1-人事档案管理制度

人事档案管理制度
第一章总则
第一条为对公司人事档案进行规范管理，制定本制度。

第二条各部门应严格遵守本制度。

第二章适用范围
第三条本制度适用于河北凌樱新能源科技有限公司全体员工档案的管理。

第三章职责
第四条人力资源部指派专人（以下称档案管理员）负责人事档案的管理工作。

第五条档案管理员对试用期员工档案、正式员工档案、离职员工档案以及临时性员工档案统一管理、分类编序，做到按时建档、准时更新、及时转交。

第六条人力资源部负责保管所有试用期员工档案、中层以下（不含中层）转正人员及离职人员档案。

第七条中层及以上转正人员档案、人力资源部工作人员档案、特殊工种档案由人力资源部统一保管。

第八条档案管理员应保证人事档案资料的完整性和完好性。

第四章人事档案的建立
第九条人事档案包括如下内容
一、人事档案的初始资料：
1、面试考察表；
2、面试评估表；
3、身份证明复印件；
4、学历、学位证明复印件；
5、相关资格证书及上岗证书复印件。

6、员工安全生产承诺书
7、员工保密协议（公司中高层以上人员、人力资源部、财务部、销售部、
技术人员）
二、人事档案的更新资料：
1、转正评估资料；
2、工龄工资变动表；
3、人事变动资料；
4、员工外派培训协议
5、其他。

第十条人事档案的分类。

1、在职员工档案，包括试用期员工档案、正式员工档案、临时性员工档案。

2、离职员工档案。

3、人事组样表。

指公司人事档案查询目录，用于查询公司以往在离职员工的档案资料。

第十一条建档时间
1、自员工入职之日起七日内完成人事档案初始资料的建档工作。

2、中层及以上管理人员、特殊岗位工作人员、人力资源部工作人员的人事档案初始资料由人力资源部负责收集，建立初期档案，待试用期结束，经评估转正一周内，将其封存保管。

3、离职员工档案每月1日—15日统一整理归档。

第十二条档案编目原则
1、采取流水序号编目的原则。

由阿拉伯数字001开始，依次向后排序，确保档案号的唯一性。

2、采取一对一原则，即每一个流水号对应一份档案，档案号即为电子人事组样表档案查询代码。

第十三条档案袋目录内容
1、员工姓名、性别、民族、籍贯；
2、档案袋内存放资料名称；
3、档案编号。

第五章人事档案的保管
第十四条保管原则：安全、保密、清晰、完整。

第十五条保管地点：人力资源部设有人事档案专用档案柜，存放于人力资源部办公室。

第十六条人事档案的定期维护
1、每月定期维护。

每月2日前检查人事档案的保管环境是否防潮、防火、防盗，并核对人事档案的目录和数量，防止人事档案损坏、丢失或存放顺序错乱等。

2、每年检查核对。

每年12月15日前完成人事档案的整体核查工作，如果档案资料损坏、丢失，须在12月30日前采取补救措施。

第十七条档案的更新
1、即时更新。

公司员工的个人信息资料如有变动，须在信息变动之日起一周内将变动情况附注在其档案中。

人员变动需及时在人事组样表之中体现。

2、年度更新。

每年12月30日前完成公司人事档案资料、信息的收集与更新。

第十八条人事档案的保密
人事档案由人力资源部指派专人负责保管，任何人不得翻看、带出或更改档案；负责档案保管的员工不得向外透露员工的信息（严格执行保密协议）。

第六章人事档案的使用与处置
第十九条人事档案的利用形式
1、查阅：仅供在人力资源部办公室查阅，不得带出。

2、仅限公司中层及以上管理人员、人力资源部工作人员在人力资源部办公室内借阅，不得带出。

第二十条人事档案的查阅、借阅
1、中层及以上管理人员可查阅、借阅下级的档案，不得查阅、借阅自己及上级的档案。

2、查阅、借阅人事档案须填写《人事档案查阅借阅登记表》。

3、档案在查阅、借阅过程中，任何人严禁涂改、圈画、抽取、撤换档案资料。

未经允许不得摘抄、复印、拍摄档案内容，也不得将其他材料装入档案袋。

第二十一条档案的处置方式
1、重新建立：若人事档案丢失或损毁，档案管理员应在一周内收集相关资料，重新建立人事档案，并注明原因及重建日期。

2、销毁：基层及基层管理岗位离职员工的人事档案保管一年后统一销毁，
公司中层管理人员的档案需保管五年，公司高层管理人员档案需长期保存。

第二十二条档案管理员应对档案的处置情况做好记录。

第七章关于档案管理工作的惩处
第二十三条人力资源部负责及时更新有变动的档案文件，每月5日前必须完成上月需更新资料，如未完成，发现一例处10元罚款，月累计超过3例者，处以双倍罚款。

第二十四条在档案管理过程中出现空白档案、因管理不善导致档案丢失或损坏的，每例事件中对责任人处以100元罚款，当月累计三次者，对责任人进行辞退。

第二十五条任何出于不正当目的，以泄愤、损害同事利益或公司利益为前提的损坏、借阅、偷盗、篡改人事档案的，经过核查后，公司一律处以辞退或开除，永不录用。

第八章附则
第二十六条本制度自总经理批复之日起执行。

附件：《人事档案查阅、借阅登记表》
人力资源部
2016年3月1日
附件：人事档案查阅、借阅登记表
河北凌樱新能源科技有限公司制
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