需求如下：对能规范化的公文，进行字段化录入和标准化分析；系统可以按标准字段进行初步筛选，减少人工审核的时间；同时将其它局关于公文的意见做汇总，判断哪些可以加入公文优化的功能里。

..流程监督提升现有流程中的时限要求。

现有流程每个环节的统一时限较长，此次改造将优化公文所有节点的时限，将按照个人办件节点时限、单位办件时限、整个公文时限三个维度进行设计改造，力求公文流转过程中做到精准的时限推定。

具体需求如下：提醒：对即将超出或者已经超出时限的公文通过短信、APP和微信等同步提醒，可按不同类型进行提醒，如普通公文、加急公文等。

优化短信提醒内容，加强提醒类型的提示，并提示截止日期，加强办件人对公文超时的重视程度。

督办：根据相关部门或办公人员在公文处理意见承诺的办理时限，系统自动发起公文督办流程，提醒相关部门和负责人按时完成相关事宜。

通报：系统定期通报各单位的超时公文情况，在OA中进行展示。

各委办局负责人和管委会领导在OA中可进行查看，并能下钻查看到超时公文的具体信息，包括超时文件、办理单位及具体办件人员等。

..阅件自动转办件现有流程中阅件与办件的转换需要人为操作重新草拟，大大增加了公文拟稿人的工作负担，现提出需要将阅件可手动转为办件，提升工作效率，具体需求如下： 机要室发起的传阅件，传阅到各局文书后，用户在点击查看时，增加“转办件”按钮；自动生成“各局公用收文”拟稿界面，将信息自动填入拟稿单中，用户只需选择下一节点进行处理即可，方便快捷，提高办事效率。

.. 公文显示方式优化()界面区分阅件和办件目前领导界面中的阅件与办件统一显示在一个区域，需要区分类型显示，一目了然的让领导可查看所需材料，具体需求如下：在首页明显位置，将委领导传阅件和委领导审批件分开展现，以便委领导查看;将办件、阅件的排序方式进行优化，优级处理办件；办件与阅件的处理时限进行优化，到期提供预警和超时提醒。

()公文调整为规范公文标准化，提升办公人员处理效率，需要对公文字段进行优化调整，主要需求如下：为做好公文统计工作，请将“公文分类”和“是否承诺件”为必填项；紧急公文改为必填项，默认紧急情况为“一般”，根据具体公文紧要程度进行选择。

根据公文紧急情况的不同，显示颜色相应区分，提醒办事人员优先处理情况紧急的公文。

三、手机OA功能优化调整.日常办公、办文的功能同步提升对于电脑版OA中公文表单的调整，手机OA表单进行同步调整。

具体需求如下： 对能规范化的公文，进行字段化录入和标准化分析；为做好公文统计工作，手机端增加“公文分类”和“是否承诺件”为必填项显示；紧急公文增加必填项字段，默认紧急情况为“一般”，根据具体公文紧要程度进行选择。

系统会根据公文紧急情况的不同，显示颜色相应区分，提醒办事人员优先处理情况紧急的公文；对会议通知、通讯录、短信中心等功能模块进行界面改造，表单字段进行优化。

.公文流程优化同步对于电脑版OA中公文流程和使用界面的调整，手机OA的功能模块进行同步调整。

具体需求如下：阅件与办件分开：在手机OA中，将委领导传阅件和委领导审批件分开展现，以便委领导查看。

增加公文撤回功能：在手机OA中，增加公文撤回功能，与电脑版OA一致。

优化公文处理速度：公文并发处理情况的优化，做好数据库优化，提高工作效率；手机版功能定制化：手机版的功能模块重新梳理需求，与领导日常办公无关功能隐藏。

四、深化机要大数据一张图. 部署一张图在指定位置的大屏幕上显示‘机要大数据一张图’，可让领导直观的整体了解开发区各委办局公文流转和处置的情况，以及各委办局效能情况。

‘机要大数据一张图’具体需求如下：..总体数量统计包括各局公文数量统计，包括公文总量、公文待办总数、公文超时总数、公文阅件总数、公文待阅总数等。

..数据分析对各局重要公文超时的数据分析。

由委领导指示，在各委办局内部流转未结束且超时的公文情况统计，是对各委办局近期工作状况的直观呈现。

..效能分析各委办局平均效能分析。

建立一套效能分析算法（近天处理公文的平均速度），宏观分析各委办局机要工作情况和工作效率。

..预警分析根据效能分析算法计算出各委办局当前周期（当前天）工作效能值与历史工作效能值（以天为一周期）比对，计算出效能值下降的值，并降序展示出来。

.深化一张图对‘机要大数据一张图’的数据进行深度挖掘，提供有效的权重算法，提高办事效率。

主要需求如下：..考核模型利用多维度考核思路，新增指标权重算法，优化效能考核模型，即辅助催办公文处理进度，又能主动提高办公人员的工作积极性。

..层级下沉将现有部门公文进行深层挖掘，可延展到科室级别的数据分析。

降低退件率，提高公文质量。

..数据多源化公文数据多源化是指对公文类型多源化分析，收文、发文等多种形式的公文处理情况进行数据分析。

..辅助领导决策为领导班子提供机要工作的决策导引，可以定制重点公文的流程追逐提醒，重点查看，实时跟进。